Glöm The Gimmicks: Det här är det bästa sättet att organisera din Gmail-inkorg

E-post inkorg gimmickar fortsätter att dyka upp. Första Google introducerade Prioriterad inkorg, och nu använder den kategori flikar. Dropbox köpte brevlåda, vilket gör din inkorg till mer av en att-göra-lista. Microsofts Outlook.com har en Sweep-funktion som automatiskt rengör din inkorg.

Alla dessa är försök att hantera din e-postbrevlåda för dig. Dessa gimmickar är aldrig lika smarta som du själv, så du kan göra ditt mail mycket smartare genom att ta en mer aktiv roll.

Vi använder Gmail här, men principerna bör likna alla e-postklienter.

Använd en klassisk inkorg

Först kommer vi att bli av med vad som helst gimmicky inkorg Gmail använder idag. Dessa inkorgar får aldrig kategorierna och prioriteringarna helt rätt. De tvingar dig att gå igenom hela din e-post för att du inte missar något och uppmuntrar dig att fortsätta att få spammy meningslösa e-postmeddelanden genom att svepa dem under mattan.

För att använda en mer klassisk inkorg i Gmail, klicka på kugghjulsikonen och välj Inställningar. Klicka på Överför i fliken Inkorg, klicka på rutan Inkorg, och välj Ej oläst först. Alla flikar och prioriterade alternativ kommer att försvinna.

Avsluta från e-post Du bryr dig inte om

Med flikar kategorier och prioriteringar inaktiverade kommer hela din e-post sorteras i en stor stapel. Alla de meningslösa e-postadresserna och de nyhetsbrev som du inte bryr dig om kommer att ligga i din inkorg tillsammans med dina faktiska viktiga e-postmeddelanden.

Det här är bra - i stället för bara svepande e-postmeddelanden som du inte vill se under mattan, bör du stoppa dem från att komma helt.

Tänk på vilken typ av e-postmeddelanden du inte vill se. Vanliga typer av oanvändbara e-postmeddelanden inkluderar Facebook och Google+ meddelanden, kampanjemail och nyhetsbrev som du kanske har felaktigt anmält dig till. När ett e-postmeddelande du inte vill se anländer öppnar du det och använder länken "Unsubscribe" - du hittar vanligen dessa längst ner i e-postmeddelandet - för att avbryta prenumerationen från e-postmeddelandet och förhindra att det kommer framåt i framtiden.

( Observera att du inte ska använda länken "Unsubscribe" om ett e-postmeddelande faktiskt är spam, eftersom spammaren tar det som ett tecken på att någon läser e-postmeddelandet och skickar ännu mer spam. Klicka på Spam-knappen om det är en riktig spamemail och klicka på Avsluta prenumeration om det är en legitim organisation.)

Visst är det faktiskt att prenumerera på ett lite mer arbete, men det gör ditt mail mer hanterbart på lång sikt. När ett e-postmeddelande du inte bryr dig om anländer, använd länken Avbryt prenumeration och förhindra att framtida e-postmeddelanden kommer fram.

Skicka oanvända e-postmeddelanden Du kan inte av anmäla dig till papperskorgen

Enligt amerikansk lag( särskilt CAN-SPAM Act) är det faktiskt olagligt att ett företag inte ger en avbeställningslänk i sina e-postmeddelanden så att du kan välja bort framtida e-postmeddelanden. Vissa företag har emellertid inte fått notatet eller bryr sig inte om. Snarare än att vidta rättsliga åtgärder för att få bort sina e-postlistor, kan du helt enkelt skapa ett filter som skickar alla framtida e-postmeddelanden från dem till ditt papperskorgen, där du inte behöver se dem.

När du hanterar ett sådant email i Gmail öppnar du det, klickar på länken Mer och väljer Filtrera meddelanden som dessa. Ställ in ditt filter för att blockera e-postmeddelandena - till exempel om du aldrig bryr dig om att ta emot andra e-postmeddelanden från den avsändaren, kan du filtrera baserat på deras e-postadress. Använd ditt filter för att skicka alla sådana e-postmeddelanden till papperskorgen.

