13Sep

Klipp tillbaka i tid Använd sändning och mottagande av e-post

Foto av H är för Hem

E-post kan göra kommunikationen lättare, men det kan också tömma din tid. Lär dig hur du behandlar inkommande e-post och skriv utgående e-post för att spara tid.

Enligt en undersökning från 2005 avslöjade intervjuer från anställda att tiden förlorad på e-post orsakade ett företag med 10 000 anställda att förlora uppskattningsvis 152 miljoner dollar i löner per år.

Email har tydligt sina nackdelar. Oklara e-postmeddelanden distraherar anställda från viktiga arbetsrelaterade uppgifter, molnkommunikationskanaler och skapar ofta extra arbete. Undvik fallgropar via e-post genom att följa nedanstående förslag.

Hur inkommande e-post kan slösa din tid

Foto av Dvortygirl

Det finns många typer av e-postmeddelanden som kan slösa bort din tid. De som:

  • Kan skäras ner från flera meddelanden och kondenseras till omfattande en
  • Inte direkt relaterad till dig
  • Håller dig i kontakt med dig men inte direkt, vilket gör att du är osäker på hur eller om du ska svara( och äterup time)
  • Låt dig inte göra någon åtgärd( som är oproduktiv)
  • Distrahera och / eller uppmuntra dig att slösa bort tid på nätet
  • Passar inte för e-postmeddelandet och ger bättre mening via en dynamisk kommunikationskanal, som t.ex.ett affärsmöte eller något format som är mer lämpligt för innehållet( som ett informationsrikt fristående dokument)

Hur man behandlar inkommande e-post effektivt

För att läsa och behandla e-post effektivt måste du fokusera på två saker - utredameddelande om e-postmeddelandet( eller brist på) och besluta om vilka åtgärder som ska vidtas som svar.

Steg 1: Skriv ut meddelandet( eller saknas)

När du läser ett nytt email, ta så lite tid som möjligt för att räkna ut:

  • Oavsett om högtalaren adresserar dig direkt eller indirekt
  • Oavsett om talaren har sagt vad deförvänta dig
  • Oavsett om det görs på ett tydligt sätt
  • Huruvida det övergripande meddelandet är relevant för dig
  • Huruvida det övergripande meddelandet verkar lämpligt med tanke på ditt förhållande till avsändaren( eller brist på om de försöker starta ett företagförhållande till exempel)

Det här hjälper dig att kontrollera vad meddelandet om e-postmeddelandet är och hur du vill svara. Det vill säga om du tänker reagera i första hand.

Det är särskilt viktigt att notera om talaren gör ett eller flera saker som kan locka dig att slösa bort dyrbar tid, till exempel:

  • Att vara oklart om vad de försöker säga
  • Använd språk på förvirrande eller eufemistiskt sätt för att undvika att tala inkonkreta termer( t.ex. "Jag tror att vi måste ha ett hjärta till hjärtat vid något tillfälle" mot "Kan du ringa mig den här veckan så att vi kan prata i telefon om något viktigt?")
  • Rambling eller gå av ämne
  • Inklusive information somär inget av ditt företag, olämpligt, stötande eller osammanhängande
  • Cc eller bcc'ing dig på meddelanden som inte är relevanta för dig
  • Upprepa samma meddelande genom olika e-postmeddelanden eller upprepa det som redan har täcks i tidigare meddelanden än e-post
  • Skriv om något som du redan har diskuterat och löst - på ett glömskt eller slarvigt sätt

I dessa typer av situationer, varSärskilt noga med att reagera på ett effektivt sätt som minimerar hur mycket tid du spenderar på kommunikationen. Eftersom det är lätt att låta ovanstående tvetydiga e-scenarier dränera din tid.

Steg 2: Bestäm vad som ska vidtas

När du vet vad meddelandet handlar om, ta reda på det mest produktiva sättet att svara. Här är några typiska svar:

  • Ändra konversationen till ett bättre kommunikationsmedium som telefon- och konferenssamtal
  • Svar på en återkommande fråga som ställs av flera personer - inte via e-post - men via ett mer informationsrikt medium som kan delas, till exempel en Google Doc
  • Notsvara på meddelanden som inte klargör vad högtalaren förväntar sig av dig( även om det känns lite oartigt)
  • Adressering av oklara meddelanden med direkta och korta konkreta frågor, till exempel "När du vill ha rapporten färdigställd av? "Eller" Hur skulle du vilja att jag bidrar till detta projekt? "
  • Plocka upp telefonen och ringa personen när som helst drama eller kommunikationsnedbrytning börjar inträffa - att skriva ut via e-post tar bara längre tid och kan intensifiera konflikten

Steg3: Återgå till uppgift

Viktigast, efter att du svarat på ett e-postmeddelande( vilket kan bestå av att inte svara och istället raderar meddelandet)du behöver komma tillbaka på uppgiften. Flytta vidare till nästa e-post som väntar i din inkorg, eller byt växlar och gå tillbaka till att göra jobbet istället för att svara på andras önskemål.

