9Jul
Keď viete, že budete mimo kanceláriu niekoľko dní, môžete nastaviť asistenta mimo kanceláriu, aby vám odpovedal automaticky, aby ľudia vedeli, že ste si užili dovolenku počas práce.
Ak chcete vytvoriť odpoveď mimo kanceláriu v programe Outlook, vytvoríme šablónu e-mailu so správou, ktorú chceme použiť, a potom vytvoríme pravidlo, ktoré odošle odpoveď s touto správou na všetky e-maily, ktoré dostávame počas určitého časového obdobia.
POZNÁMKA: Outlook musí byť otvorený, aby sa pravidlo spustilo a vaša odpoveď mimo kancelárie bola odoslaná.Takže sa uistite, že necháte počítač zapnutý a program Outlook beží, keď ste mimo kanceláriu.
Krok 1: Vytvorenie šablóny správ
Ak chcete vytvoriť šablónu správ v programe Outlook, uistite sa, že je karta "Domov" aktívna a kliknite na tlačidlo "Nový e-mail" v sekcii Nová.
Do poľa správy zadajte správu, ktorú chcete odoslať ako automatickú odpoveď.Nezadávajte e-mailovú adresu alebo predmet. Potom kliknite na kartu "Súbor".
Kliknite na položku Uložiť ako v zozname možností na ľavej strane obrazovky zákulisia.
V dialógovom okne Uložiť ako vyberte v rozbaľovacej ponuke "Uložiť ako typ" položku "Šablóna programu Outlook( *. oft)".
Ste prijímaný do priečinka šablón používateľa. Zadajte názov šablóny do poľa "Názov súboru", pričom zadajte príponu ".oft" a kliknite na tlačidlo "Uložiť".
Ak chcete skopírovať svoju šablónu e-mailu s odpoveďou mimo kancelárie na iný počítač alebo ju zálohovať, úplnou cestou do priečinka šablón používateľa je C: \ Users \ & lt; username> gt \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Nahradiť & lt; username & gt;s používateľským menom systému Windows.
Zatvorte okno správy kliknutím na tlačidlo "X" v pravom hornom rohu.
Zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či chcete uložiť koncept správy. Nemusíte, pretože ste si ju uložili ako šablónu, ale môžete, ak chcete. Kliknite na "Áno", ak chcete uložiť koncept, alebo "Nie", ak nemáte.
Druhý krok: Vytvorte pravidlo na automatické odpovedanie na nové e-mailové správy
Teraz, že máme našu šablónu bez emailovej odpovede, vytvoríme pravidlo na používanie tejto šablóny na odpoveď na všetky správy, ktoré prichádzajú počas konkrétneho časového intervalu, Uistite sa, že karta "Domov" je aktívna.
V sekcii Move kliknite na tlačidlo "Rules" a zvoľte "Manage Rules &Upozornenia "z rozbaľovacej ponuky.
Môžete tiež kliknúť na kartu "Súbor" a prejsť na obrazovku zákulisia. Uistite sa, že je obrazovka "Info" aktívna( v prípade potreby kliknite na "Info" vľavo) a potom kliknite na "Spravovať pravidlá &Upozornenia ".
V dialógovom okne Pravidlá a výstrahy sa presvedčte, či je v rozbaľovacej ponuke "Aplikovať zmeny v tejto zložke" vybrať e-mailovú adresu, na ktorú chcete použiť toto pravidlo. Ak chcete, aby sa toto pravidlo vzťahovalo na všetky vaše účty v programe Outlook, ukážeme vám, ako to urobiť neskôr v tomto článku. Kliknite na kartu "Pravidlá e-mailu", ak ešte nie je aktívna, a potom kliknite na tlačidlo "Nové pravidlo".
Na prvej obrazovke dialógového okna Sprievodca pravidla kliknite na časť "Použiť pravidlo pre správy, ktoré dostávam" v časti "Začať z prázdneho pravidla".Táto možnosť sa pridá do poľa "Krok 2: Upraviť popis pravidiel( kliknite na zvýraznenú hodnotu)".Nie je tu žiadna úprava pre túto časť pravidla, preto kliknite na tlačidlo "Ďalej" pre pokračovanie.
Druhá obrazovka v dialógovom okne Sprievodca pravidla vám umožňuje vybrať podmienky na kontrolu, či dostanete e-maily. Ak chcete odoslať odpoveď mimo kanceláriu počas určitého časového obdobia, začiarknite políčko "prijaté v určitom časovom rozpätí" v poli "Krok 1: Vyber podmienky".Podmienka sa pridá do poľa "Krok 2: Upraviť popis pravidiel( kliknite na podčiarknutú hodnotu)", ako predtým, ale tentokrát je tu časť popisu, ktorý chcete upraviť.Ak chcete pridať rozsah dátumov, kliknite na odkaz "v určitom rozsahu dátumov" v poli Krok 2.
