9Jul
När du vet att du kommer att vara ute av kontoret i några dagar kan du ställa in Out of Office Assistant för att svara automatiskt och låta folk veta att du njuter av din semester medan de fastnar på jobbet.
För att skapa ett kontorssvar i Outlook skapar vi en e-postmall med meddelandet vi vill använda och skapar sedan en regel som skickar ett svar med det meddelandet till alla e-postmeddelanden vi mottar under ett visst datumintervall.
OBS! Outlook måste vara öppet för att regeln ska kunna köras och din kontorsvar ska skickas. Så se till att du lämnar datorn och Outlook körs medan du är ute av kontoret.
Steg 1: Skapa en meddelandemall
För att skapa en meddelandemall i Outlook, se till att fliken "Hem" är aktiv och klicka på knappen "Ny e-post" i avsnittet Ny.
Ange det meddelande du vill skicka som ett automatiskt svar i meddelandefältet. Ange inte en till e-postadress eller ett ämne. Klicka sedan på fliken "Arkiv".
Klicka på "Spara som" i listan över alternativ på vänster sida på backstage-skärmen.
Välj dialogrutan Spara som, välj "Outlook Template( *. oft)" i rullgardinsmenyn Spara som typ.
Du tas till mappen för användarmallar. Ange ett namn för mallen i rutan "Filnamn", behåll ".oft" -tillägget och klicka på "Spara".
Om du vill kopiera din e-postmall för kontorsvarning till en annan dator eller säkerhetskopiera den, är den fullständiga sökvägen till mappen Användarmallar C: \ Users \ & lt; användarnamn & gt; \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates. Byt ut & lt; användarnamn & gt;med ditt Windows-användarnamn.
Stäng meddelandevinduet genom att klicka på "X" knappen i det övre högra hörnet.
En dialogruta visar att du vill spara ett utkast till meddelandet. Du behöver inte, för att du sparade den som en mall, men du kan om du vill. Klicka på "Ja" om du vill spara utkastet eller "Nej" om du inte gör det.
Steg två: Skapa en regel för att automatiskt svara på nya e-postmeddelanden
Nu kommer vi att ha vår utelämning av e-postadress för kontorsvarning. Vi ska skapa en regel för att använda den mallen för att svara på alla meddelanden som kommer in under ett visst datumintervall. Se till att fliken "Hem" är aktiv.
Klicka på "Regler" -knappen i avsnittet Flytta och välj "Hantera Regler &Varningar "från rullgardinsmenyn.
Du kan också klicka på "Arkiv" fliken för att komma åt skärmbilden bakåt. Se till att skärmen "Info" är aktiv( klicka på "Info" till vänster om det behövs) och klicka sedan på "Hantera regler &Varningar "-knappen.
I dialogrutan Regler och varningar kontrollerar du att den e-postadress till vilken du vill tillämpa den här regeln är vald i rullgardinsmenyn "Använd ändringar i den här mappen".Om du vill att den här regeln ska tillämpas på alla dina konton i Outlook, visar vi hur du gör det senare i den här artikeln. Klicka på fliken "E-postregler" om den inte redan är aktiv och klicka sedan på knappen "Ny regel".
På den första skärmen i Regelguiden dialogrutan, klicka på "Använd regel på meddelanden jag får" i avsnittet "Starta från en tom regel".Alternativet läggs till i "Steg 2: Redigera regelbeskrivning( klicka på ett understruket värde)" rutan. Det finns inget att redigera för den här delen av regeln, så klicka på "Nästa" för att fortsätta.
Den andra skärmen i dialogrutan Regelguiden låter dig välja vilka villkor som ska kontrolleras när du mottar e-postmeddelanden. Om du vill ha ditt kontorssvar som skickats ut under ett visst datumintervall, markerar du rutan "Mottagen i en viss tidsperiod" i rutan "Steg 1: Välj villkor".Villkoret läggs till i "Steg 2: Redigera regelbeskrivningen( klicka på ett understruket värde)" rutan, som tidigare, men den här gången finns det en del av beskrivningen som ska redigeras. Om du vill lägga till ett datumintervall klickar du på länken "i ett visst datumintervall" i rutan Steg 2.