Hur sändning av e-post kan slösa din tid

Foto av Adikos

Dessutom finns det många typer av e-postmeddelanden du skickar som kan slösa bort din tid. De som:

  • Strängs ut i onödan i flera meddelanden, som var och en tar tid och tänkt att skräddarsy, istället för en omfattande
  • . Inte direkt relaterad till mottagaren, vilket är ett slöseri med ansträngning från din sida.
  • Är intetydlig noggrann och dra i långa e-postkonversationer och / eller missförstånd eller inga produktiva åtgärder alls( vilket innebär att du måste spendera tid på att initiera samtalet igen senare)
  • Rikta inte mottagaren för att vidta några åtgärder, vilket ärunproductive
  • Distrahera och uppmuntra mottagaren att slösa bort tid på nätet - vilket innebär att det uppmuntrar detsamma
  • Ej lämpat för e-postformatet, men bättre kommuniceras via realtidssamtal eller genom ett instruktions- eller informationsrikt dokument somsom en manual, bloggartikel, FAQ-sida, företagsrapport eller PowerPoint-presentation

Hur skickar du e-post effektivt

För att kunna skriva e-postsom inte slösar bort din tid på lång sikt( för att inte tala om din mottagares tid) måste du fokusera på fem saker: kommunicera ett tydligt meddelande, be om att din mottagare vidtar åtgärder, genom att använda bra struktur, redigera innan du slår skicka,och följa upp effektivt.

Steg 1: Få klart på ditt meddelande

Innan du till och med utarbetar ett e-postmeddelande måste du få kristallklart på meddelandet. Bestäm:

  • Vad du vill kommunicera
  • Varför vill du kommunicera det
  • Vilka åtgärder vill du att din mottagare ska ta
  • Hur du bäst kan övertyga dem att vidta sådana åtgärder

Här är några vanliga skäl att skicka e-post:

  • Att påminna någon omen tidsfrist
  • För att ge någon skriftlig anvisningar om en uppgift
  • För att ställa en snabb fråga som kan besvaras på ett adekvat sätt genom att skriva
  • För att svara på en snabb fråga som kan besvaras på ett adekvat sätt genom att skriva
  • För att skicka över tidskänslig information
  • Att erbjuda lediga datumför att planera ett möte
  • Att följa upp efter ett möte och visa uppskattning

I alla dessa exempel, förutom den sista, vill du att din mottagare ska vidta några åtgärder( även om det bara svarar på dig).

Ibland verkar åtgärden inte som en handling. Kanske vill du:

  • Passera med ett tips för din medarbetare
  • Låt dina vänner veta att du landat säkert på ditt resmål
  • Ge en kort uppdatering om hur du gör på din nya destination och hur du kan nås i nästaflera veckor

I var och en av dessa situationer berättar du inte att din mottagare ska vidta en viss åtgärd. Det är dock underförstått att de inte förväntas vidta några åtgärder, så länge du ger e-posten korrekt stängning, eller åtminstone genom att signera ditt namn. De förstår att kommunikationen lätt kan sluta med din email;att de inte behöver svara.

Steg 2: Begär din mottagare vidta åtgärder som kan vidtas

För att skriva effektiva e-postmeddelanden som sparar tid, måste du göra dem åtgärdliga. Och du måste se till att din mottagare är tydlig på vilken åtgärd som förväntas av dem.

Om du inte syftar till detta men försöker stava ut din livshistoria eller förklara varför du håller ut för nästa iPhone -modell istället för att få den senaste, kan du glömma att spara tid eftersom pennkalken skriver tarmycket tanke och tid.

Fokusera på följande när man gör en e-poståtgärd:

  • Ställ in deadlines
  • Utarbeta beredskapsplaner
  • Erbjuder potentiella alternativ för nästa handlingsåtgärd( t.ex. gånger du är tillgänglig för ett personligt möte, platser du kan träffas på)
  • Ge en åsikt när du frågat om en
  • Gör en förfrågan som är lämplig för skrivning och är faktiskt bekvämare att använda ett annat kommunikationssätt
  • Ange en uppsättning anvisningar för en uppgift som din mottagare har kommit överens om att utföra

Var proaktiv och självständig när du skisserarhandlingsbara steg. Undvik att fråga öppna frågor om det inte finns något annat alternativ. Eftersom öppna frågor är motsatsen till handlingbart innehåll.

Här är några exempel:

  • I stället för att fråga din mottagare om att ge dig sitt schema( och slösa ett email i processen) - börja med att skicka dem dina lediga mötestider.
  • Istället för att fråga din mottagare vad de tycker om ett visst affärsbeslut, redogöra för det potentiella beslutet och begära konstruktionens återkoppling. På så sätt kommer de inte att behöva komma på något på egen hand och kommer istället att ha något att arbeta med

. Du behåller e-poståtgärder genom att ge tydliga instruktioner till läsaren och hålla innehållet aktivt istället för öppet.

