1Jul

Avvena dig från kompulsiv e-postkontroll med positiv belöning

Foto av Esparta

Kollar du ditt mail oftare än du behöver? Upplever du abstinenssymptom när du inte har kontrollerat din epost på ett tag? Kompulsiv e-postkontroll är en ohälsosam vana som hindrar dig från att göra mer viktiga saker. Använd positiv belöning för att skapa ett hälsosammare förhållande till din inkorg.

Email är inte alltid produktiv

Det finns tre huvudorsaker till varför e-post inte alltid är produktiv.

1. E-post tar tid bort från andra saker: Det kan vara lätt att motivera kompulsiv e-postkontroll eftersom det känns som att du får något gjort. Det är ju bra att läsa igenom meddelanden, svara på vissa och tömma din inkorg. Men det är bara produktivt när det är gjort med viljan - inte under tiden som är omvänd för andra viktiga uppgifter.

2. E-post kan inte skilja sig från chit-chat: Använda e-post för att kommunicera med vänner, kollegor eller bekanta kan inte skilja sig från chit-chat i lunchrummet. Om konversationen inte är så viktig och sträcker sig bortom vad som är en rimlig paus, avskräcker du dig från ditt arbete.

3. E-post är vanligtvis om andra personer: Email uppmuntrar dig att tillgodose andra människors behov, förfrågningar och frågor - istället för din egen. E-post har tid och plats i din dag, men det måste ha en bestämd tid och plats. Inte bara någon gång du känner för att kolla.

Diagnosera ditt problem

Människor tvingar saker för alla möjliga orsaker. Den vanligaste orsaken är att undvika att uppleva något särskilt obehagligt. Om du kontrollerar e-post tio gånger om dagen utan god anledning försöker du förmodligen att undvika någon eller någon sak.

Kompulsiv e-postkontroll kan vara ditt sätt att undvika:

  • En hotande tidsfrist
  • Writer's block
  • Osäkerhet om vad man ska göra nästa
  • Boredom
  • Åtgärda ett viktigt problem som hindrar dig från att arbeta
  • Förbereda för ett planerat engagemang
  • Verkar faktiskt på något

Utforska de potentiella anledningarna att du kontrollerar ditt mail oftare än vad som behövs för att diagnostisera ditt problem.

Bekräfta din tvångsmässighet

Nästa steg i att ändra din tvångsmässiga e-post vana spårar den. Håll ett tal om hur många gånger du öppnar din inkorg. Lägg märke till hur mycket tid du spenderar i genomsnitt under varje besök.

Håll en positiv attityd i processen. Döm inte dig själv som ofroduktiv, ofokuserad eller ett misslyckande när du identifierar svagheter eller misstag. Självstraff hjälper inte dig att göra positiva förändringar. Ta bara reda på dina mönster och utforska vad motivationen kan vara, som beskrivits ovan.

Fortsätt att erkänna din tvångsmätning tills du inte längre kan stå den - tills du inte längre kan stå och gör ingenting om det. Eftersom det enda sättet att ta itu med det tvångsmässiga beteendet är:

    1. Acceptera att det existerar
    2. Att vara själv ärlig nog att förstå varför
    3. Att ha tvingande tillräckliga skäl att göra något åt ​​det

När du ärverkligen motiverad för att göra en förändring, det är relativt lätt att börja med barnsteg.

Börja med Baby Steg och Positiv Belöning

Foto av Ruthieki

Positiv belöning hjälper dig att associera ditt önskade beteende med goda känslor och / eller positiv feedback. Följ de sju stegen nedan för att besöka din e-postkorg en hälsosammare och mer produktiv praxis.

Steg 1: Skapa ett e-postkonto dokument

Skapa ett dokument som du hänvisar till för din e-postansvarighet. Se till att det är visuellt och dynamiskt nog att arbeta med. Du lägger till innehåll i det här dokumentet i följande steg, men anpassar det baserat på dina inställningar.