I dialogrutan Datum mottagen markerar du rutan "Efter", klicka på rullgardinsmenyn och klickar på det datum då du vill ha det automatiska meddelandet om kontorsändning som skickats. Om du till exempel vill ha ditt kontorssvar att börja sända den 8 februari väljer du 7 februari för efter-datumet.
Kontrollera sedan rutan "Innan", välj ett datum från datumrutan till höger om rutan Tidigare. Datumet du väljer ska vara dagen efter att du vill att kontorssvaret slutar skickas. Om du till exempel vill att 15 februari ska vara den sista dagen som ditt kontorssvar är skickat, välj 16 februari som Före datum.
Datumen du valde läggs till i skicket i rutan Steg 2.Klicka på "Nästa" i dialogrutan Regelguiden för att fortsätta.
På den tredje skärmen i dialogrutan Regelguiden väljer du vad du vill göra med inkommande e-postmeddelanden under datumintervallet. Vi vill svara på alla e-postmeddelanden med hjälp av den mall som vi skapade i det första avsnittet, så vi kontrollerar rutan "svara med en specifik mall" i rutan "Steg 1: Välj åtgärd".För att välja den mall som skapades klickar du på länken "En specifik mall" i rutan "Steg 2: Redigera regelbeskrivning( klicka på ett understruket värde)".
Välj dialogrutan Välj en svarmall genom att välja "Användarmallar i filsystem" från rullgardinsmenyn "Look in".
Välj den mall du skapade( i vårt fall, mallen "Out of Office Reply") och klicka på "Öppna" -knappen.
Den fullständiga sökvägen till den valda mallen läggs till i den valda åtgärden. Klicka på "Nästa" för att fortsätta.
På den fjärde registerns Wizard-skärm kan du välja vilka undantag du vill tillämpa på regeln, till exempel om du vill utesluta vissa personer eller grupper( "förutom om från personer eller offentliga grupper").Vi kommer inte att lägga till några undantag från vår regel, så klicka på "Nästa" för att fortsätta.
Ange ett namn på regeln i rutan "Steg 1: Ange ett namn för den här regeln".Fönstret "Slå på den här regeln" är som standard markerad, så regeln slås automatiskt på.Oroa dig dock inte. Det kommer inte att löpa förrän efter det efter-datum du angav.
Vi vill inte köra regeln på meddelanden som redan finns i vår inkorg, så lämna rutan "Kör den här regeln nu i meddelanden redan i inkorgen".Om du vill köra den här regeln på alla dina e-postkonton i Outlook, markera rutan "Skapa den här regeln på alla konton".Klicka på "Slutför" -knappen.
Regeln läggs till i listan. Klicka på "OK" för att stänga dialogrutan Regler och varningar.
Nu när någon skickar ett mail till dig under det datum du angav, kommer de automatiskt att få meddelandet i den e-postmall du skapade.
Även om avsändaren får ett automatiskt svar som säger att du är ute av kontoret, får du fortfarande deras email med en ikon som anger att ett automatiskt svar har skickats. Men du kan känna dig motiverad att ignorera den tills du kommer tillbaka.
När datumintervallet på regeln har passerat gäller inte regeln för inkommande e-postmeddelanden. Du kan dock fortfarande stänga av regeln. För att göra så öppnar du dialogrutan Regler och varningar igen som beskrivits tidigare och avmarkerar rutan till vänster om regeln i listan. Klicka på "OK" för att stänga dialogrutan.
När du använder denna regel för att skicka ett automatiskt utan kontorssvar skickas svaret en gång till varje avsändare under en enda Outlook-session. En session är när du öppnar Outlook tills du avslutar programmet. Detta förhindrar dubbla svar från att skickas till samma avsändare som skickar dig flera meddelanden. Outlook-spår som har fått ett automatiskt svar under varje session men den här listan återställs när du avslutar Outlook. Så, lämna Outlook öppet( avsluta inte och öppna) så regeln kommer att köras och det automatiska svaret från kontoret skickas till alla som skickar e-post till dig och så skickar avsändarna inte flera av kontorssvar.