29Jun
A Microsoft pensou que eles estavam sendo úteis quando criaram notificações para novos e-mails. No entanto, uma barragem constante de notificações também pode interromper seu trem de pensamento. Você pode desligar as notificações completamente ou, melhor ainda, você pode configurar o Outlook para notificá-lo apenas sobre e-mails importantes.
Como criar uma regra simples
Se você precisa responder a determinadas pessoas, como clientes, seu chefe ou membros da sua família, você pode usar Regras no Outlook para receber apenas notificações sobre determinadas mensagens. Veja como configurar uma regra que apenas mostra notificações por e-mail de um determinado remetente.
A maneira mais fácil de configurar esta regra é encontrar um e-mail dessa pessoa. Para este exemplo, vou configurar uma regra para notificar-me quando recebo um e-mail do meu chefe, porque os e-mails de seu chefe são sempre importantes, certo? Então, eu clicaria com o botão direito do mouse no e-mail do editor-chefe da How-To Geek, Whitson Gordon, e selecione "Regras" e depois "Criar Regra" no menu pop-up.
Na caixa de diálogo "Criar Regra", selecione as condições nas quais você deseja receber notificações sobre novos e-mails. Eu quero receber notificações imediatas sobre e-mails que recebo da Whitson, então eu selecionei a primeira caixa de seleção.
Eu também selecione a caixa de seleção "Enviado para" e verifique se meu nome está selecionado na lista suspensa, então recebo notificações de e-mails enviados pela Whitson diretamente para mim. Se você não quiser ser notificado de e-mails onde você está CC'ed ou um de vários destinatários, selecione "eu apenas" na lista suspensa "Enviado para".Clique em "OK" depois de fazer suas escolhas.
Uma caixa de diálogo "Sucesso" é exibida com uma opção para "Executar esta regra agora em mensagens já na pasta atual".Clique OK".Eu quero descobrir quais e-mails estão na minha caixa de entrada da Whitson, então eu seleciono a caixa de seleção.
Aparecerá a caixa de diálogo "Alertas do Novo Correio", exigindo ação imediata. Eu atualmente só tenho um e-mail de Whitson na minha caixa de entrada, então esse é o único listado nesta caixa de diálogo. No entanto, se houvesse mais e-mails da Whitson, todos seriam listados aqui. Se você quiser ver um e-mail diretamente a partir desta caixa de diálogo, selecione o e-mail para visualizar e clique em "Abrir Item".Clique em "Fechar" para fechar a caixa de diálogo.
A caixa de diálogo "Alertas do Novo Correio" permanece aberta até você clicar em "Fechar", mesmo quando você abre uma mensagem de e-mail da caixa de diálogo e então feche a mensagem.
Como criar mais regras avançadas
Ao criar regras, você pode selecionar opções adicionais e mais específicas do que as disponíveis na caixa de diálogo principal "Criar regra".Para fazer isso, abra a caixa de diálogo "Criar Regra", conforme descrito anteriormente neste artigo. Em seguida, clique em "Opções avançadas".
A primeira tela na caixa de diálogo "Assistente de regras" exibe uma lista de condições detalhadas para verificar. Selecione as caixas de verificação para as condições que deseja verificar para notificações por e-mail. Quero receber notificações quando recebo emails da Whitson enviados apenas para mim, então eu seleciono essas condições.
O texto sublinhado azul são links para clicar para especificar o( s) valor( s) que você deseja verificar naquela condição. Depois de selecionar essa condição, clique no link azul dessa condição na caixa "Etapa 2" para editar os valores.
Depois de selecionar as condições que deseja verificar, clique em "Avançar".
Agora, selecione as opções para indicar o que deve ser feito com uma mensagem que você recebe que corresponde às condições selecionadas. Você pode fazer coisas como mover a mensagem para uma pasta específica, encaminhá-la para uma ou mais pessoas, responder usando um modelo ou marcá-lo como lido. Quero receber um alerta de área de trabalho quando recebo uma mensagem de e-mail da Whitson, então selecione a última opção na lista, "exibir um alerta de desktop".Depois de selecionar o que deseja fazer com a mensagem, clique em "Avançar".
A próxima tela fornece opções para definir exceções à regra, como se você não quiser receber uma notificação se a mensagem for um convite ou atualização de reunião. Escolha as exceções que deseja aplicar à sua regra e clique em "Avançar".Eu não quero nenhuma exceção, então eu apenas clique em "Avançar" para ignorar esta tela.
