2Aug
Če ste eden od tistih, ki imajo tabelo ali beležko z vedno razvijajočim se seznamom opravil, ali pa so vaše pisalne mize in monitorji opremljeni s post- ® , ki vas opozarjajo na pomembne dogodke, potem je to članekti.
Outlook vam omogoča, da naredite sezname opravil, ki so sestavljene iz nalog, ki jih lahko naredite vse vrste stvari, kot so nastavitev datumov, opomnikov, kategorij in več.Celotna točka je ustvariti aktivnejši seznam opravil, s katerimi lahko komunicirate in vas bodo pošteni.
Delo v opravilih Pogled
Pred kratkim smo razpravljali o različnih zapletenih programih Outlook 2013, zato vam priporočamo, da preberete naš uvod.
V nasprotnem primeru odprite Outlook do pogleda Tasks in si oglejte okoli. Na prvi pogled boste opazili, da je precej prazno in neplodno. To je zato, ker ga še ni treba napolniti s številnimi stvarmi, ki jih moramo narediti, in da jih je treba zagnati.
Skočimo skozi in vam pokažemo, kako uporabljati naloge, kot je pro in še bolj organizirati svoje življenje z Outlookom. Z malo časa in dela boste imeli obsežen niz nalog, ki jih lahko nastavite, da vas opomnijo, kdaj so vam na voljo, ali pa jih celo dodelite drugi osebi!
Dodajanje opravil
Če želite začeti, boste želeli dodati naloge. Opazili boste, da je na levi strani poznana podokna s mapami. Temu pogledu lahko dodate nove mape, nato pa organizirate svoje naloge v kategorije. Lahko celo ustvarite novo skupino map, tako da lahko po potrebi ločite naloge med poklicnim in zasebnim življenjem.
Če želite začeti, boste opazili, da je ena skupina opravil, ki pokličejo Moje naloge in dve pod-opravilni mapi: seznam opravil in opravila.Če z desno miškino tipko kliknemo na najvišjo mapo, lahko ustvarimo »Novo mapo skupino«, ki jo bomo imenovali »Delo opravila«.
Hitro opravilo lahko dodate tako, da kliknete »Kliknite tukaj, da dodate novo opravilo« ali pa kliknete »Nova opravila« na vrstici »Domov«.Oglejte si naslednjo nalogo brez naslova, na katero lahko uporabite več možnosti, prikažete opravilo, njene podrobnosti in ga upravljate.
Let's izpolniti nalogo malo z nekaj osnovnih podrobnosti in nato kliknite "Shrani &Zapri. "Izberete lahko datum začetka, končni datum( če pride v poštev), stanje, prednost in odstotek zaključka. Prav tako lahko preverite polje »Opomnik« in Outlook vas obvesti, kdaj je vaša naloga zapadla.
Pregledovanje, spreminjanje in posodabljanje opravil
Po ustvarjanju nekaj opravil jih lahko vidimo v našem pregledu opravil. Tukaj lahko naredite nekaj osnovnih povezav, na primer spreminjanje datuma zapadlosti ali dodelitev kategorije, če pa si res želite ogledati in urediti, morate dvakrat klikniti, da ga odprete.
Tukaj je naša naloga še enkrat. Lahko ga spreminjamo, kot je stanje ali prednost, ali pa kliknemo na gumb »Podrobnosti«.
Če so z nalogo povezani še drugi podatki, jih lahko izpolnite tukaj.Čeprav to morda ni pomembno za večino ljudi, če se ukvarjate z neodvisnimi izvajalci ali svetovalci, potem je to odličen kraj za spremljanje, koliko vam približno stane.
Obstaja še nekaj drugih stvari, ki jih lahko omenimo, preden se preselimo na ponovitve. Medtem ko ste v nalogu vmesnika, vzemite si trenutek, da ste lahko izbrisali ali posredovali nalogo, če se odločite, da vam ni vredno slediti, ali če potrebujete prispevek nekoga drugega na njem.
Upravljate lahko tudi nalogo, kot je označevanje, dokončanje, dodeljevanje in pošiljanje poročila o stanju. O tem bomo kmalu govorili. Za zdaj na kratko preberite, kako nastaviti ponavljajoče se naloge.
Delo z ponavljajočimi se opravili
Ustvarjanje ponavljajoče se naloge je enako kot pri ponavljajočem sestanku ali ponavljajoči se sestanku. Pogovorno okno, ki ga vidite, ko kliknete gumb »Recurrence«, bo verjetno videti precej znano.
Torej, tukaj je naša naloga "pogovor o delu", ki se ponavlja vsak teden v sredo brez končnega videnja. Upoštevajte tudi, da tudi, če naloga ne dokončate do trenutka ponovitve naloge, bo še vedno ustvarjen še en.
To lahko preglasite tako, da izberete možnost "Obnovi novo opravilo", ki namesto samodejnega ponavljanja na x dnevu ne bo obnovila naloge, dokler ta ni označena kot popolna.
Dodelitev nalog nekemu drugemu
Naša naloga "govori o delu!!" Je vsa vzpostavljena, zdaj pa jo moramo samo zastaviti za nekoga drugega! Kliknite gumb »Dodeli opravilo« v razdelku Upravljanje opravila v traku.
