2Aug
A menos que você esteja vivendo uma vida livre de responsabilidades, o sol provavelmente aumenta e se instala em seu calendário diário. Se você não sabe o que está acontecendo diariamente, você pode rapidamente se encontrar perdido em um labirinto de compromissos perdidos e reuniões surpresas.
Vamos falar sobre os Calendários do Outlook porque, fora do e-mail,( talvez até mais às vezes), sendo organizado e produtivo depende da capacidade de gerenciar eventos e fazer coisas. Uma das coisas que o Outlook faz com grande aplomo, talvez melhor do que a maioria das outras aplicações, é calendário. As funções de calendário do Outlook são inigualáveis quando se trata de criar, modificar e compartilhar eventos.
Este artigo se concentrará principalmente nas coisas simples. Nós mostraremos como criar e gerenciar seus calendários, adicionar compromissos, reuniões e também compartilhá-los com outros no seu catálogo de endereços para facilitar a colaboração. No momento em que terminarmos, mostraremos como, além do uso do Outlook para o básico, como e-mail ou contatos e livros de endereços, você pode incorporar o calendário em sua vida ocupada e melhorar sua casa ou escritório pequeno.
Noções básicas do calendário
Sempre que você usa o Outlook, você terá suas capacidades de calendário à sua disposição. Mesmo que você não tenha configurado uma conta de e-mail, você ainda pode usar o Outlook para o resto de recursos. O calendário funciona melhor, no entanto, se você pode tirar proveito de seus recursos colaborativos, então usar uma conta de e-mail garante que você possa enviar convidados de reunião e receber notificações de participantes.
Independentemente disso, aqui está o seu calendário básico e diário, ou seja, o calendário padrão associado ao seu perfil padrão do Outlook. Essa é a visualização mensal, mas você pode usar as funções na guia Organizar para alterar a exibição.
Por exemplo, abaixo é a visualização da semana de trabalho( versus a visualização da semana inteira).É muito simples, com o clima( você pode configurá-lo para sua cidade) e uma caixa de pesquisa. Se você tiver reuniões ou compromissos, você os verá aqui e pode pular para a semana anterior ou seguinte clicando nos botões "Nomeação anterior" ou "Próxima nomeação", respectivamente, ao longo das bordas do calendário.
Vamos mudar um pouco e nos concentrar em como mudar o arranjo do seu calendário para melhor atender às suas necessidades específicas ou particulares.
Flexionando o músculo do seu calendário
Você pode fazer um pouco para alterar o arranjo e a aparência do seu calendário. Se você verificar a guia Exibir abaixo, você vê toda uma variedade de estilos que você pode empregar para um calendário que se adapte às suas necessidades organizacionais.
Confira o seguinte calendário. Nós fizemos algumas pequenas mudanças em sua aparência. Por um lado, você pode mudar a cor, que é um toque sutil, mas agradável.
A guia Visualizar permite adicionar várias outras visualizações para acentuar o modo em que você está. Por exemplo, existe a Barra de tarefas, que permite adicionar calendários, pessoas e tarefas à coluna da direita( veja acima).Esta barra de tarefas é personalizável para o modo em que você está, por isso, mesmo se você tiver as tarefas e o calendário ativados, como na captura de tela acima, se você mudar para sua caixa de entrada, você precisará reativar o To-Do Bar.
É uma boa idéia para jogar com a aba Exibir em cada modo, porque eles não serão todos exatamente o mesmo. Por exemplo, o painel de leitura não é muito usado na visualização do calendário, mas é definitivamente uma ótima adição para você na caixa de entrada.
Da mesma forma, confira uma visão diária do calendário com a Visualização diária de tarefas ativada. Você pode ver aqui seu calendário diário com suas tarefas devidas abaixo.
Falaremos muito mais sobre as tarefas em um próximo artigo, mas agora vamos nos concentrar em tudo o que você pode querer saber sobre compromissos e reuniões.
Adicionando compromissos e reuniões
Vejamos a criação de compromissos e reuniões. No exemplo a seguir, estamos organizando uma festa de pizza. O assunto, é claro, é a natureza do compromisso, e enquanto uma festa de pizza não é necessariamente uma "nomeação", você começa a idéia. Você pode então adicionar outras especificidades, como onde a festa da pizza e seus horários de início e fim.
