17Aug
O "escritório sem papel" que nos foi prometido nunca parece chegar para muitas pessoas. A realidade, no entanto, é que um escritório sem papel está aqui hoje se você quiser aproveitar isso.
Se você ainda é alguém que imprime emails, páginas da web e outros documentos, você pode parar agora. Existem melhores maneiras de acompanhar suas informações e acessá-lo mais rapidamente - você não pode procurar palavras em pedaços físicos, afinal.
O caso contra impressão A impressão
é dispendiosa e inconveniente, exigindo cartuchos de tinta frequentemente caros, papel de impressora e novas impressoras quando a impressora de jato de tinta barata falha inevitavelmente. Todo esse papel torna-se uma desordem que deve ser devidamente organizada, ou você nunca poderá encontrar o que está procurando. Você não pode acessá-lo quando você está longe do seu escritório, você não pode procurar por ele, e você só tem uma cópia para que esteja com problemas, se alguma coisa acontecer.
A impressão era necessária quando os computadores eram tijolos pesados que estavam ligados às mesas. Agora caminhamos com computadores em nossos bolsos, tablets que podem se aproximar do tamanho de um papel e serviços em nuvem que podem fazer backup e sincronizar todos os seus documentos em todos os seus dispositivos. Você pode procurar por documentos que você salvou pelas palavras que eles contêm, de modo que você não precisa configurar e dominar um sistema de arquivamento complicado.
Como não imprimir
Nós geeks podem ter parado de imprimir há muito tempo, mas há muitas pessoas lá que ainda imprimem emails e páginas da web regularmente. Vamos tentar oferecer algumas dicas para orientá-lo para longe da impressora e em uma nova maneira de salvar e organizar a informação que faz sentido.
- Crie um gabinete de arquivos digitais : primeiro, você vai querer decidir onde você vai economizar coisas em vez de imprimi-las. Isso ajuda a ter um local consistente onde você economiza tudo. Recomendamos algum tipo de serviço na nuvem que se sincronize em todos os seus dispositivos para que você possa acessá-los em smartphones e tablets, bem como no seu PC.Muitas pessoas usam o Evernote como seu arquivo para todas as suas anotações e documentos, mas você também pode optar por salvar em um serviço de armazenamento em nuvem, como Dropbox, Google Drive ou Microsoft OneDrive. Se você preferir o armazenamento local, você pode salvar seus arquivos em uma única pasta no seu PC - mas não se esqueça de fazer backup. Isso será menos conveniente, pois você terá que copiar arquivos manualmente para os outros dispositivos se quiser visualizá-los em outro lugar.
- Imprimir em PDF : Qualquer coisa que você queira imprimir - seja um recibo, documento, email ou página da Web - pode ser impressa em um arquivo PDF.Primeiro, você precisará instalar uma impressora PDF no seu computador com Windows. Você pode então passar pelo processo de impressão como normal, selecionando a impressora virtual PDF.Você receberá um arquivo que você pode armazenar em algo como Evernote ou Dropbox.
- Printing Emails : os e-mails podem ser impressos em PDF da mesma maneira. Você também pode tentar atualizá-los( se você usar o Gmail) ou adicioná-los a uma pasta especial ou rótulo onde você pode se referir mais tarde. Você pode acessar esses e-mails mais tarde de qualquer dispositivo com um cliente de e-mail - sem necessidade de impressão.
- Imprimir páginas da Web : se você imprimir páginas da Web para se referir mais tarde, você pode imprimi-las em PDF.Você também pode marcá-los para visualizá-los mais tarde( seus favoritos podem sincronizar em todos os seus dispositivos).Se você quiser ler a página da Web mais tarde, use um serviço como Pocket ou Instapaper para criar uma lista de coisas que deseja ler. Serviços como estes, pegue uma página da Web, converta-o em um artigo legível, somente de texto e até mesmo armazená-lo offline em dispositivos móveis para que você possa ler a página da Web mais tarde sem ter que imprimir.
- Impressão de Mapas : você não deve imprimir mapas se você tiver um smartphone com GPS.Se você estiver usando o Google Maps, você pode entrar no aplicativo do Google Maps e ver uma lista de pesquisas que você fez no site do Google Maps em seu PC.Você também pode simplesmente imprimir o mapa em PDF, é claro.
- Documentos de envio de fax : algumas empresas antigas calcificadas ainda exigem faxes. Você pode usar um serviço como HelloFax para enviar faxes pela web. O HelloFax oferece cinco faxes por mês por semana - isso deve ser mais do que suficiente para usuários domésticos que, ocasionalmente, precisam enviar faxes para um negócio.
- quando alguém insiste em documentos impressos : Infelizmente, algumas organizações ainda insistem em documentos impressos. Não há como evitar isso. Se não receberem um PDF por e-mail, talvez seja necessário imprimir.
- O que fazer com seus documentos de papel antigo : é mais fácil começar a avançar de uma maneira sem papel ao invés de decidir converter metodicamente todos os documentos de papel antigos em versões digitais - isso pode ser muito trabalho. No entanto, você pode verificar seus documentos antigos em arquivos PDF com um scanner.
Usando seus arquivos digitais
Seu espaço de trabalho digital agora tem uma série de vantagens que o papel não possui:
- Backup : Seus arquivos foram copiados se você os armazenou com um serviço como Evernote, Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. Se sua casa estiver queimando, você não perderá seus documentos importantes.
- Procure o : você pode pesquisar facilmente em todos os seus documentos eletrônicos para encontrar os documentos que você precisa sem escavar montanhas de papel. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, até o Windows - todos eles têm recursos de pesquisa de texto completo.
- Acesso em todos os lugares : seus documentos podem ser acessados em qualquer lugar do PC, smartphone ou tablet. Se você está fora e precisa olhar algo, você pode fazê-lo em seu smartphone em vez de ir para casa e cavar seus documentos.
- No Clutter : você não precisa se preocupar em armazenar, organizar, criar espaço e descompactar seus documentos.
- Sem custos de impressão: Se você não precisa comprar tinta cara, impressoras baratas e pilhas de papel para impressora, você economizará dinheiro.
Claro, alguns documentos podem ser muito sensíveis para serem armazenados online. Em situações como essa, você sempre pode usar criptografia - crie um contêiner criptografado e guarde-o em um serviço como Dropbox, Google Drive ou SkyDrive. As pessoas precisarão da senha antes de poder acessar seus documentos.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams no Flickr, celular no Flickr, jeremyfoo no Flickr