A última tela permite que você especifique um nome para a regra e configure algumas opções de regras, incluindo uma para "Ativar esta regra" imediatamente. Se você quiser executar a regra imediatamente em mensagens já na caixa de entrada, selecione "Executar esta regra agora em mensagens já em 'Caixa de entrada'".
Revise a descrição da regra em "Etapa 3" e clique em "Concluir" quando terminar.
Agora, quando recebo um e-mail da Whitson, um alerta de desktop é exibido na área de trabalho do Windows. Observe que isso é diferente da caixa de diálogo "Alertas de novos e-mails" - em vez disso, é uma notificação nativa do Windows. Se você preferir esse estilo de notificação, terá que passar por "Opções avançadas" para cada regra que você criar ".
Como editar suas regras
Modificar, excluir ou mesmo desativar temporariamente suas regras é fácil. Quero modificar minha regra para exibir a caixa de diálogo "Alertas de novos e-mails" em vez de um "Alerta do Desktop".Para fazer isso, clique na aba "Home".
Clique no botão "Regras" na seção "Mover" e selecione "Gerenciar Regras &Alertas "no menu suspenso.
A caixa de diálogo "Regras e alertas" é exibida. Na guia "Regras de E-mail", clique em "Alterar Regra" e selecione "Editar Configurações de Regras" no menu suspenso.
Como discutido anteriormente, a primeira tela do "Assistente de regras" exibe uma lista de condições que você pode verificar em mensagens de e-mail recebidas. As seleções que fiz quando configurei a exibição de regras no topo da lista e a descrição com as configurações atuais aparecem na caixa "Etapa 2".Eu não quero mudar as condições, então eu clicar em "Avançar".Se você quiser alterar as condições da sua regra, faça suas alterações e clique em "Avançar".
Na tela listando as ações para assumir as mensagens de e-mail recebidas( dependendo das condições), desativar a opção "exibir uma Alerta do Desktop", que é exibida na parte superior da lista, e depois clique em "Avançar".
Digamos que você deseja exibir a caixa de diálogo mais "Alertas de novos e-mails" em seu rosto. Desloque-se até a parte inferior da lista de ações e marque a caixa de seleção "exibir uma mensagem específica na janela de alerta do novo item".Para personalizar a mensagem que aparece na caixa de diálogo "Alertas do Novo Correio", clique no link "uma mensagem específica" na caixa em "Etapa 2".
Na caixa de diálogo "Mensagem de Alerta", insira uma mensagem para exibir na caixa de diálogo "Alertas do Novo Correio" e clique em "OK".
Se você deseja adicionar ou remover quaisquer exceções, clique em "Avançar" para acessar a lista de exceções e faça suas alterações. Para alterar o nome da regra ou alterar outras opções na última tela do "Assistente de regras", clique em "Avançar" novamente na tela de exceções. Eu não quero mudar outra coisa, então eu clico em "Concluir" na tela de ações para aceitar minhas alterações e fechar o "Assistente de regras".
Você retornou à caixa de diálogo "Regras e alertas".Clique em "OK" para fechá-lo. Para executar a regra imediatamente, clique em "Executar regras agora" na parte superior da guia "Regras de e-mail".
Na caixa de diálogo "Executar regras agora", na caixa "Selecionar regras para executar", selecione a caixa de seleção da regra que deseja executar e clique em "Executar agora".
NOTA: Depois de executar a regra, a caixa de diálogo "Executar regras agora" não fecha automaticamente. Você deve clicar em "Fechar" para fechá-lo. A caixa de diálogo "Regras e alertas" também não fecha automaticamente, então clique em "OK" para fechá-lo.
A caixa de diálogo "Alertas do Novo Correio" é exibida com sua mensagem personalizada no topo.
O recurso Regras no Outlook oferece muitas opções para manipular automaticamente suas mensagens de e-mail. Você pode ter mensagens específicas movidas para pastas específicas, executar ações em mensagens de e-mail com determinado texto na linha de assunto, ou mesmo excluir mensagens automaticamente com base em certas condições. As regras do Outlook podem parecer abrumadoras no início devido a todas as opções disponíveis. No entanto, se você sabe como deseja gerenciar certas mensagens de e-mail, não é tão difícil criar e gerenciar suas próprias regras.