Há muito espaço( tecnicamente ilimitado) para adicionar notas, instruções ou instruções para o evento. Claro, não é uma festa se você não tem outras pessoas lá.Então, precisamos convidar alguns participantes. Uma vez que você convida as pessoas, já não é considerado um compromisso. Em vez disso, o Outlook altera-lo para uma reunião. Na captura de tela que se segue, vemos o nosso novo encontro virado.
Você pode digitar nomes à mão, ou clique no botão "Para" para adicionar participantes do seu catálogo de endereços. Se ainda não configurou um catálogo de endereços, podemos dizer-lhe como adicionar e gerenciar contatos, bem como importar contatos de outras fontes, como o Gmail.
Você pode cortar diretamente para a perseguição e simplesmente clicar em "Nova reunião" na guia Início da fita. Quando você está convidando participantes, você tem a opção de solicitar mais opções de resposta.
Se você solicitar uma resposta( em vez de simplesmente colocar a palavra para fora e deixá-la para isso), então os convidados terão chance de RSVP.Observe que isso funciona maravilhosamente com um produto Microsoft como uma conta de e-mail do Outlook.com, onde você recebe opções de resposta diretamente na mensagem.
No Gmail, você poderá atuar em um convite praticamente da mesma maneira. No entanto, você responde, será enviado ao organizador do evento e adicionado automaticamente ao Outlook.
Agora que estamos claros em compromissos e reuniões, avançaremos para modificá-los e cancelá-los porque a mudança é inevitável e, às vezes, nossos melhores planos se aproximam.
Modificando ou Cancelando Reuniões e Respostas de Acompanhamento
Algo surgiu, e precisamos mover nossa festa de pizza para a noite de sábado. Isso não é problema para nós, mas o que acontece com nossos participantes? Bem, seus planos dependem inteiramente deles, mas o Outlook, pelo menos, facilita alertá-los para mudanças.
Para modificar uma reunião e alertar os seus participantes, primeiro abra o evento do seu calendário do Outlook e faça as alterações necessárias. Nesse caso, estamos apenas a mudar a reunião um dia. Observe que você pode clicar em "Enviar Atualização" e seus convidados serão atualizados sobre a mudança.
Neste ponto, se algum participante já aceitasse seu convite, eles precisarão aceitá-lo novamente.
Agora, pode ser um bom momento para mostrar como acompanhar o progresso da sua reunião. Clique no botão "Rastreamento" e, a partir daqui, você pode ver o progresso da sua reunião. Agora, apenas um convidado aceitou, então talvez este sábado não seja tão bom.
Uh oh, novamente algo acabou de aparecer e precisamos cancelar a reunião. Basta clicar no botão "Cancelar reunião".Seu convite agora mudará e você receberá um botão "Enviar Cancelamento" para clicar e enviar as más notícias.
É tão fácil quanto isso, seus convidados anteriores receberão um email atualizado e o evento será removido do seu calendário do Outlook.
Eventos
Com seus compromissos - turn-meetings inseridos e salvos, você verá no seu calendário. Quando você passa sobre ele, você verá os detalhes pertinentes. Neste ponto, se tudo for bom, você pode deixá-lo e seguir em frente para outras coisas.
Se, no entanto, você quiser alterá-lo ou excluí-lo, você pode abri-lo clicando duas vezes ou usando a ação apropriada na Faixa de opções, que aqui é o botão "Abrir".
Você também pode acessar muitos dos mesmos controles de fita no menu de contexto do botão direito do mouse.
Com a sua reunião ou compromisso aberto, observe a guia Opções, que permitirá que você afete algumas mudanças, como alterar seu status( ocupado, tentativo, fora do escritório, etc.), definir um lembrete, alterar o fuso horário e, finalmente, definiro evento como um recorrente.
Os eventos recorrentes são comuns, como um evento de reunião semanal ou ganhos trimestrais, ou apenas o almoço com um amigo, por isso é bom saber como configurá-los. Como você pode ver a partir da captura de tela, isso deve ser bastante fácil de resolver. Você pode definir o horário do compromisso, o padrão e, claro, o intervalo ou a duração da recorrência.
Você vê na seguinte imagem, configuramos um evento recorrente para todas as segundas-feiras às 13:00 da noite, que continuará indefinidamente.