Det viktigaste är att du måste se till att alla åtgärder du förväntar dig av din läsare tydligt kommuniceras. Anta inte att de vet att du vill skapa ett möte den här veckan, bara att du erbjuder dina lediga tider. Anta inte att de vet vilken arbetsuppgift din uppsättning instruktioner gäller för. Ange det uttryckligen och vänligen låt dem veta vad du vill att de ska göra.

Steg 3: Skapa bra struktur

En du har ditt meddelande tydligt definierat och du har gjort det möjligt, det är dags att organisera det på ett sådant sätt att förmedla den tydligheten och dina handlingsbara förfrågningar.

Punkt: En allmän regel att följa är att hålla stycken under fem meningar. Det är inte bara svårt att fokusera på långa stycken medan webläsning, men klumpiga stycken ger mottagaren möjlighet att förlora fokus och kanske missa de viktigaste punkterna. Detta leder då till slarviga eller överflödiga svar, vilket molnar kommunikationskanalen.

-meningar: Använd aktiv röst när du skriver meningar. Håll meningar kort och till punkten. Undvik att gå på tangent eller för att förklara din resonemang eller känslor om saker. Istället håller du fast vid fakta och vilka åtgärder du begär att din mottagare tar.

Ord: Försök att inte använda stora ord eller slang, om du inte vet att din publik kommer att förstå dem. Undvik skämt och kulturella referenser som kan missuppfattas, eftersom allt som lätt kan tolkas är ett potentiellt hinder för effektiv kommunikation.

Undvik extra ord och kvalificerade fraser."Med tanke på den nuvarande situationen där det här händer, tror jag att det kan vara klokt att. .." är ett kvalificerat uttalande som inte bara spenderar ord och tid, men distraherar från det riktiga budskapet. Ange istället din rekommendation utan att behöva kvalificera den.

Ett annat exempel: "Jag undrade om jag kunde fråga dig. .." Klipp ut denna fras och fråga helt enkelt frågan. Det kommer också att öka ditt självförtroende, för att du inte omedvetet söker tillstånd att kommunicera proaktivt.

Punctuation: Håll interpunktion enkelt. Kvalificerande ord och fraser är bara effektiva när de används för att skapa artighet vid initiering av kommunikation med någon som du vill ha ett affärsrelaterat eller personligt förhållande med. I sådana fall vill du inte nödvändigtvis vara till kommande men använda några artiga fraser för att visa respekt för sin tid.

Minimera kommateckenanvändning - detta hjälper dig naturligtvis att hålla meningar korta. Undvik lata textinspirerade tal, med överanvändning av punkt-punktpunkter och kommandon i följd. Punktera istället dina meningar med korrekt engelska och utnyttja sammandragningar när det är vettigt, eftersom de gör läsflödet bättre.

Dessutom överväga punkterande listor med punktpunkter och använda en rad streck för att bryta upp större sektioner( som kan innehålla en eller flera stycken).

Bullet-punkter och sektionsbrott förbättrar webläsbarhet, samt hjälper dig att organisera ditt meddelande tydligare.

Steg 4: Redigera innan du skickar

Innan du skickar ett mail, ta 1-2 minuter för att läsa det högt. Detta hjälper dig att fånga misstag eller märka besvärliga delar som du inte normalt skulle säga personligen. Räcka bort de extra orden och förenkla skiljetecken. Bullet ut listar och skära ner på dina stycken.

När du kan svara på följande frågor med ett "ja", är du redo att slå "skicka":

  • Är meddelandet klart?
  • Är förväntningarna effektiva och tydliga?
  • Kommer min mottagare att lyckas få mitt meddelande? Framgång innebär att de vet vilket svar som förväntas av dem.
  • Om rollerna vändes, skulle jag kunna få det här meddelandet med framgång?

Steg 5: Följ upp effektivt

Dessutom vara proaktiv när du följer upp dina e-postmeddelanden. Om någon inte svarar på en direkt förfrågan, slösa inte tid på att undra vad som hände. I stället skicka en artig men direkt uppföljnings email för att checka in med dem. Applicera de ovan angivna principerna. Och slösa inte för mycket tid på att försöka få svar;Om mottagaren inte kommunicerar med dig, vet när du ska gå vidare eller närma dig dem i stället.

Använd e-post för att spara tid

E-post kan spara dig mycket tid om du vet hur du använder den effektivt. Och det här gäller både att skicka och ta emot meddelanden.

E-post används bäst för att leverera handlingar som kan kommuniceras ordentligt via skrivning. Om du utnyttjar fördelarna med e-post och undviker de många tidskrävande fallgroparna, fungerar den som ett kraftfullt verktyg.