Melhorar o uso de ferramentas e sistemas para a produtividade

Você sempre foi livre de stress notrabalho?Você sempre encontrar-se correndo para terminar o seu trabalho?Ainda pior, você se encontra nesta situação, mesmo quando você tem todos os recursos necessários, a fim de ser mais produtivo?Se assim for, então é hora de reconsiderar como você atualmente usa essas ferramentas e sistemas, e procurar melhorar nestas áreas.Você não pode usá-los de forma eficaz, e é por isso que você tem problemas de produtividade.

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   Materiais .

   Isto refere-se a itens essenciais no trabalho utilizados durante todo o processo de entrega do produto final, tais como material de escritório básicos e matérias-primas utilizadas na produção.Estes são idealmente alocados em proporção adequada para o trabalho que deve ser feito.

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   máquinas ou equipamentos .

   Esta mão-na-mão funciona na utilização de materiais.Mais frequentemente do que não, as máquinas são utilizadas para acelerar o processo, ou torná-lo mais eficiente.Por exemplo, usando uma calculadora é muito mais eficiente do que fazendo os cálculos à mão.

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   Manpower .

   Isto não só se refere a pessoas que você pessoalmente empregam ou que estão diretamente sob sua supervisão, mas também para as pessoas que trabalham ao lado com você, como seus pares.A chave aqui é o esforço colaborativo de pessoas diferentes trabalhando simultaneamente ou consecutivamente ao longo do processo.

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   dinheiro .

   Isto não se refere apenas ao dinheiro em si, mas também, em termos mais gerais, a qualquer forma de investimento estendeu para produzir uma saída ou resultados.

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   Metodologia .

   Isto refere-se a formas comprovadas pelo qual o trabalho deve ser executado.

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O trabalho se torna mais produtivo se ele é governado por estes elementos básicos do sistema:

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   Goal .

   Há uma visão clara sobre o que você realmente gostaria de conseguir de seus esforços.Em outras palavras, você se torna mais produtivo quando você sabe exatamente onde você está dirigindo.Você não começar em qualquer trabalho com a sensação de estar em uma perda.

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   Plano .

   Assim que você tenha identificado o seu objetivo, você pode, em seguida, elaborar um plano de acção muito mais detalhado, no qual você irá basear as suas actividades passo-a-passo.Este plano de acção deve lhe fornecer métricas objetivas que você pode usar para comparar com o seu desempenho real.

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   Follow-up.

   Esta é a fase de trabalho em que você vai comparar o seu desempenho efectivo com os detalhes de seu plano.Por exemplo, se o seu objetivo é terminar de escrever um livro de 100 páginas em 10 dias, que é pelo menos 10 páginas que você vai precisar para terminar em um dia.Seu plano de ação diária deve incluir exatamente o que você pretende fazer, a fim de chegar a esta página 10 por objectivo dia.Cada vez que você faz um follow-up, você deve verificar se este de 10 páginas por alvo dia foi alcançado.

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   Solução de problemas .

   Se houver alguma variação, o próximo passo é fazer a resolução de problemas para resolver os problemas que podem estar causando isso.Follow-ups são os melhores feitos em intervalos mais curtos, porque você é capaz de identificar imediatamente se houver uma variação.Igualmente importante para ver variações em intervalos mais curtos está agindo proativamente sobre eles através de resolução de problemas e iniciativa.

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   corrida coerente em relação aos prazos .

   Você sempre encontrar-se ficar estressado sobre os prazos que você sempre têm dificuldade reunião.Você sente que o tempo alocado nunca é suficiente.Prazos são perdidos, e se não, eles são convidados a ir mais longe.

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   percepção de ser uma "vítima" constante de não ter as ferramentas e sistemas certas no trabalho.

   Enquanto há certamente casos em que as ferramentas e sistemas adequados não estão no lugar, se você se encontrar sempre afirmando que este é o caso, você pode querer começar a reconsiderar.Mais frequentemente do que não, se você reclamar o tempo todo, ou é você não está ciente de certas ferramentas e sistemas estão no lugar, ou você não estiver usando-los corretamente.Não pode ser que tudo prejudicar o seu nível de produtividade não é, na verdade, dentro do controle.

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   A não realização em sincronia adequada com os colegas de trabalho .

   Quando isso acontece, antes de começar a apontar que a culpa é de seus colegas de trabalho, avaliar a forma como você executa-se.É provável que uma das razões pelas quais você está trabalhando fora de sincronia com os outros é porque você é o único não seguir os sistemas certos ou utilizando as ferramentas corretamente.