É importante lembrar que, embora reuniões e compromissos tenham várias diferenças importantes, eles ainda parecem e podem ser modificados da mesma forma, então todas as opções que você vê para compromissos serão as mesmas para as reuniões.
Anexando um arquivo ou documento a um item de calendário
Imaginemos que você tenha feito um compromisso, de modo a levar o seu animal de estimação ao veterinário ou a mudar o seu óleo e, em ambos os casos, você tenha um documento ou imagem desejadapara anexá-lo para que você não se esqueça.
No exemplo a seguir, nós estamos começando nosso óleo mudado finalmente, e nós temos um cupom para isso. Você pode imprimir o cupom e tentar lembrar de antemão, ou você pode simplesmente anexá-lo ao compromisso, então, quando o Outlook o lembrar, o cupom está disponível para que você possa imprimi-lo enquanto você está pensando nisso.
Para fazer isso, você deseja clicar no "Anexar arquivo" e, em seguida, navegar para o local onde ele é salvo. Você pode inserir o arquivo como está, colá-lo em linha como texto ou inserir o local do arquivo como um hiperlink. Neste caso, apenas vamos anexar o PDF como está.
Claro, isso vai ser uma característica altamente útil se você precisar compartilhar documentos para uma reunião de negócios, enviar materiais de estudo para estudantes, ou sempre que a situação possa exigir informações adicionais.
Gerenciando e Compartilhando Calendários
Gerenciando calendários permitirá que você realize duas coisas. Você pode abrir agendas de várias fontes, e você pode criar e salvar grupos de calendário.
Se você clicar no botão "Abrir calendário", você pode criar um calendário de várias fontes, incluindo a partir da Internet, ou você pode criar um calendário em branco. Uma vantagem de criar um calendário em branco é que você é capaz de manter seu trabalho e vida em casa separados.
Na próxima captura de tela, você viu vários calendários terem sido criados e também criamos um grupo especial para o trabalho. Você pode realmente arrastar eventos de um calendário para outro;Você vê como temos uma entrada para uma reunião semanal nos dois calendários que selecionamos para mostrar.
Ser capaz de arrastar eventos através de calendários significa que, se você gastou algum tempo adicionando um compromisso ou reunião, se você decidir mais tarde em um calendário diferente, você não precisa recriar os eventos.
Finalmente, você pode compartilhar calendários, o que deve ser bastante auto-explicativo, porém é a capacidade de enviar um calendário por e-mail. Cobrimos isso brevemente em um artigo anterior, esta é simplesmente outra maneira de realizá-lo. Aqui na seguinte captura de tela, você vê o que acontece quando você usa essa opção.
Você pode especificar qual o calendário que você compartilha, o intervalo de datas( de um único dia para todo o calendário), o nível de detalhes a serem compartilhados( disponibilidade simples, detalhes limitados e completos) e, em seguida, há algumas opções avançadas que você pode usar.
O compartilhamento desta forma significa que você pode divulgar de forma rápida, fácil e transparente suas informações de calendário com outros usuários do Outlook, além de integrar calendários enviados para você.
Opções de calendário
Há algumas opções de calendário para classificar( embora não seja tão grande quanto com e-mail).A maioria dessas opções destina-se a configurar o calendário para trabalhar de forma mais eficaz com suas necessidades profissionais e pessoais.
Por exemplo, você pode alterar suas horas de trabalho e semana de trabalho, adicionar feriados, alterar o fuso horário, definir a cor padrão e até escolher entre Fahrenheit e Celsius. Faça o seu caminho por sua conta e experimente o que funciona melhor para você.
Os recursos do calendário no Outlook são de primeira qualidade e se você trabalha em uma organização com um servidor central do Exchange, provavelmente você está familiarizado com a forma como você pode colaborar em calendários compartilhados, ver eventos e muito mais. Tudo isso funciona perfeitamente dentro da sua própria instalação local do Outlook para aumentar a potência e a conveniência.
Em casa, é bom ter um calendário com tantos recursos no mesmo programa. Não há necessidade de mudar de um aplicativo de e-mail para seu aplicativo de calendário, você pode agendar eventos e convidar os participantes rapidamente com apenas alguns cliques no botão do mouse e muito mais.
Mas, basta falar de nós. Por que não ouvimos falar de você agora? Deixe-nos saber seus pensamentos ou empresta seus comentários em nosso fórum de discussão.
