9Aug
Algumas empresas em movimento lento e agências governamentais podem não aceitar documentos por e-mail, obrigando você a enviá-los. Se você for forçado a enviar um fax, você pode fazê-lo do seu computador gratuitamente.
Já cobrimos formas de assinar documentos sem impressão e digitalizá-los eletronicamente. Com este processo, você pode assinar digitalmente um documento e enviá-lo para uma empresa - tudo no seu computador e sem qualquer impressão necessária.
Como as máquinas de fax funcionam( e por que são tão incómodas)
Isso não é tão fácil como deveria ser. As máquinas de fax estão todas conectadas às linhas telefônicas antigas. Quando você usa uma máquina de fax padrão, esse aparelho de fax coloca uma chamada telefônica para o número que você especificou. A máquina de fax no número de destino responde e o documento é transmitido através de uma chamada telefônica.
Este processo foi inventado antes da Internet e parece arrogante de arcaico neste momento. Para executar um fax, uma pessoa pode digitar um documento, imprimi-lo e digitá-lo no aparelho de fax que o envia pela linha telefônica. A pessoa que recebe o fax pode, em seguida, digitalizar o documento enviado por fax e transformá-lo novamente em um arquivo digital. Eles chegaram em círculo completo - o documento foi enviado de um computador para outro computador com muito trabalho adicional e perda de qualidade de imagem.
Idealmente, você poderá enviar um documento por e-mail ou um método on-line mais seguro. Muitas empresas consideram o fax um método seguro de transmissão de documentos, mas na verdade não é - se alguém estava espiando na linha telefônica, eles poderiam facilmente interceptar todos os documentos enviados por fax.
Não há como conectar-se a uma máquina de fax diretamente através da Internet, pois o aparelho de fax só está conectado a linhas telefônicas. Para realizar um fax on-line, precisamos de algum tipo de gateway que aceite documentos através da Internet e transmita o documento para uma máquina de fax.É aí que os serviços abaixo entram. Dê-lhes um documento e eles farão o trabalho irritante de fazer a discagem da máquina de fax e enviar seu documento pela linha telefônica.
Você poderia enviar um fax com apenas o computador, mas. ..
Você pode ignorar os serviços abaixo, é claro. O Microsoft Windows ainda contém um aplicativo de Fax e Scan que permite que você envie faxes. A captura é que você precisaria do seu computador conectado à linha telefônica - sim, isso significa que você precisaria de um modem de fax dial-up. Você também precisaria de uma conexão telefônica fixa e você precisaria informar às pessoas para ficarem fora do telefone quando você está enviando faxes, como nos velhos dias da internet dial-up. Claro, se você estivesse enviando um fax, você poderia pagar por uma linha telefônica de fax dedicada - isso pode até ser necessário se você estivesse recebendo muitos faxes.
Isto, obviamente, não é ideal. Claro, se você precisar enviar alguns faxes, vá em frente e compre uma máquina de fax ou modem e ligue-o ao seu telefone fixo. Mas você provavelmente não precisa enviar e receber faxes isso muitas vezes - você espero que apenas precise enviar o fax ocasional sempre que se deparar com uma organização que está presa no passado.
Digitalize o documento ou use um arquivo digital existente
O processo básico é simples. Primeiro, você precisará digitalizar o documento que deseja enviar por fax, assim como se você enviasse esse documento por e-mail. Se você não tiver um scanner por aí, talvez queira tentar digitalizá-lo com seu smartphone. Se o documento já é um arquivo em seu computador, parabéns - você não precisa escanear nada.
Com o documento agora em formato digital, você pode enviá-lo para um serviço que fará o trabalho de fax irritante para você.
Enviar faxes on-line, grátis
Há tantos serviços de fax on-line por aí que é difícil tomar uma decisão informada sobre qual escolher. A primeira coisa a considerar é o tipo de usuário que você é, com que frequência você enviará fax e quais recursos você precisa.
Power User: RingCentral Fax
Se você estiver enviando faxes sensíveis o tempo todo, ou você trabalha para uma empresa e você está tentando escolher um serviço, o RingCentral Fax, que é parcialmente de propriedade da Cisco e AT & T,é provavelmente a melhor escolha para suas necessidades, especialmente porque eles têm muitos recursos de segurança e suporte para vários usuários com linhas de fax separadas.
Tem todos os recursos que você pode imaginar, incluindo integrações com o Outlook, Google Drive, Dropbox, Box e você pode até obter um número gratuito. Ele também tem muitos recursos de segurança que seriam úteis para empresas ou pessoas que estão transmitindo informações seguras.
Claro, se você quiser enviar alguns faxes, pode se inscrever para um dos seus planos baratos que começam com menos de US $ 7 por mês. .. e depois cancele após um mês ou dois.
Usuário ocasional
Se você precisar enviar o fax ocasional, recomendamos o MyFax, que permite enviar até 10 páginas gratuitas sem ter que pagar. Isso não parece muito, mas é mais páginas por mês do que a maioria das pessoas tem que enviar por fax por ano. Se você precisar enviar mais páginas por mês, você pode atualizar para um plano regular.
Você precisará confirmar seu endereço de e-mail para enviar o fax gratuito.
Recebendo faxes
Se você precisa receber faxes, você terá que se inscrever para um serviço pago. O serviço precisará estabelecer um número de telefone dedicado para sua linha de fax e isso custa dinheiro. RingCentral, MyFax e muitos outros serviços farão isso se você pagar.
Por sorte, você deve, pelo menos, conseguir um teste gratuito - a RingCentral oferece 30 dias de recebimento gratuito de fax, por exemplo.
Existem muitos serviços de fax para usar, e se você precisar enviar o fax ocasional, você pode fazer isso gratuitamente, mas se você quiser receber um fax, você acabará precisando se inscrever para um testeconta. Você sempre pode cancelar se quiser. Crédito da imagem
: Matt Jiggins no Flickr, David Voegtle no Flickr