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   Mude sua mentalidade.

   Primeiro de tudo, a coisa mais importante a fazer quando melhorar o uso de ferramentas e sistemas para a produtividade está mudando a maneira como você olha as coisas.Por exemplo, sempre que você está lutando com prazos, em vez de culpar os outros, considerar a olhar para si mesmo em primeiro lugar.Em vez de pensar que as ferramentas disponíveis não são suficientes ou adequadas, analisar se, de fato, você está usando-los em conformidade.Em vez de reclamar que o sistema não é útil, avaliar se você entender completamente o sistema existente e garantir que você está 100 por cento de acordo com ele.Cada vez que você está tendo problemas no trabalho e você sente que não são produtivas, lidar com áreas dentro de si mesmo em primeiro lugar.Mais frequentemente, se não sempre, existem áreas lá que você pode trabalhar para alcançar a melhoria.

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   Esteja aberto a mudar .

   Assim que você percebeu que de fato existem áreas dentro de seu controle que você pode pessoalmente agir sobre a melhorar, estar aberto para o fato de que você precisa para exercer um esforço para mudar.Pense nisso como algo que será benéfico para você individualmente no longo prazo.A mudança não pode ser fácil, e é na maioria das vezes muito desconfortável no começo, mas então você só precisa de empregar um nível mais elevado de disciplina, a fim de ser capaz de sustentá-la.

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   Faça uma análise de todos os materiais, máquinas, mão de obra, dinheiro e metodologia que você usa .

   Lista todos eles e identificar os efeitos pretendidos, e por que eles estão disponíveis.Se há coisas que não são muito claro para você, você pode querer contrariar a verificar com os seus colegas de trabalho ou superiores direta.

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   Compare o propósito dessas ferramentas disponíveis para você e da maneira que você pode tirar proveito deles .

   comparar se eles estão alinhados.Muitas vezes, quando você executar esta prática, você vai perceber que você não está maximizando todos eles de forma eficaz.

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   Identificar o sistema atual no trabalho e verificar a sua compreensão com seu chefe e colegas .

   Você ficará surpreso que talvez há certos elementos do sistema que você realmente não entendem da mesma maneira que os outros.

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   Se você ver que você estiver usando o sistema corretamente, verifique em termos de consistência.Sistemas

   é suposto ser usado de uma maneira padrão, independente da situação.Uma vez que é um princípio fundamental do trabalho, você deve ser capaz de se adaptar a qualquer tipo de circunstância no trabalho.Se você não pode, e se você se vê constantemente fazendo ajustes ou considerando cada situação como uma exceção, então esta é uma das razões pelas quais você não está sendo produtivo.Você está constantemente aprimorando sistemas que já são experimentadas e testadas.Não só faz só este ajustes consumir tempo, mas também lhe abre para uma maior possibilidade de cometer erros ou ter resultados imprevisíveis.

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   Conceber um plano de acção detalhado concreto e sobre a forma como você vai lidar com as variações entre a finalidade dos instrumentos e sistemas de trabalho e da maneira que você realmente utilizá-los.

   Identificar exatamente o que são as variâncias e para cada um, tem que haver coisas concretas que você estaria fazendo em uma base constante para corrigi-lo.

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   Controle as suas melhorias depois de ter feito ajustes em seu comportamento, em primeiro lugar olhar para desempenho histórico.

   Seria bom ter os números exatos de como você normalmente têm realizado no passado.Por exemplo, se você é um caixa de banco, ele pode ter normalmente tomadas você 30 minutos no passado para concluir uma transação simples abertura de conta bancária.Observe como você tarifa atualmente depois de ter feito mudanças na forma como você utiliza ferramentas e sistemas.Dê-se até 12 semanas para continuar a observar o seu desempenho melhorado.Isso geralmente é um bom período de tempo para que uma pessoa seja capaz de assimilar ajustes sendo feitos no comportamento.

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   comunicar com as pessoas com quem trabalha ativamente .

   comunicação é um factor muito importante no melhoramento da utilização de instrumentos e sistemas para a produtividade.Produtividade, na maioria dos casos, é o produto de esforços de colaboração.Mesmo se o seu trabalho está a ser feito de forma independente, ele continua a ser, em alguns aspectos, influenciado por outra pessoa.Portanto, manter uma comunicação clara com todos os que afeta o trabalho que precisa ser feito.

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