9Sep
Jednou z výkonnejších, ale zriedka používaných funkcií programu Excel je schopnosť veľmi ľahko vytvárať automatizované úlohy a vlastnú logiku v rámci makier. Makrá poskytujú ideálny spôsob, ako šetriť čas na predvídateľné, opakujúce sa úlohy, ako aj štandardizovať formáty dokumentov - mnohokrát bez nutnosti napísať jediný riadok kódu.
Ak ste zvedaví, aké makrá sú alebo ako ich skutočne vytvoriť, nie je problém - prejdeme vás celým procesom.
Poznámka: rovnaký proces by mal fungovať vo väčšine verzií balíka Microsoft Office. Obrázky obrazovky môžu vyzerať trochu inak.
Čo je to makro?
Makro Microsoft Office( pretože táto funkčnosť sa vzťahuje na niekoľko aplikácií MS Office) je jednoducho kód jazyka Visual Basic for Applications( VBA) uložený v dokumente. Pre porovnateľnú analógiu si myslite na dokument ako HTML a makro ako Javascript. Podobne ako Javascript môže manipulovať s HTML na webovej stránke, makro môže manipulovať s dokumentom.
Makrá sú neuveriteľne silné a dokážu urobiť skoro všetko, čo môže vaša predstavivosť vyvolať.Ako( veľmi) krátky zoznam funkcií môžete urobiť s makrom:
- Použiť štýl a formátovanie.
- Manipulácia s údajmi a textom.
- Komunikujte so zdrojmi údajov( databáza, textové súbory atď.).
- Vytvorte úplne nové dokumenty.
- Akákoľvek kombinácia akéhokoľvek z vyššie uvedených.
Vytvorenie makra: Vysvetlenie pomocou príkladu
Začíname so súborom CSV v záhrade. Nič tu zvláštne, len 10 × 20 sada čísel medzi 0 a 100 s hlavičkou riadku a stĺpca. Naším cieľom je vytvoriť dobre formátovaný, prezentovateľný údajový list, ktorý obsahuje sumárne sumy pre každý riadok.
Ako sme už uviedli, makro je kód VBA, ale jednou z pekných vecí o programe Excel je, že si ich môžete vytvoriť / zaznamenať s nulovým kódovaním - ako to urobíme tu.
Ak chcete vytvoriť makro, prejdite na položku Zobraziť & gt;Makrá & gt;Nahrajte makro.
Priraďte makro názov( bez medzier) a kliknite na tlačidlo OK.
Akonáhle sa to stane, všetky z vašich akcií sú zaznamenané - každá zmena bunky, akcia posúvania, zmena veľkosti okna, pomenujete ju.
Existuje niekoľko miest, ktoré označujú, že program Excel je režim záznamu. Jedným z nich je zobrazenie ponuky makra a poznámka, že Stop Recording nahradil možnosť Record Makro.
Druhý je v pravom dolnom rohu. Ikona "zastávka" označuje, že je v režime makra a stlačením tlačidla sa zastaví nahrávanie( rovnako, ak nie je v režime nahrávania, táto ikona bude tlačidlo Nahrávať makro, ktoré môžete použiť namiesto prechodu na menu Makrá).
Teraz, keď zaznamenávame naše makro, použite naše súhrnné výpočty. Najprv pridajte hlavičky.
Ďalej použite príslušné vzorce:
- = SUM( B2: K2)
- = priemerný( B2: K2)
- = MIN( B2: K2)
- = MAX)
Teraz zvýraznite všetky výpočtové bunky a presuňte dĺžku všetkých našich dátových riadkov a aplikujte výpočty na každý riadok.
Akonáhle sa to robí, každý riadok by mal zobraziť príslušné súhrny.
= ASUM( L2: L21)
Teraz, keď sa vykonajú výpočty, použijeme štýl a formátovanie. Najskôr použite všeobecné formátovanie čísiel vo všetkých bunkách tým, že vykonáte Vybrať všetko( buď Ctrl + A, alebo kliknete na bunku medzi hlavičkami riadkov a stĺpcov) a v ponuke Doma vybrať ikonu "Štýl štýlu".
Ďalej použite niektoré vizuálne formátovanie pre hlavičky riadkov a stĺpcov:
- Tučné.
- Centered.
- Farba naplnenia pozadia.
A nakoniec aplikujte nejaký štýl na súčty.
Keď sa všetko skončí, vyzerá to v našom dátovom liste:
Keďže sme spokojní s výsledkami, zastavte nahrávanie makra.
Blahoželáme - práve ste vytvorili makro programu Excel.
Aby sme mohli použiť naše novo zaznamenané makro, musíme uložiť náš pracovný zošit programu Excel vo formáte súborov so zapnutým makrom. Predtým však musíme vymazať všetky existujúce údaje tak, aby neboli vložené do našej šablóny( myšlienka, že pri každom použití tejto šablóny budeme importovať najaktuálnejšie dáta).
Ak chcete urobiť, vyberte všetky bunky a odstráňte ich.
