Så här hänvisar du text från andra dokument i Microsoft Word

Du har förmodligen lite text som du ofta skriver i dina Word-dokument, till exempel adresser. I stället för att skriva in den här texten varje gång du behöver det, kan du lägga den här gemensamma texten i ett Word-dokument och referera det till i andra dokument. Det kommer även automatiskt att uppdateras i alla dina dokument om du ändrar det.

Säg att du vill sätta din adress i sidfoten av dina dokument, men adressen ändras då och då.Du kan lagra adressen i ett separat, vanligt Word-dokument och använda ett fält i rapporten för att dra texten från det vanliga dokumentet och uppdatera när det ändras. Vi visar dig hur du gör det här.

Börja med att skapa ett nytt Word-dokument som ska fungera som ditt förråd för adressen du vill infoga i andra Word-dokument. Spara det på en plats som kommer att vara tillgänglig med andra dokument. Spara till exempel inte på en nätverksenhet som du inte alltid har tillgång till.

Vi ska använda bokmärken för att hänvisa till adressen i vårt vanliga dokument. Skriv strängen av text som du vill infoga i andra dokument( i vårt fall, adressen).Skapa ett bokmärke genom att markera namnet och gå till Infoga & gt;Bokmärke och ge det ett namn, som "Adress".Se vår guide till bokmärken i Word för information om hur du skapar dem.

Observera att bokmärkesnamn inte får några mellanslag. Vi rekommenderar att du lägger namnet på bokmärket ovanför varje föremål i din gemensamma informationsfil så att du enkelt vet vilket namn som ska användas för vilket objekt. Detta är särskilt användbart om du planerar att ha många återanvändbara föremål i det här gemensamma dokumentet. I vårt exempel lägger vi till vår adress till det gemensamma informationsdokumentet och lägger bokmärkesnamnet "Adress" ovanför objektet.

När du har lagt till objektet i ditt vanliga dokument kan du spara och stänga.Öppna dokumentet där du vill infoga adressen och placera markören där du vill att texten ska gå.För vårt exempel lägger vi till en sidfot och lägger in adressen där.

Vi ska använda fältkoden INCLUDETEXT för att referera till det bokmärke som vi skapade i det gemensamma dokumentet. För att göra detta, tryck på "Ctrl + F9" för att infoga fästena för fältkoden.

OBS! Du kan inte bara skriva in normala parentes runt fältkoder. Du måste använda "Ctrl + F9" för att infoga rätt typ av parentes.

Markören placeras automatiskt mellan parenteserna. Skriv följande text mellan parenteserna, ersätt "& lt; path to file & gt;" med den absoluta fullständiga sökvägen till ditt vanliga ord som innehåller namnet du vill infoga. Ersätt "& lt; bookmark name & gt;" med bokmärkesnamnet du tilldelade objektet i det vanliga dokumentet.

INCLUDETEXT "& lt; sökväg till fil & gt;"& lt; bokmärke namn & gt;

OBS! Gå inte in i parenteserna i fältkoden.

Vi skrev till exempel följande mellan fältkodsfästena:

INCLUDETEXT "C: \\ Användare \\ Lori \\ Dokument \\ Allmän information \\ CommonInformation.docx" Adress

OBS! Du måste använda dubbla backsteg iväg, som vi gjorde. Se också till att du använder raka citat, inte smarta citat, när du skriver ovanstående kod i fältet.

För att ta tag i adressen från det vanliga dokumentet och sätt in det i den fältkod du just angett högerklickar du på fältkoden och väljer "Uppdateringsfält" i popupmenyn.

Adressen visas i dokumentet. Fästena visas fortfarande runt adressen om du har "Visa bokmärken" på.Återigen, se vår artikel om bokmärken för att lära dig hur du stänger av det här alternativet. Fältkoden kan också vara skuggad. Du kan dock också stänga av det här.

Om du vill ändra fältkoden kan du visa koden igen istället för resultatet. För att göra detta, högerklicka på det resulterande objektet och välj "Växla fältkoder" från snabbmenyn. Texten du skrev in i fältkoden visas igen och du kan redigera den. Uppdatera fältet enkelt för att visa det nya resultatet.

När du har skapat ditt vanliga dokument kan du använda det för att lagra andra objekt som du ofta skriver in i dina Word-dokument. Använd bara ett separat INCLUDETEXT-fält i dina Word-dokument för varje bit av information du vill infoga automatiskt från ditt vanliga dokument.