Arkivera automatiskt e-postmeddelanden Du vill inte se

Vissa e-postmeddelanden är viktiga att ha, men du kanske inte vill se dem ändå.Till exempel kan nätbutiker skicka ett bekräftelsekvitto varje gång du köper något från dem. Det är bra att ha sådana kvitton bara om du behöver dem, men om du ofta köper produkter och aldrig vill se sådana e-postmeddelanden kanske du vill förhindra att de når din inkorg i första hand.

Detta gäller för många olika typer av e-post - till exempel skickar PayPal dig en "Vi överför pengar till din bank" e-post varje gång du tar ut pengar. Du kanske vill ha det här e-postmeddelandet för dina poster, men du kanske inte vill se den i din inkorg.

Om du automatiskt arkiverar sådana e-postmeddelanden när de kommer in kan du sätta denna process på autopilot.Öppna bara ett sådant e-postmeddelande, klicka på knappen Fler i Gmail och välj Filter meddelanden som dessa. Ställ in ditt filter för att omfatta de e-postmeddelanden du vill fånga - förmodligen baserat på ämnet, om det alltid är detsamma. Berätta för Gmail att automatiskt arkivera e-postmeddelandena och markera dem som läst så att de inte stör dig.

Du kan också få Gmail att automatiskt ange en etikett till dem, till exempel "Automatiskt arkiverad" eller en mer specifik etikett. På så sätt kan du snabbt hitta e-postmeddelanden i framtiden om du faktiskt behöver dem.

Sätta upp automatiska etiketter

Om du har följt den här processen borde du ha kunnat sänka volymen av inkommande e-postmeddelanden. Nu hjälper vi dig att sortera de e-postmeddelanden du bryr dig om.

Den här delen är valfri, men det kan hjälpa dig om du får mycket email - speciellt för olika ändamål. Du kan till exempel ha kombinerat flera Gmail-konton i en inkorg och få alla dina personliga och fungerande e-postmeddelanden på samma plats.

Försök skapa filter som automatiskt sorterar ditt inkommande e-postmeddelande i specifika etiketter. Till exempel kan du få e-post från din bank automatiskt att få en "Bank" -label. Du kan få personliga e-postmeddelanden att få en "personlig" etikett och arbeta e-postmeddelanden få en "Work" -ikett. Kvitton för inköpta produkter kan få en "Kvitton" -ikett. Det finns ingen anledning att göra den här delen manuellt - bara konfigurera Gmail så att det automatiskt sorterar ditt e-postmeddelande i kategorier för dig.

Färgkod alla dessa etiketter och du kan få din e-postklient att automatiskt kategorisera dina e-postmeddelanden och visa dig en överblick där de kommer ifrån. Om du vill färgkoda en etikett i Gmail klickar du på dess färgruta i den vänstra rutan och väljer en ny färg.

Med ett sådant etikettsystem kan du till och med få Gmail-appen på Android och e-postnotifierare på andra plattformar bara meddela dig när nya meddelanden anländer till viktiga etiketter, vilket förhindrar överbelastning av meddelanden.

Om det finns vissa e-postmeddelanden som du vill markera - kanske e-postmeddelanden från din chef eller make / maka - kan du skapa ett filter för att automatiskt stärka meddelanden från den avsändaren när de anländer. Du kan välja en inboxtyp med "Starred first" i dina Gmail-inkorgsinställningar, så att sådana viktiga e-postmeddelanden automatiskt stiger till toppen av din inkorg. Det här händer exakt enligt hur du konfigurerar Gmail - du behöver inte kämpa med inloggningsspecifiksystemet och försöka lära dig Gmail vad som är viktigt.

Detta är inte en set-it-and-forget-it-process. Visst, efter att du har prenumererat från e-post eller upprättat ett filter, fortsätter din e-postklient att vidta åtgärder på alla inkommande e-postmeddelanden - men det kommer alltid att finnas nya typer av e-postmeddelanden som anländer. Du måste vidta åtgärder för att avregistrera och filtrera dem ordentligt, förhindra att din e-postlåda blir oorganiserad igen.

Email gimmicks försöker automatisera denna process - de försöker automatiskt dölja e-postmeddelanden som du inte vill se, markera vad som är viktigt och kategorisera din e-postadress för dig. Men med lite mer uppifrån-arbete kan du ställa in din e-postbrevlåda för att fungera exakt hur du vill ha det, vilket eliminerar behovet av alla dessa gimmicker.