2Aug
Se você é uma dessas pessoas que tem um quadro branco ou bloco de notas com uma lista de tarefas em constante evolução, ou sua mesa e monitores são adornados com o Post-® , lembrando-o de eventos importantes, então este é o artigo paravocê.O Outlook
permitirá que você faça listas de tarefas consistentes em tarefas, que você pode fazer todo tipo de coisas, como definir datas de vencimento, lembretes, categorias e muito mais. O objetivo é criar um tipo mais ativo de lista de tarefas com as quais você pode interagir e irá mantê-lo honesto.
Trabalhando nas Tarefas Veja o
Nós discutimos as várias complexidades do Outlook 2013 recentemente, então, se você é novo, recomendamos que você leia nossa introdução.
Caso contrário, abra o Outlook na vista Tarefas e veja.À primeira vista, você notará que está muito vazio e estéril. Isso é porque ainda temos que preenchê-lo com a multidão de coisas que precisamos fazer e recados para executar.
Vamos passar e mostrar-lhe como usar Tarefas como um profissional e organizar sua vida com o Outlook. Com um pouco de tempo e trabalho, você terá um conjunto abrangente de tarefas, que você pode configurar para lembrá-lo quando eles são devidos, ou você pode mesmo atribuí-los a outra pessoa!
Adicionando tarefas
Para começar, você vai querer adicionar tarefas. Você notará que há o painel de pasta familiar ao longo do lado esquerdo. Você pode adicionar novas pastas a essa visão, efetivamente, organizando suas tarefas em categorias. Você pode até criar um novo grupo de pastas para que você possa novamente separar suas tarefas entre sua vida profissional e pessoal, se necessário.
Para começar, você notará que há uma tarefa chamada de grupo de tarefas Minhas Tarefas e duas pastas de subtítulos: Lista de Tarefas e Tarefas. Se clicarmos com o botão direito do mouse na pasta mais alta, podemos criar um "Novo grupo de pastas" que chamaremos tarefas de trabalho.
Você pode adicionar uma tarefa rápida clicando em "Clique aqui para adicionar uma nova tarefa" ou você pode clicar em "Nova tarefa" na faixa Home. Confira a seguinte tarefa sem título, na qual você pode aplicar uma série de opções, mostrar a Tarefa, seus Detalhes, bem como gerenciá-la.
Vamos preencher nossa tarefa um pouco com alguns detalhes básicos e, em seguida, clique em "Salvar &Fechar. "Você pode escolher sua data de início, data de término( se aplicável), o status, a prioridade e a porcentagem de conclusão. Você também pode verificar a caixa "Lembrete" e ter o Outlook informá-lo quando sua tarefa for devida.
Visualizando, Modificando e Atualizando Tarefas
Depois de criar algumas tarefas, podemos vê-las listadas na nossa visualização Tarefas. Você pode fazer alguns ajustes básicos aqui, como alterar a data de vencimento ou atribuir uma categoria, mas, se você quiser ver e editar, precisa clicar duas vezes para abri-lo.
Aqui está nossa tarefa mais uma vez. Podemos fazer alterações nela, como o status ou a prioridade, ou podemos clicar no botão "Detalhes".
Se houver outros detalhes associados à tarefa, você pode preenchê-los aqui. Embora isso possa não ser pertinente para a maioria das pessoas, se você lida com empreiteiros ou consultores independentes, então este é um ótimo lugar para acompanhar o quanto eles estão custando aproximadamente você.
Existem algumas outras coisas que podemos mencionar antes de passar para as recorrências. Enquanto você está riscando na interface da tarefa, tome um momento para observar que você pode excluir ou encaminhar a tarefa se você decidir que não vale a pena prosseguir, ou você precisa de uma entrada de outra pessoa, respectivamente.
Você também pode gerenciar a tarefa, como marcá-la, atribuí-la e enviar um relatório de status. Falaremos mais sobre isso em breve. Por enquanto, vamos verificar brevemente como configurar tarefas recorrentes.
Trabalhando com Tarefas Recorrentes
Criar uma tarefa recorrente é o mesmo que criar um compromisso recorrente ou reunião recorrente. O diálogo que você vê ao clicar no botão "Recorrência" provavelmente parecerá bastante familiar.
Então, aqui está a nossa tarefa "falar sobre coisas de trabalho", recorrendo todas as semanas na quarta-feira, sem fim à vista. Observe também que mesmo se você não completar a tarefa no momento em que a tarefa se repetir, outra ainda será gerada.
Você pode substituir isso selecionando a opção "regenerar nova tarefa", que em vez de recorrer automaticamente no x dia, não irá regenerar a tarefa até que a atual esteja marcada como concluída.
Atribuindo uma tarefa a outra pessoa
Temos a nossa tarefa "falar sobre coisas de trabalho!", Tudo bem configurado, agora só precisamos adotar isso em outra pessoa! Clique no botão "Atribuir Tarefa" na seção Gerenciar Tarefa da Faixa de Opções.