V dialógovom okne Dátum prijaté začiarknite políčko "Po", kliknite na rozbaľovacie okno a kliknite na dátum, po ktorom chcete odoslať automatickú odpoveď mimo kancelárie. Napríklad, ak chcete, aby vaša odpoveď mimo kancelárie začala byť odosielaná 8. februára, zvoľte 7. februára pre dátum Po.
Potom začiarknite políčko "Pred", vyberte dátum z rozbaľovacieho zoznamu dátumu napravo od začiarkavacieho políčka Pred. Dátum, ktorý vyberiete, by mal byť deň po tom, ako chcete prestať odosielať odpoveď mimo kancelárie. Napríklad, ak chcete, aby bol 15. február posledným dňom, keď bola odoslaná vaša odpoveď mimo kanceláriu, vyberte 16. februára dátum predtým.
Dátumy, ktoré ste vybrali, sa pridajú do stavu v poli Krok 2.Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo Ďalej v dialógovom okne Sprievodca pravidlami.
Na tretej obrazovke v dialógovom okne Sprievodca pravidlami si vyberiete, čo chcete robiť s prichádzajúcimi e-mailmi počas časového obdobia. Chceme odpovedať na všetky e-maily pomocou šablóny, ktorú sme vytvorili v prvej časti, preto začiarkávame pole "odpovedať pomocou konkrétnej šablóny" v poli "Krok 1: Vybrať akciu".Ak chcete vybrať šablónu, ktorú sme vytvorili, kliknite na odkaz "konkrétna šablóna" v poli "Krok 2: Upraviť popis pravidiel( kliknite na podčiarknutú hodnotu)".
V dialógovom okne Vyberte šablónu odpovede vyberte v rozbaľovacej ponuke Vyhľadať v "Šablóny používateľa v systéme súborov".
Vyberte šablónu, ktorú ste vytvorili( v našom prípade šablónu "Odpoveď mimo kanceláriu") a kliknite na tlačidlo "Otvoriť".
K vybranej akcii sa pridá úplná cesta k vybranej šablóne. Ak chcete pokračovať, kliknite na tlačidlo Ďalej.
Na štvrtej obrazovke Sprievodcu pravidlami môžete vybrať akékoľvek výnimky, ktoré chcete použiť na pravidlo, napríklad ak chcete vylúčiť určité osoby alebo skupiny( "okrem prípadov, ak ide o ľudí alebo verejnú skupinu").Nebudeme pridávať žiadne výnimky z nášho pravidla, preto kliknite na tlačidlo Ďalej, aby ste mohli pokračovať.
Zadajte názov pravidla v poli "Krok 1: Zadajte názov pre toto pravidlo".Pole "Zapnúť toto pravidlo" je predvolene začiarknuté, takže pravidlo bude automaticky zapnuté.Nebojte sa však. Nebude fungovať až po určenom termíne Po.
Nechceme spustiť pravidlo pre správy už v našej doručenej pošte, takže nechajte začiarknuté políčko Spustiť toto pravidlo teraz na správach už v priečinku Inbox. Ak chcete toto pravidlo spustiť na všetkých vašich e-mailových účtoch v programe Outlook, začiarknite políčko "Vytvoriť toto pravidlo pre všetky účty".Kliknite na tlačidlo "Dokončiť".
Pravidlo sa pridá do zoznamu. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno Pravidlá a výstrahy.
Keď vám niekto v určenom termíne pošle e-mail, automaticky dostane správu v šablóne e-mailu, ktorú ste vytvorili.
Napriek tomu, že odosielateľ dostane automatickú odpoveď, že ste mimo kanceláriu, stále dostanete svoj e-mail s ikonou, ktorá uvádza, že bola odoslaná automatická odpoveď.Môžete sa však cítiť oprávnene ignorovať to, kým sa nedostanete späť.
Po uplynutí časového obdobia v pravidle sa pravidlo nevzťahuje na prichádzajúce e-maily. Pravidlo však môžete stále vypnúť.Ak to chcete urobiť, opäť otvorte dialógové okno Pravidlá a upozornenia, ako je popísané vyššie, a zrušte začiarknutie políčka vľavo od pravidla v zozname. Kliknutím na tlačidlo OK zatvorte dialógové okno.
Keď použijete toto pravidlo na odoslanie automatizovanej odpoveď mimo kancelárie, odpoveď sa raz odosiela každému odosielateľovi počas jednej relácie programu Outlook. Režim je, keď otvoríte aplikáciu Outlook, kým neuzavriete aplikáciu. Tým sa zabráni odosielaniu duplicitných odpovedí tomu istému odosielateľovi, ktorý vám pošle viac správ. Program Outlook sleduje, kto dostal automatickú odpoveď počas každej relácie, ale tento zoznam sa obnoví po ukončení programu Outlook. Takže ponechajte Outlook otvorený( nenechávajte a neotvárajte), aby sa pravidlo spustilo a odpoveď na automatickú mimo kanceláriu bola odoslaná každému, kto vám posiela e-maily, a preto odosielateľovi nedostávajú viacnásobné kancelárske odpovede.
