17Aug
Det "papperslösa kontoret" vi lovades verkar aldrig komma fram för många människor. Verkligheten är dock att ett papperslöst kontor är här idag om du vill utnyttja det.
Om du fortfarande är någon som skriver ut e-post, webbsidor och andra dokument kan du sluta nu. Det finns bättre sätt att hålla reda på din information och komma åt det snabbare - du kan trots allt inte söka efter ord på fysiska pappersbitar.
Fallet mot utskrift
Utskrift är kostsamt och obekvämt, vilket kräver ofta dyra bläckpatroner, skrivarpapper och nya skrivare när den billiga bläckstråleskrivaren oundvikligen misslyckas. Allt papper blir rörigt som måste ordnas ordentligt, eller du kommer aldrig att kunna hitta det du söker. Du kan inte komma åt det när du är borta från ditt kontor, du kan inte söka över det, och du har bara en kopia så att du är i trubbel om någonting någonsin händer med det.
Utskrift var nödvändig när datorer var tunga tegelstenar som satt fast vid skrivbord. Vi går nu runt med datorer i våra fickor, tabletter som kan approximera storleken på en bit papper och molntjänster som kan säkerhetskopiera och synkronisera alla dina dokument på alla dina enheter. Du kan söka efter dokument som du har sparat med de ord de innehåller så att du inte behöver konfigurera och behärska ett komplicerat arkivsystem.
Hur man inte skriver ut
Våra geeks kan ha slutat skriva ut för länge sedan, men det finns många människor där ute som fortfarande skriver ut e-post och webbsidor regelbundet. Vi försöker erbjuda några tips för att vägleda dig bort från skrivaren och till ett nytt sätt att spara och organisera information som är meningsfullt.
- Skapa ett digitalt arkivskåp : För det första vill du bestämma var du ska spara saker istället för att skriva ut dem. Det hjälper till att ha en konsekvent plats där du sparar allt. Vi rekommenderar en slags molntjänst som synkroniseras över alla dina enheter så att du kan komma åt dem på smartphones och surfplattor såväl som din dator. Många använder Evernote som deras arkiv för alla sina anteckningar och dokument, men du kan också välja att spara till en cloud-lagringstjänst som Dropbox, Google Drive eller Microsoft OneDrive. Om du verkligen föredrar lokalt lagringsutrymme, kan du spara dina filer till en enda mapp på din dator - men var säker på att säkerhetskopiera den. Det här blir mindre bekvämt eftersom du måste manuellt kopiera filer till andra enheter om du vill se dem på annat håll.
- Skriv ut till PDF : Allt du vill skriva ut - om det är ett kvitto, dokument, e-post eller webbsida - kan skrivas ut till en PDF-fil. Först måste du installera en PDF-skrivare på din Windows-dator. Du kan då gå igenom utskriftsprocessen som vanligt och välja den virtuella PDF-skrivaren. Du får en fil som du kan lagra i något som Evernote eller Dropbox.
- Utskriftsmeddelanden : E-postmeddelanden kan skrivas ut till PDF på samma sätt. Du kan också försöka ställa in dem( om du använder Gmail) eller lägga till dem i en särskild mapp eller etikett där du senare kan hänvisa till dem. Du kan komma åt dessa e-postmeddelanden senare från vilken enhet som helst med en e-postklient - inget behov av utskrift.
- Skriva ut webbsidor : Om du skriver ut webbsidor för att se senare kan du skriva ut dem till PDF istället. Du kan också bokmärka dem för att visa dem senare( dina bokmärken kan synkronisera på alla dina enheter).Om du vill läsa webbsidan senare använder du en tjänst som Pocket eller Instapaper för att skapa en lista med saker du vill läsa. Tjänster som dessa tar en webbsida, konverterar den till en läsbar artikel som endast är textad och lagrar den även offline på mobila enheter så att du kan läsa webbsidan senare utan att behöva skriva ut.
- Skriva ut kartor : Du ska inte behöva skriva ut kartor om du har en smartphone med GPS.Om du använder Google Maps kan du logga in på Google Maps-appen och visa en lista över sökningar du har gjort på Google Maps-webbplatsen på datorn. Du kan också skriva ut kartan till PDF, förstås.
- Faxdokument : Några förkalkade gamla företag kräver fortfarande fax. Du kan använda en tjänst som HelloFax för att skicka fax via webben. HelloFax erbjuder fem gratis fax per månad - det borde vara mer än tillräckligt för hemanvändare som bara ibland behöver faxa ett företag.
- När någon insisterar på utskrivna dokument : Tyvärr insisterar vissa organisationer på utskrivna dokument. Det finns bara inget att komma runt detta. Om de inte tar en PDF via e-post kanske du måste skriva ut.
- Vad du ska göra med dina gamla pappersdokument : Det är lättare att börja gå vidare på ett papperslöst sätt istället för att bestämma att metodiskt konvertera alla dina gamla pappersdokument till digitala versioner - det kan vara mycket arbete.Ändå kan du skanna dina gamla dokument till PDF-filer med en skanner.
Använda dina digitala filer
Din digitala arbetsyta har nu ett antal fördelar som papper inte har:
- Backup : Dina filer säkerhetskopieras om du har lagrat dem med en tjänst som Evernote, Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Om ditt hus brinner ner, kommer du inte att förlora dina viktiga dokument.
- Sök : Du kan enkelt söka igenom alla dina elektroniska dokument för att hitta de dokument du behöver utan att siktas genom pappersberg. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, även Windows - de har alla sökfunktioner i fulltext.
- Åtkomst överallt : Dina papper kan nås var som helst från en dator, smartphone eller surfplatta. Om du är ute och behöver leta upp något, kan du göra det från din smartphone istället för att gå hem och gräva igenom dina papper.
- No Clutter : Du behöver inte oroa dig för att lagra, organisera, göra plats för och decluttering dina dokument.
- Inga utskriftskostnader: Om du inte behöver köpa dyra bläck, billiga skrivare och högar skrivarpapper sparar du pengar.
Naturligtvis kan vissa dokument vara för känsliga för att lagras på nätet. I situationer som detta kan du alltid använda kryptering - skapa en krypterad behållare och lagra den i en tjänst som Dropbox, Google Drive eller SkyDrive. Människor behöver lösenordet innan de kan komma åt dina dokument.
Bildkrediter: Sarah Kolb-Williams på Flickr, cellanr på Flickr, jeremyfoo på Flickr