To bo nalogo odprlo kot e-pošto, ki jo lahko nato naslovite na druge. V tem primeru bomo samo dodelili nalogo, da se o delovnih stvareh pogovorimo z nekom, zato jim bomo poslali e-pošto.
Če želite naslov vnesti v polje »V«, ki ga lahko izberete, ali pa lahko zbrisate srečo iz imenika. Nimate nastavljenega imenika? Preberite več o ustvarjanju in upravljanju stikov, vključno z načinom uvažanja stikov iz Gmaila v Outlook.
Ta prejemnik bo dobil e-pošto z možnostjo "Sprejmi" ali "Zavrni." Ne želimo, da bi šefa vznemiril, zato bomo šele korak naprej in sprejeli to nalogo. Poleg tega govorjenje o delovnih stvareh ni nikoli slaba ideja!
Končno, če pooblastila-da-želite izvedeti napredek( ali pomanjkanje) na vaši trenutno dodeljeni nalogi. Lahko jim pošljete poročilo o stanju.
Na splošno je povprečni domači Outlookov uporabnik bolj verjetno uporabil naloge kot sredstvo za pridobivanje opravil ali odjemanje opravil doma, vendar je koristno poznati celoten obseg svojih sposobnosti izdelave nalog. Premakni se zdaj na preostali del domačega traku in se pogovorimo o tem, kaj lahko storite za upravljanje naloge od tam.
Upravljanje opravil in razvrščanje po prikazu
V teku vašega tedna bodo opravljene nekatere naloge, nekatere pa ne. Tiste, ki jih dokončate, lahko označite kot popolne in pozabite. Toda tiste, na katere ne boste prišli, bo nekako treba upravljati ali pa boste imeli vedno večji seznam pihanih nalog.
Obstaja nekaj načinov za njihovo upravljanje. Oglejmo si to področje traku in vam pokažemo, kako lahko izkoristite ta orodja.
Če kliknete gumb »Odstrani iz seznama«, ga označite kot popoln in ga odstranite s seznama.Če se v Outlooku naleti na težavo, na primer, če se naloga ponavlja ali je nepopolna, vas bo vprašala, kaj želite storiti glede tega.
Prav tako lahko delate neposredno z nalogami, ki jih vidite na seznamu opravil. Oglejte si naslednji posnetek zaslona za več podrobnosti. Vidite, da lahko preprosto kliknete ikono zastavice, da jo označite kot dokončano, ali pa z desno tipko miške kliknite možnosti za nadaljnje spremljanje.
Tukaj si v naslednjem screenshotu ogledate, da je naša naloga "sedeti ob gledanju nogometa z nogami navzgor" jutri, vendar smo ga tudi naslednji teden označili za spremljanje. Ustvarjanje naknadne naloge v bistvu podvaja to za čas, ki vam najbolje ustreza, da ga lahko dokončate. V tem primeru bi jutrišnjo nalogo označili kot dokončano ali ga odstranili, vendar bi ta podvojena naloga še vedno prišla naslednji teden.
Opomba: lahko opravite naloge iz ene od petih prednastavljenih presledkov ali ustvarite spremljanje po meri.
Končno lahko spreminjanje pogleda pomaga pri rezanju velikega dela nalog.Če na traku ni prikazan, lahko kliknete gumb »Spremeni pogled« in te možnosti boste videli.
Tukaj je tisto, kar bi lahko izgledal preprost seznam. Pogled ne razlikuje med državami, ki so končale ali kategorijami, ali karkoli drugega. V enem preprostem pogledu predstavi vse svoje pretekle, sedanje in prihodnje naloge.
Po drugi strani, če razvrstimo naš pogled z aktivnimi nalogami, vidimo, da se nam stvari za nas zelo zmanjšajo.
Vedno si zapomnite, da spremenite pogled svojega opravila, da jih hitro razvrstite ali skrijete za največji potencial za produktivnost!
Opravila opravil
Nazadnje, letos seznanimo ali ponovno seznanimo z možnostmi opravila. Možnosti opravila vam omogočajo spreminjanje nastavitev in spreminjanje njihovega vedenja in videza. Do njih lahko dosežete v meniju Datoteka, tako da kliknete »Možnosti« & gt;Naloge. "
Nastavite lahko opomnike o opozorilih pri opravilih z določenimi datumi, zastarelimi in končanimi barvami opravil, delovnim časom in drugimi preprostimi nastavitvami. Torej, če želite zapoznele naloge, da so svetlo modre ali želite konec dneva na koncu dneva namesto začetka, lahko spremenite tukaj.
Kot lahko rečete, Outlook razkriva, da je zelo dobro zaokrožena aplikacija in še nismo še govorili o koledarju in zabeležkih! Upamo, da boste lahko uporabili naloge, da bi izboljšali svoje organizacijske sposobnosti nekaj zarez. Zelo enostavno jih je nastaviti in dodeliti, lepo pa je, da so ti opomniki in vse stvari na seznamu počasi odjavljene.
V vmesnem času vas zanima zaslišanje od vas. Imate vprašanje ali komentar, ki ga želite zapustiti pri nas? Spustite se na naš forum za razprave in odklopite.
