10Sep
Microsoft Office sparar dolda metadata i dina Office-dokument, inklusive hur länge du har arbetat med dem, namnet på alla som har arbetat med dokumentet, när dokumentet skapades och till och med tidigare versioner av dokumentet.
Innan du publicerar Office-dokument offentligt eller skickar dem till någon, vill du förmodligen kontrollera vilken dold information dokumentet innehåller och ta bort känsliga data. Denna metadata kan bryta mot din integritet eller vara potentiellt pinsamt.
Visa och ta bort dolda data
På Office 2013 eller Office 2010 klickar du på Arkiv-menyn, klickar på Info och inspektionsverktyget kommer att vara fram och tillbaka och informerar dig om den potentiellt känsliga informationen som dokumentet innehåller. Denna information är mer uppenbar än den är i äldre versioner av Office, men det är fortfarande lätt att missa om du inte är medveten om Office lägger till denna känsliga data i dina dokument.
På Office 2007 klickar du på Office orb-knappen på bandet, pekar på Förbered och klickar på Inspektera dokument.
Om du vill visa de dolda metadata i dokumentet klickar du på knappen Sök efter problem, klickar på Inspektera dokument och väljer vilka metadata du vill undersöka dokumentet för. Du kan bara lämna alla alternativ som valts för att granska dokumentet för alla typer av metadata.
Klicka Inspect och Office kommer att undersöka dokumentet för metadata. Klicka på knappen Ta bort alla bredvid en typ av metadata för att ta bort den.
Observera att du inte kommer att kunna återställa de flesta av denna metadata efter att du raderat den. Av denna anledning rekommenderar Microsoft att du skapar en ny kopia av dokumentet( använd funktionen Spara som) innan du tar bort metadata och publicerar dokumentet. Därefter får du en kopia av dokumentet med metadata. Självklart, om du inte vill ha den här metadatan alls, kan du bara ta bort den utan att oroa dig för att behålla en kopia.
Vilken typ av metadata sparar kontoret?
Office sparar dokumentegenskaper, inklusive detaljer som författare, ämne, titel, datum då du skapade ett dokument, när du senast ändrade det och hur länge du spenderade arbetet med dokumentet. Dessa egenskaper kommer även att innehålla namnet på vilken mall du använde när du skapade dokumentet, e-postrubriker och annan relaterad information. Detta kan eventuellt vara pinsamt - till exempel kan du skicka en TPS-rapport till din chef och säga att du spenderade hela dagen och arbetade ensamt. Men metadata kunde avslöja att du bara arbetade med TPS-rapporten i några minuter, samarbetat med andra människor och att du använde en mall som heter "Useless TPS Report Template" när du skapar den.Ännu värre än det finns andra konsekvenser för privatlivet här - du kanske vill publicera ett dokument på webben utan att ditt namn är associerat med det, men ditt namn kommer som standard att visas i dokumentets egenskaper.
Huvud, sidfot, vattenstämpel och text formaterad som dold text kan också inkluderas, men visas inte om du gör ett överskådligt skum av dokumentet. Verktyget berättar om ditt dokument innehåller den här informationen.
Om du samarbetar med andra personer medan du skriver dokumentet kommer det att innehålla ännu mer data. Metadata visar namnen på alla som arbetade på dokumentet samt eventuella kommentarer, revisionsmärken, bläckanmärkningar och tidigare versioner av dokumentet. Om du publicerar ett dokument som du arbetat med, kommer du förmodligen att ta bort all den här data istället för att dela den.
Så här stoppar du Office från Spara Metadata
Tyvärr måste du använda Document Inspector-verktyget för att ta bort känslig data från varje enskilt dokument innan du publicerar eller delar det med någon. Det finns inget inbyggt sätt att ta bort den här informationen från flera dokument samtidigt, och det finns inte en kontorsövergripande inställning för att hindra Office från att tillämpa dessa data på dokument.
Du kan dock ha Office automatiskt ta bort metadata varje gång du sparar en fil. Du måste tillämpa den här inställningen på varje dokument du använder - det är en dokumentspecifik inställning, inte en systemövergripande inställning.
För att förhindra att Office sparar metadata tillsammans med dina dokument klickar du på Arkiv-menyn, klickar på Alternativ och väljer kategorin Trust Center. Klicka på knappen Trust Center Settings och välj Privacy Options. Aktivera "Ta bort personlig information från filegenskaper vid spara".Om det visas gråtonat, klicka på knappen Dokument inspektör nedan, kör dokumentinspektören och ta bort all dokumentets personuppgifter. Du ska då kunna klicka på kryssrutan.
Kom ihåg att du måste ändra det här alternativet för varje dokument separat.
Denna information kan vara användbar, och en del av det är även avgörande för samarbete eller för företag att hålla reda på vem som arbetade på ett dokument. Men när det är dags att publicera dokumentet kommer du förmodligen att ta bort denna metadata.