Isso abrirá a tarefa como um e-mail, que você pode dirigir para outros. Neste caso, vamos apenas atribuir a tarefa de falar sobre coisas de trabalho para outra pessoa, então enviamos um e-mail para elas.
Se você quiser digitar o endereço no campo "Para" que você pode, ou você pode arrancar o nome da sorte no seu catálogo de endereços. Não há um catálogo de endereços configurado? Leia sobre como criar e gerenciar contatos, incluindo como importar seus contatos diretamente do Gmail para o Outlook.
Esse destinatário receberá um e-mail com a opção de "Aceitar" ou "Recusar". Nós não queremos fazer o chefe ficar chateado, então vamos seguir adiante e aceitar a tarefa. Além disso, falar sobre coisas de trabalho nunca é uma má idéia!
Finalmente, se os poderes-que-querem saber o progresso( ou a falta dele) em sua tarefa atualmente atribuída. Você pode enviar-lhes um relatório de status.
Em geral, o usuário médio do Outlook em casa é mais provável de usar tarefas como meio de fazer tarefas ou fazer tarefas corridas em casa, mas é útil conhecer a gama completa de suas habilidades de criação de tarefas. Avançamos agora para o restante da Faixa Home e fale sobre o que você pode fazer para gerenciar a tarefa a partir daí.
Gerenciando tarefas e ordenando por exibir
Durante a semana, algumas tarefas serão concluídas, e outras não. Aqueles que você completa, você pode marcar como completo e esquecer. Mas os que você não consegue precisarão ser gerenciados de alguma forma ou você terá uma lista cada vez maior de tarefas destruídas.
Existem algumas maneiras de gerenciá-los. Vejamos a área da Faixa e mostre como tirar o máximo partido dessas ferramentas.
Ao clicar no botão "Remover da lista", será marcado como completo e removê-lo da lista. Se o Outlook encontrar um problema, como se a tarefa for recorrente, ou estiver incompleta, ele irá perguntar o que você deseja fazer sobre isso.
Você também pode trabalhar diretamente com as tarefas que você vê na sua lista de tarefas. Confira a próxima captura de tela para obter mais detalhes. Você vê que você pode simplesmente clicar no ícone da bandeira para marcar como completo, ou você pode clicar com o botão direito do mouse para ver suas opções de acompanhamento.
Você vê aqui na próxima captura de tela, que a nossa tarefa "sentar-se em torno do futebol com os pés para cima" é devido amanhã, mas também marcamos para acompanhamento na próxima semana. A criação de uma tarefa de acompanhamento basicamente o duplica pelo tempo que melhor se adequa a você para possivelmente completá-lo. Neste caso, podemos marcar a tarefa de amanhã como completa ou removê-la, mas essa tarefa duplicada ainda seria devido na próxima semana.
Nota, você pode acompanhar tarefas de um dos cinco intervalos predefinidos, ou você pode criar um acompanhamento personalizado.
Finalmente, mudar sua visão pode ajudar a cortar um grande número de tarefas. Se não for mostrado na Faixa de opções, você pode clicar no botão "Alterar exibição" e você verá essas opções.
Aqui está o que uma lista simples pode parecer. A visão não discrimina entre estados de conclusão ou categorias, ou qualquer outra coisa. Ele apenas apresenta todas as suas tarefas passadas, presentes e futuras em uma visão simples.
Por outro lado, se classificarmos a nossa visão por tarefas ativas, vemos que as coisas são reduzidas um grande negócio para nós.
Lembre-se sempre de alterar a sua visão de tarefa para que você classifique ou esconda rapidamente para obter o máximo potencial de produtividade!
Tarefas Opções
Por fim, vamos familiarizar-nos ou nos adaptar às opções da tarefa. As opções da tarefa permitirão alterar as configurações e alterar seu comportamento e aparência. Você pode alcançá-los no menu Arquivo, clicando em "Opções - & gt;Tarefas. "
Você pode definir opções para lembretes em tarefas com datas de vencimento, atrasados e cores de tarefas concluídas, horas de trabalho e outros ajustes simples. Então, agora, se você quiser que as tarefas em atraso sejam de cor azul claro ou você deseja lembretes padrão no final do dia, em vez de começar, você pode fazer as mudanças aqui.
Como você pode dizer, o Outlook está revelando-se para ser um aplicativo muito completo e ainda não falamos sobre calendário e anotações ainda! Esperamos que você possa usar Tarefas para aumentar suas habilidades de organização em alguns entalhes. Eles são realmente fáceis de configurar e atribuir, e é bom ter esses lembretes e assistir todas as coisas da sua lista lentamente.
Enquanto isso, estamos interessados em ouvir de você.Tem uma pergunta ou comentário que deseja deixar conosco? Entre no nosso fórum de discussão e expulse.