13Aug
ainda estão caminhando em escritórios em todo o mundo. Agências governamentais, advogados, médicos e outras organizações que se deslocam muitas vezes ainda exigem faxes - na melhor das hipóteses, é um mal necessário.
O fax é muitas vezes visto como mais seguro que o e-mail, embora realmente não seja. As máquinas de fax se comunicam por meio de linhas telefônicas sem criptografia e as máquinas de fax são muitas vezes mantidas em áreas ocupadas onde documentos podem ser facilmente capturados por qualquer pessoa.
Alternativas ao envio de faxes
Existem muitas alternativas para enviar faxes. Se você não está limitado por leis ou porque a pessoa do outro lado exige que você use fax, experimente uma dessas alternativas:
- Email Documents : Sim, o e-mail humilde pode substituir muitos faxes. Você provavelmente está enviando por fax um documento digitado de um computador de qualquer maneira, então por que se preocupar em usar uma máquina de fax? Anexe o arquivo a um e-mail ou apenas inclua o texto importante em um e-mail.
- Scan e Email : Se você possui uma máquina de fax que também funciona como um scanner, você pode usá-lo para escanear documentos em papel para o seu computador como arquivos PDF.Anexe esses arquivos PDF a um e-mail para enviá-los. Você pode até tentar usar seu telefone para verificar o documento - com certeza, não será a melhor qualidade, mas vimos alguns faxes de muito baixa qualidade.
- Carregar documentos: Algumas organizações podem permitir que você carregue esses arquivos de documentos escaneados na web em vez de simplesmente enviá-los.
- Use Snail Mail : O snail mail é uma alternativa mais lenta para o envio de fax que é pior de muitas maneiras, mas nem sempre é ruim. Se você não possui uma máquina de fax e o documento não é urgente, geralmente pode enviar um documento para a maioria das organizações em vez de enviá-lo por fax. Claro, você precisa lidar com o sistema postal, mas pelo menos você não precisa enviar por fax.
assina documentos sem imprimi-los
Você pode ter que assinar documentos e enviá-los para alguém e, uma vez que eles são impressos, você pode ficar tentado a enviá-los por fax. Afinal, a alternativa seria imprimir o documento, assiná-lo, digitalizá-lo de volta ao seu computador e enviá-lo por e-mail. Em vez de desperdiçar seu tempo fazendo isso, você pode usar o software para aplicar sua assinatura real a um documento em seu computador. Basta capturar sua assinatura uma vez e será armazenado como uma imagem que você pode aplicar aos documentos. Você pode facilmente assinar documentos futuros sem imprimi-los.
Se você tem um tablet com uma caneta, você pode até usar a caneta para assinar um documento diretamente na tela.
Fax um documento online
Os serviços de fax on-line permitem que você envie um documento por fax sem precisar de uma máquina de fax própria ou mesmo uma linha telefônica. Você usa uma interface baseada na web para carregar um documento e digitar o número de telefone do destinatário. O próprio serviço cuida de todas as coisas da última milha, enviando o documento por fax para o aparelho de fax remoto por meio de suas próprias linhas telefônicas.
Se você só precisa enviar faxes raramente, esses serviços permitirão enviar algumas páginas aqui e ali sem gastar um centavo. Se você tiver que enviar documentos por fax com mais freqüência, talvez seja necessário pagar alguma coisa - mas você precisaria pagar uma máquina de fax e uma linha telefônica.
Estes serviços envolvem tecnicamente o envio de fax, mas pelo menos eles não sentem como usar uma máquina de fax velha e não exigem que você tenha um telefone fixo.
Receba um fax on-line
Receber um fax pode ser uma dor de cabeça se você tiver um escritório em casa. Sua máquina de fax precisa estar ligada e ouvir faxes o tempo todo. Você precisa de uma linha dedicada para receber faxes para que não perca nenhum fax quando estiver no telefone. Você pode tentar pedir às pessoas que lhe enviem um documento por fax em um momento específico, quando tiver certeza de que seu telefone fixo não está vinculado.
Ao invés de lidar com todas essas bobagens, peça às pessoas que digitalizem e enviem e-mails para você.Você também pode usar outras ferramentas se você não quiser confiar no e-mail - por exemplo, você poderia usar o JotForm junto com o Dropbox para criar uma página da web onde as pessoas poderiam carregar arquivos PDF e apareceriam em uma pasta no seu Dropbox.
Você também pode tentar usar um serviço que lhe fornece um número de fax dedicado e permite que você receba faxes lá.Estes geralmente custam dinheiro - afinal, o serviço de fax tem que pagar por um número de telefone fixo dedicado e monitorá-lo para você.O eFax oferece 10 páginas de entrada gratuitas por mês, embora não lhe forneçam páginas de saída gratuitas. O HelloFax permite que você envie cinco páginas gratuitas, mas é isso. Todo serviço gratuito de fax on-line tem uma captura como essa - a oferta gratuita existe para atraí-lo, enquanto você precisa pagar as características mais importantes. O envio de fax envolve a interface com máquinas de fax e números de telefone fixos, e isso não é gratuito. Também é usado frequentemente para fins comerciais, e as empresas estão dispostas a gastar dinheiro com esse tipo de coisa.
O último recurso: use uma máquina de fax real sem possuir um
Se você não quiser lidar com serviços on-line ou snail mail e você absolutamente não tem escolha senão enviar o documento ocasional como fax, ainda há uma alternativa para comprarseu próprio aparelho de fax e usando um telefone fixo. Você provavelmente pode visitar uma loja local que oferece cópias e eles vão deixar você pagar alguns centavos para enviar um fax. Isso não é ideal se você envia faxes com frequência, mas se você tiver que enviar fax algo uma vez por ano, esta pode ser uma opção aceitável.
Claro, isso ainda envolve o uso de uma máquina de fax. Algumas organizações apenas exigem faxes e você pode não se sentir confortável ao carregar documentos extremamente sensíveis para um serviço de fax baseado na web. Não há muito que você possa fazer se você tiver que lidar com uma organização que exige faxes.
O envio de fax ainda estará conosco por um tempo ainda, mesmo que devido a regulamentos que incentivem os cuidados de saúde e as organizações legais a continuar usando o sistema de fax antigo em vez de alternativas modernas. Crédito da imagem
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