S údajmi, ktoré sú teraz vymazané( ale makrá sú stále súčasťou súboru programu Excel), chceme súbor uložiť ako šablónu so šablónou( XLTM).Je dôležité poznamenať, že ak uložíte tento súbor ako štandardný šablón( XLTX), potom makrá nebudú spustené z neho. Prípadne môžete súbor uložiť ako súbor staršej šablóny( XLT), čo umožní spustenie makier.
Po uložení súboru ako šablóny pokračujte a zatvorte program Excel.
Použitie makra programu Excel
Pred tým, ako môžeme použiť toto novo nahrané makro, je dôležité pokryť niekoľko bodov o makroch vo všeobecnosti: Makrá
- môžu byť škodlivé.
- Pozri vyššie uvedený bod. Kód
VBA je skutočne dosť silný a môže manipulovať so súbormi mimo rozsahu aktuálneho dokumentu. Makro môže napríklad zmeniť alebo odstrániť náhodné súbory v priečinku Moje dokumenty. Ako taký je dôležité, aby ste sa uistili, že ste spustili iba makrá z dôveryhodných zdrojov.
Ak chcete použiť naše makro formátov údajov, otvorte súbor šablóny programu Excel, ktorý bol vytvorený vyššie. Keď to urobíte, za predpokladu, že máte povolené štandardné nastavenia zabezpečenia, uvidíte varovanie v hornej časti zošita, v ktorom sa uvádza, že makrá sú zakázané.Pretože dôverujeme makro, ktoré vytvorili sami, kliknite na tlačidlo "Povoliť obsah".
Ďalej importujeme najnovšiu sadu údajov z CSV( toto je zdrojový hárok použitý na vytvorenie nášho makra).
Ak chcete dokončiť import súboru CSV, možno budete musieť nastaviť niekoľko možností, aby program Excel mohol správne interpretovať( napríklad oddeľovač, prítomné hlavičky atď.).
Akonáhle sú naše dáta importované, stačí prejsť do ponuky Makrá( pod záložkou Zobraziť) a vybrať možnosť Zobraziť makrá.
V výslednom dialógovom okne vidíme makro "FormatData", ktoré sme zaznamenali vyššie. Vyberte ho a kliknite na položku Spustiť.
Po spustení sa na niekoľko okamihov môže zobraziť skok kurzorom, ale ako to uvidíte, údaje sa presne spracujú tak, ako sme zaznamenali .Keď je všetko povedané a urobené, malo by to vyzerať ako náš originál - s výnimkou rôznych údajov.
Pri pohľade pod kapucňou: čo robí makro prácu
Ako sme už spomenuli niekoľkokrát, makro je riadené kódom Visual Basic for Applications( VBA).Keď "nahrávať" makro, Excel skutočne prekladá všetko, čo robíte, do príslušných pokynov VBA.Jednoducho povedané - nemusíte písať žiadny kód, pretože Excel napíše kód pre vás.
Ak chcete zobraziť kód, ktorý robí náš makro, kliknite v dialógovom okne Makrá na tlačidlo Upraviť.
Otvorené okno zobrazuje zdrojový kód, ktorý bol zaznamenaný z našich akcií pri vytváraní makra. Samozrejme, môžete tento kód upraviť alebo dokonca vytvoriť nové makrá úplne vnútri okna kódu. Zatiaľ čo nahrávacia akcia použitá v tomto článku bude pravdepodobne zodpovedať väčšine potrieb, viac prispôsobené akcie alebo podmienené akcie vyžadujú úpravu zdrojového kódu.
Zoberme náš príklad o krok ďalej. ..
Hypoteticky predpokladáme, že náš zdrojový dátový súbor, data.csv, je vytvorený automatizovaným procesom, ktorý vždy ukladá súbor na rovnaké miesto( napr. C: \ Data \ data.csv je vždy najviacaktuálne údaje).Proces otvárania tohto súboru a jeho importovanie možno ľahko urobiť aj do makra:
- Otvorte súbor šablóny programu Excel obsahujúci naše makro "FormatData".
- Zaznamenajte nové makro s názvom "LoadData".
- Pri nahrávaní makra importujte dátový súbor tak, ako by ste normálne urobili.
- Po importovaní údajov zastavte nahrávanie makra.
- Odstráňte všetky bunkové dáta( vyberte všetko a potom odstráňte).
- Uložte aktualizovanú šablónu( nezabudnite použiť formát makier so šablónou).
Akonáhle sa to robí, vždy keď je šablóna otvorená, budú dve makrá - jedna, ktorá načíta naše dáta a druhá, ktorá ju formátuje.
Ak ste naozaj chceli zašpiniť ruky trochou editovania kódu, mohli by ste jednoducho kombinovať tieto akcie do jedného makra kopírovaním kódu vytvoreného z "LoadData" a vložením na začiatok kódu z "FormatData".
Stiahnite si túto šablónu
Pre vaše pohodlie sme zaradili ako šablónu Excel vyrobenú v tomto článku, tak vzorový dátový súbor, s ktorým môžete hrať.
Stiahnite si Excel Macro Template from How-To Geek