Steg 2: Ange önskat beteendeförändring( eller slutmål)

Skriv upp hur du( ofta) du vill kontrollera din e-post på toppen av dokumentet.

Det här kan vara lika generellt som "Jag vill inte kontrollera min e-post så ofta" eller så specifikt som "Jag vill bara kolla min mail klockan 10 och 15 varje vardag och klockan 16 på helgerna."

Var extra specifik på ditt slutmål och om möjligt ge dina skäl att välja det.

Steg 3: Bevisa dina svagheter

Nedanför ditt uttalande, redogör för orsakerna till att du inte redan har uppnått det önskade målet i sina respektive rader.

Återigen, var specifik och använd inte onödigt hård språk, till exempel "Jag är dålig vid tidshantering" eller "Jag kan inte bara styra mig själv."

Använd ett objektivt språk som håller dig fokuserad på vad som händeroch varför. Mer funktionella uttalanden är:

  • "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta."
  • "Jag har svårt att motstå uppmaningen att kontrollera min e-post, även när jag vet att jag inte behövertill, för att jag hellre inte skulle ha några stunder av tystnad att tänka på vad jag egentligen skulle göra. "

Försök att lista ut minst fem av dina svagheter.

Låt oss säga att ditt mål är att kolla in inkorgen en gång på morgonen och en gång på sen eftermiddag. För närvarande kontrollerar du det ungefär tjugo minuter medan du är på datorn.

Här är fem möjliga svagheter som kommer i vägen:

  • Du är inte exalterad att göra dina andra datorrelaterade uppgifter.
  • Du blir uttråkad när du pendlar och väntar i allmänhet, vill inte interagera med människorna runt dig och upptäcka att kontrollpost på din iPhone passerar tiden.
  • Du oroar dig för att hänga e-postfrågor eller samtal och vill veta vad nästa steg är - så snart Mr. Smith kommer tillbaka till dig.
  • Du vill behaga Mr. Smith genom att alltid svara på honom omedelbart, även om han inte skriver ut din lönecheck och inte är särskilt nära dig.
  • Du hoppas att få en e-postmeddelande om att någon kommer att sparka en konversation med dig på din Facebook, Twitter eller LinkedIn som validering som du är tillräckligt viktig att prata med.

Det kan inte vara kul att utforska dina svagheter när det gäller att kontrollera e-post, men det kommer att hjälpa dig omprogrammera dina vanor till det bättre.

Steg 4: Identifiera dina utmaningar baserat på dina svagheter

Gå nu igenom varje svaghet på din lista och lägg till en extra kolumn till höger. Identifiera situationerna( verkliga eller föreställda) under vilka du visar de svagheterna.

Låt oss säga att du har "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta" i den vänstra kolumnen.

Beskriv sedan den situation som är problematisk i den högra kolumnen. Det skulle vara något som "Att ha ett viktigt projekt att arbeta på" eller "Att ha ett viktigt projekt för att arbeta med det jag inte känner mig redo att avsluta", eller "Feil osäker på ett viktigt projekt."

När du än en gångär medveten om de utmanande situationerna, blir du bättre beredd att möta dem.

Steg 5: Utför en positiv belönings checklista

När du ställer in dina kolumner som beskriver dina svagheter och hur de uppstår lägger du till en tredje kolumn till höger.

Använd den här kolumnen för att lista de åtgärdssteg som du kan vidta för att övervinna de problematiska situationer som utlöser svagheterna som hindrar dig från att kontrollera din e-post på dina villkor, till önskad frekvens.

Lägg sedan till en fjärde kolumn, där du får plats att avmarkera instanser när du utför en av åtgärderna från den tredje kolumnen.

Här kan du formatera ditt dokument:

Du märker att det bara finns en kryssruta för varje åtgärdssteg. Under hela dagen kan du slutföra det steget flera gånger, så lägg till extra kryssrutor kolumner som behövs.

