5Aug
Skapar du verkligen långa dokument i Word? Om så är fallet vet du säkert att Word inte alltid spelar bra med dem. Det är vanligtvis smartare att dela upp dina långa dokument i flera Word-filer.
Men hur ser du till att sidorna är nummererade korrekt och enkelt skapar en innehållsförteckning och ett index för hela dokumentet? Det är där Words huvuddokumentfunktion kan hjälpa till. Det låter dig kombinera flera Word-filer till en enda Word-fil.
Ett huvuddokument är en Word-fil som innehåller länkar till en uppsättning andra, separata Word-filer, som heter subdocuments. Innehållet i underdocumenten är inte införd i huvuddokumentet. Huvuddokumentet innehåller bara länkar till underdocumenten. Detta gör att du kan redigera subdocumenten separat. Eventuella ändringar som görs i underdokumenter införlivas automatiskt i huvuddokumentet. Om det finns flera personer som arbetar på ett enda dokument, tillåter ett huvuddokument dig att skicka olika delar av dokumentet till olika personer att arbeta med.
I den här artikeln visar vi dig grunderna i att skapa ett huvuddokument och underdokument från början och skapa ett huvuddokument från befintliga underdokumenter. Vi visar också hur du enkelt kan lägga till en innehållsförteckning i början av huvuddokumentet.
Skapa ett huvuddokument från scratch
Om du startar ett nytt huvuddokument utan existerande underdokumenter kan du skapa en från början. För att göra det, skapa ett nytt, tomt Word-dokument och spara det och ange i filnamnet att det är ett huvuddokument.
När du har sparat din huvuddokumentfil klickar du på fliken Visa och klickar på Översikt i avsnittet Dokumentvisningar på fliken.
Börja ange rubrikerna för ditt dokument i konturformat med hjälp av rullgardinsmenyn Nivåformat och de gröna höger- och vänsterpilarna i avsnittet Översiktsverktyg på fliken Utseende för att ändra nivåerna på rubrikerna.
När du har angett alla rubriker du vill ha, klickar du på Visa dokument i huvuddokumentets avsnitt på fliken Outlining.
Fler alternativ blir tillgängliga i huvuddokumentets avsnitt på fliken Outlining. Välj hela konturen i dokumentet och klicka på Skapa.
Klicka på Skapa omsluter varje dokument i sin egen ruta. Spara huvuddokumentfilen igen vid denna punkt.
Varje ruta i huvuddokumentet blir en separat fil, som visas nedan. Namnet på den första rubriken i varje ruta i huvuddokumentet används som filnamn för varje underdokumentfil.
För att gå tillbaka till föregående vy, till exempel Utskriftslayout, klickar du på Stäng översiktsvy i avsnittet Stäng på fliken Outlining.
För att lägga till en innehållsförteckning i ditt huvuddokument, placera markören i början av dokumentet och klicka på fliken Referenser. Klicka på Innehållsförteckningens rullgardinsmeny i avsnittet Innehållsförteckning. Välj ett av alternativen Automatisk tabell för att infoga en automatiskt genererad innehållsförteckning vid infogningspunkten.
Om du vill se de avsnittbrott som läggs in av Word när du skapade underdocumenten klickar du på fliken Hem och klickar på symbolen för punktsymbolen i avsnittet Avsnitt.
Word visar sektionsbrott och vilka typer de är.
OBS! När du skapar ett huvuddokument från början, lägger Word in en kontinuerlig sektionsbrytning före och efter varje underdokument du skapar. Det betyder att det inte finns några sidbrytningar i ditt dokument. Du kan enkelt ändra typ av varje sektionsbrytning.
Följande bild visar hur ditt dokument ser ut i kontrastläge med de subdokumenter som visas expanderat.
Skapa ett huvuddokument med hjälp av befintliga Word-filer
Om du har några befintliga dokument som du vill inkludera i ett huvuddokument kan du skapa en ny huvuddokumentfil och infoga de befintliga dokumenten som underdokumenter. För att göra detta, skapa ett nytt, tomt Word-dokument och spara det som vi nämnde tidigare när du skapar ett huvuddokument från början.
Klicka på fliken Visa och klicka sedan på Översikt i avsnittet Dokumentvisningar. Fliken Outlining blir tillgänglig och aktiv. Klicka på Visa dokument i huvuddokumentet för att aktivera ytterligare alternativ. Om du vill lägga till ett underdokument till huvuddokumentet klickar du på Infoga.
I dialogrutan Infoga underdokument går du till platsen för de dokument som du vill infoga. Välj den första filen och klicka på Öppna.
OBS! Det kan vara enklare om du lagrar dina underdokumentfiler i samma katalog som din huvuddokumentfil.
Om följande dialogruta visas och berättar om en stil som finns i både underdokumentet och huvuddokumentet klickar du på Ja till alla-knappen. Detta håller alla stilar i underdokumentet förenligt med stilerna i huvuddokumentet.
Upprepa stegen för att infoga underdokumenter för varje dokument som du vill inkludera i ditt huvuddokument. När du är klar kan du kollapsera underdocumenten, om så önskas. För att göra detta klickar du på Collapse Subdocuments i huvuddokumentets avsnitt på fliken Outlining.
Du måste spara ditt dokument för att kollapsera underdocumenten, så visas följande dialogruta om du inte har gjort det. Klicka på OK för att spara dokumentet.
Observera att hela sökvägen till vart och ett av dina underdokumentsfiler visas i varje underdokumentslådan. För att öppna ett underdokument för redigering kan du antingen dubbelklicka på dokumentets symbol i det övre, vänstra hörnet av underdokumentsrutan eller Ctrl + Klicka på länken till filen.
ANMÄRKNING: När du importerar befintliga Word-filer till en huvuddokumentfil lägger Word in en nästa sidaavsnitt, före och en kontinuerlig sektionsbrytning efter varje underdokument.Återigen kan du enkelt ändra typ av varje sektionsbrytning, om det behövs.
Om du vill visa huvuddokumentet i en icke-kontorsvy klickar du på fliken Visa och klickar på Skriv ut layout eller annan visningstyp i avsnittet Dokumentvisningar.
Du kan lägga till en innehållsförteckning på samma sätt som vi nämnde ovan när du skapar ett huvuddokument och underdokumenter från början.
När du har tagit med alla underdokumenter i huvuddokumentet kan du lägga till eller redigera rubriker och sidfot, skapa innehållsförteckningen( som vi illustrerade), skapa ett index och arbeta med andra delar av dokumentet som är vanliga förhela dokumentet.
För båda metoderna som diskuteras i den här artikeln för att skapa huvuddokument, uppdateras innehållet för det underdokumentet i huvuddokumentet när du redigerar ett dokument som ingår i ett huvuddokument.
Huvuddokument i tidigare versioner av Word skadade ibland dokumenten. Du kan stöta på det här problemet i Word 2010. Mer information finns på Microsoft Answers-webbplatsen.