9Jul

Bygg en organisationskarta i Visio 2010

Att försöka hantera ett företag idag är det väldigt viktigt att ha en organisationsdiagram för att hålla allt hanterbart. Här visar vi dig hur du bygger en i Visio 2010.

Denna gästartikel skrevs av våra vänner på Office 2010 Club .

Behov av organisationskartor

Behovet av att skapa Organisationskartor blir idag oumbärligt, eftersom företag börjar fokusera på omfattande anställningar för tillgänglighet, ökad produktivitet och inriktning på olika marknader. Med tanke på denna strikta förändring kan skapa ett organisationsschema hjälpa intressenter att förstå den ständigt växande organisationsstrukturen &hierarkin med lätthet. Det visar den grundläggande strukturen i organisationen tillsammans med att definiera relationerna mellan anställda som arbetar i olika avdelningar.

Opportunely, Microsoft Visio 2010 erbjuder ett enkelt sätt att skapa organisationsschema. Som tidigare har ortodoxa sätt att lista organisationshierarki använts för att definiera avdelningsstruktur tillsammans med möjlig kommunikation inklusive;horisontell och vertikal kommunikation. För att omvandla dessa listor som definierar organisationsstruktur, till ett detaljerat diagram innehåller Visio 2010 ett tillägg för att importera Excel-kalkylblad, vilket är till nytta för att dra ut data från kalkylblad för att skapa ett organisationsschema.

Det är viktigt att du inte behöver hänga dig i labyrinten för att definiera organisatoriska hierarkier och chalking-out-strukturer, eftersom du bara behöver ange kolumnen &radhuvuden, tillsammans med data du behöver importera och det skapar automatiskt diagramdiagram.organisatoriska hierarkier med specificerade uppgifter för varje anställd, kategoriserad i deras motsvarande avdelningar.

Skapa organisationsscheman i Visio 2010

Till att börja med har vi skapat ett Excel-kalkylblad med fält, Namn, Handledare, Beteckning, Avdelning och Telefon .-namnet -fältet innehåller namnet på alla anställda som arbetar i olika avdelningar, medan Supervisor -fältet innehåller namn till chefer eller lagledare. Detta fält är viktigt för att skapa Organization Chart, eftersom det definierar den grundläggande strukturen &hierarkin i diagrammet.

Starta nu Visio 2010, gå över till fliken Visa, under Add-Ons-menyn, från Företagsalternativ, klicka på Organisationsdiagramguiden.

Det här startar organisationsdiagramguiden, i det första steget aktiverar du Information som redan är lagrad i en fil eller databas och klickar på Nästa.

När vi importerar Excel-ark, välj det andra alternativet för att importera Excel-kalkylblad.

Ange Excel-filvägen och klicka på Nästa för att fortsätta.

I det här steget måste du ange de fält som faktiskt definierar en organisations struktur. I vårt fall är dessa Namn & Supervisor fält. Efter att ha specificerat fält klickar du på Nästa för att fortsätta.

Som organisationsschema är främst för att visa hierarkin av avdelningar / anställda som arbetar i organisationen tillsammans med hur de är kopplade ihop och vem som övervakar vem. Med tanke på detta kommer vi i detta steg att lämna ut tillsynsplan eftersom det inte är nödvändigt att inkludera det, eftersom Visio automatiskt chalkerar ut den grundläggande strukturen som definieras i Excel-arket. Lägg till resten av fälten under Visade fält kategori och klicka på Nästa.

Välj nu de fält som du vill inkludera i Organisationskartaets former och klicka på Nästa.

Detta steg handlar om att bryta diagrammet till flera sidor. Om du arbetar med 100+ anställda kan du ange antal sidor som organisationsschemat kommer att visas på.Men i vårt fall handlar det om mycket mindre mängd data, så vi kommer att aktivera . Jag vill att guiden automatiskt ska bryta mitt organisationsschema över sidorna .Ange det namn du behöver visa högst upp på sidan. Om du har mindre än 20 hierarkier, ange namnet på den högst rankade medarbetaren i organisationen och klicka på Slutför för att avsluta guiden.

Det skapar omedelbart ett organisationsschema utifrån specificerat Excel-kalkylblad. Högst rankad anställd kommer att visas på toppen av organisationsschemat, som övervakar olika anställda från olika avdelningar. Såsom framgår nedan hanterar hans omedelbara underordnade ytterligare anställda och så vidare.

För avancerade anpassningar, gå över till Org Chart fliken, här hittar du olika grupper för att konfigurera Org Charts hierarki och hantera andra anställdas positioner. Under Arrangera -gruppen kan formernas arrangemang ändras och det ger enkel navigering genom diagrammet. Du kan också ändra typ av position och dölja underordnade personer för vald anställd.

Från Picture -gruppen kan du lägga in en bild av anställda, avdelningar etc. Från synkroniseringsgruppen har du möjlighet att skapa en synkroniserad kopia och utökade underordnade av vald anställd. Under Organisationsdata-gruppen kan du ändra hela layouten på organisationsschemat från Displayalternativ inklusive;formskärm, visa divider, aktivera / inaktivera importerade fält, ändra blockposition och fyll färger etc.

Om du vid någon tidpunkt behöver lägga in en ny position eller meddela lediga platser, är Organisationskartan stencil alltid tillgänglig på vänster sidofält. Dra önskad organisationskartaform till huvuddiagramsidan, för att behålla strukturintegriteten, dvs för att infoga underordnade för en viss anställd, dra positionformen över den befintliga formaten för anställda.

Till exempel har vi lagt till en konsult inom organisationen, som är direkt under VD för att upprätthålla detta, vi har dragit Consultant -rutan och släppt den över VD-rutan för att göra den omedelbara ställningen.

Lägga till detaljer i ny position är en cinch, högerklicka bara på ny positionsfält och klicka på Egenskaper.

Detta öppnar dialogrutan Formdata, börjar fylla i all relevant information och klicka på OK.

Här kan du se att den nyskapade positionen enkelt kan fyllas med all den angivna informationen. Om du nu utökar en organisationsdiagram behöver du inte längre behålla långa listor. Under fliken Design kan du också prova olika mönster &layouter över organisationsschema för att få det att se ut som mer flamboyant och professionellt.

Slutsats

En organisationsdiagram är ett utmärkt sätt att visa detaljerade organisatoriska hierarkier.med definierade referenser för anställda, avdelningsstruktur, nya lediga platser, nyanställda anställda, nyligen tillsatta avdelningar, och visar viktigast det mest praktiska sättet att samverka mellan olika avdelningar ochanställda etc.