Steg 6: Belöna dig själv för att stanna på uppgift

När du har skrivit upp ditt dokument, skriv ut en kopia eller håll den öppen på skrivbordet. Hädanefter hänvisar du till det här dokumentet för att omskola hur du besöker din inkorg.

Varje gång du checkar av en ruta i längst till höger kolumn kan du kolla din e-postadress - gör så att du vet att du tjänade det. De positiva känslorna i samband med att du kontrollerar din e-post efter ger dig något meningsfullt, kommer att inspirera dig att titta på din inkorg på olika sätt.

Här är ett exempel. Låt oss dra tillbaka från svagheten: "Jag kämpar med att hantera min tid när jag har viktiga projekt som jag inte känner mig redo att avsluta." Låt oss säga att en av utmaningarna i samband med den svagheten är: "Att ha ett viktigt projekt att arbeta på."Nu är det tre potentiella åtgärdssteg som hjälper dig att övervinna och / eller arbeta mot ditt mål:

    1. Skriv ut ett artikel /resource/-dokument som påminner dig varför ditt projekt är så viktigt och / eller varför du kan fullföljaDet.
    2. Fråga en vän eller kollega om hjälp eller perspektiv när du känner dig fast.
    3. Skriv ut ett schema eller göra-lista för ditt projekt.
    4. Granska och / eller revidera ditt schema eller göra-lista för ditt projekt.
    5. Att slutföra ett objekt på ditt schema eller göra-lista för ditt projekt.

Varje gång du slutför ett av de här stegen, kolla av en ruta och vet att du kan kontrollera att din e-post har tjänat den. Självklart, om du inte känner uppmaningen att kontrollera din e-post, kan du gå direkt till nästa uppgift. Som du kan se, började alla dessa steg som ett sätt att undvika att kontrollera din e-post kompulsivt och sluta betjäna dina produktivitetsmål.

Du behöver inte vara perfekt;Det är okej om du kontrollerar din inkorg utan att ha markerat en ruta först. Men åtminstone vara uppmärksam på vad du gör. Och var uppmärksam på hur annorlunda det är att kontrollera din inkorg med att ha tjänat det, jämfört med att det inte hade någon riktig anledning att göra det( förutom att det kanske kommer att leda till en problematisk situation som utlöser tvångssystemet).

Steg 7: Fortsätt använda kontrolllistan tills du märker ändringarna

När du använder din checklista tillräckligt för att känna dig säker på att du har din e-postsituation under kontroll kommer du att märka att du är bättre på:

  • Spotting tristess
  • Identifiera problem med arbetetsom kan vara svårt att erkänna till
  • Observera när du är överbelastad
  • Bekräftar negativa känslor om ditt arbete, vilket du måste uttrycka och adressera
  • Att bli medveten om kreativa eller mentala block
  • Ge dig själv och dina ögon en datorbrytning vid behov
  • Vistaspå uppgift och känner sig bra om att få saker gjorda

Var och en av dessa hjälper dig att lösa de problem som vid oadresserad ledning leder till olika tvångsbeteenden.

Gör Checking Email Special

När e-post har blivit din tvångsmätning, är det inte längre ett produktivt verktyg. Gör kontrollen e-post speciell så att den blir produktiv igen.

Förutom kontrolllistan ovan kan du utforska andra tekniker för att använda positiv belöning. Du kan blockera regelbundna tider för inkorgsrengöring efter att du har satt i massiva arbetstimmar och ställt in den tiden för att vara roligt, med ett mellanmål i närheten och lite bra musik i bakgrunden. Du kan också tillämpa samma principer för arbete - koppla ur internet och / eller dölja din e-postklient och använd en bekväm arbetsmiljö för att kompensera.

Belöna dig själv för bra arbetsvanor, och e-post behöver inte ta över ditt arbetsliv.