5Aug
Este artigo convidado foi escrito por Askar, o geek por trás do site de tecnologia DemoGeek.
Se você trabalha em uma equipe ou quando está lidando com seus clientes, você pode querer garantir que você distribua seus documentos do jeito certo para que a informação no documento atinja o público certo e que a confidencialidade das informações seja respeitada.
O Word 2007 possui um recurso com o qual você pode preparar formalmente seu documento do Word para uma distribuição adequada para um grupo de pessoas ou mesmo para qualquer pessoa com determinado fator de credibilidade.
Preparação
Inicie o Word 2007 e crie o documento da maneira que desejar.
Uma vez que você esteja feliz com o documento e está pronto para distribuir, pause por um momento antes de acertar o aplicativo de e-mail e siga estas simples etapas para preparar o documento para distribuição. Tenha em mente que essas etapas estão isoladas e o que isso significa é que você pode escolher e escolher as etapas que você queria seguir.
Clique no botão do Office e clique na opção de menu " Prepare ".Existem 7 opções diferentes que você deve poder ver. Vou explicar cada uma dessas opções para que você possa escolher e escolher a combinação certa de opções para seus requisitos de distribuição.
Propriedades do documento
O primeiro na lista é a opção " Properties ' com a qual você pode inserir informações de metadados sobre o documento.
Você pode inserir o nome do autor, título, assunto, palavras-chave, categoria, status e comentários do documento.
Alguns destes podem ser visualizados através do arquivo & gt; & gt; Propriedades diálogo.
Tenha em mente que, uma vez que você finalize o documento, você não poderá ver essas propriedades, mas até então você pode associar propriedades ao seu documento para que outros possam ter uma idéia do documento antes de abri-lo.
Inspecionar o documento
A segunda opção na lista é a opção " Inspecionar documento ".Como parte da preparação para distribuir seu documento, você pode inspecionar o documento para comentários, revisões, marcas de revisão, anotação de tinta. Você pode verificar se há metadados ocultos ou qualquer informação pessoal salva com o documento. Você pode verificar se há dados XML personalizados que foram armazenados com o documento. Você também pode inspecionar informações sobre cabeçalhos, rodapés e qualquer marca d'água. Finalmente, você também pode verificar se há textos ocultos no documento.
Escolha as opções de inspeção que você deseja certificar antes de distribuir o documento e quando você acertar o botão " Inspecionar ", o Word inspecionará o documento e irá notificá-lo de quaisquer itens que ele encontre em sua inspeção.
Os itens que precisam de sua atenção serão marcados com um ponto de exclamação e você pode optar por inspecionar novamente se desejar.
Criptografar documento
Terceiro na lista é a opção " Criptografar documento ".Escolha esta opção se desejar que o documento seja visualizado apenas por determinadas pessoas em quem confia. Ele permite criptografar o documento com uma senha de sua preferência e os usuários devem inserir essa senha para visualizar o documento.
Escolha uma senha que você pode distribuir ao grupo. Meu conselho é não escolher uma senha que você use pessoalmente, mas sim uma senha que ninguém pode usá-la para rastrear suas contas on-line ou quaisquer contas sensíveis que você use pessoalmente.
Confirme a senha mais uma vez. As senhas são sensíveis a maiúsculas e minúsculas e certifique-se de preservar / lembrar a senha, pois não há como recuperar a senha se esquecer e não há como abrir o arquivo se você esquecer a senha.
Uma vez criptografado, você deve poder ver que a opção de menu possui uma pequena cor de fundo para indicar que este documento está criptografado.
Quando as pessoas do seu grupo de distribuição tentarem abrir um documento criptografado, eles serão solicitados a inserir uma senha.
Sem uma senha, eles não poderão abrir o documento.
Restringir permissão
Quarto na lista é a opção " Restringir permissão ".Você pode usar a opção "Restringir permissão" para restringir o que as pessoas podem fazer com o documento. Se o documento for sensível, você pode usar "Restringir permissões" para restringi-los de editar, copiar e imprimir o documento.
Restrict Permission usa o Windows Rights Management Client para implementar as restrições.
Você pode ser solicitado a instalar a ferramenta do Windows Rights Management. Não se preocupe, vá em frente e instale-o, é da fonte confiável. Uma vez instalado, você pode configurar o que as pessoas podem fazer com o documento.
Adicionar uma assinatura digital
Quinto na lista é a opção " Adicionar uma assinatura digital ".As assinaturas digitais asseguram a integridade do documento. Pense em assinaturas digitais como uma assinatura em papel, mas feito eletronicamente por conveniência. Quando um documento possui assinatura digital significa integridade e confiança do documento. Isso seria útil se você estiver distribuindo o documento para um grande grupo de público.
Clique na opção " Adicionar uma assinatura digital " e o Word irá solicitar-lhe a caixa de diálogo acima para procurar provedores de assinatura digital no Office Marketplace.
No seu Marketplace on-line Office você deve encontrar um provedor de assinatura digital que você pode usar para assinar o documento.
Run Compatibility Checker
Vamos ignorar a última opção " Run Compatibility Checker " primeiro. Se você usou alguns recursos específicos para o Word 2007 e se você suspeitar que seu público possa usar versões mais antigas do Word, você pode querer executar o Verificador de Compatibilidade para garantir que seu documento possa ser lido pelo público inteiro.
O Word 2007 executará um conjunto de verificações de compatibilidade predefinidas e, se encontrar algum problema de compatibilidade, irá listá-las na caixa de diálogo acima, se não for bom mudar para a etapa final antes de distribuir o documento.
Marque como Final
Este deve ser o último passo que você queria seguir antes de distribuir o documento para o grupo. Como o nome indica que esta ação marcará o documento como conjunto para distribuição.
Como isso faz mudanças significativas no documento, você será solicitado a certificar-se de que deseja marcar o documento como final.
Uma vez que um documento está marcado como Final, o documento não pode ser editado e será limpo de todas as leituras de prova, comentários, etc.
Documentos finalizados obterá um novo ícone na barra de status que parece mais como um rubberstamp em um papel.
Obter um documento preparado para distribuição pode ajudá-lo a evitar certos erros óbvios que você faz quando você distribui um documento para um grande grupo de pessoas. Você não precisa seguir todas as etapas;Em vez disso, você pode escolher e escolher qual você deseja / prefere. O Word 2007 é flexível o suficiente para fazer o que você pede para fazer quando prepara um documento para distribuição.
Espero que você ache isso útil e espero que você use o recurso do Word 2007 para finalizar corretamente um documento antes da distribuição. Se você tiver dúvidas ou comentários, avise-me nos comentários.