29Jun
Společnost Microsoft si myslela, že jsou užitečné, když nastaví oznámení pro nové e-maily. Stálé zablokování upozornění však může také narušit vaši myšlenku. Oznámení můžete vypnout úplně nebo - ještě lépe - můžete nastavit aplikaci Outlook, aby vás upozorňovala pouze na důležité e-maily.
Jak vytvořit jednoduché pravidlo
Pokud potřebujete reagovat na určité osoby, například klienty, šéf nebo členy rodiny, můžete pomocí Pravidel v aplikaci Outlook přijímat oznámení o určitých zprávách. Zde je postup, jak nastavit pravidlo, které zobrazuje pouze e-mailové oznámení od určitého odesílatele.
Nejjednodušší způsob, jak nastavit toto pravidlo, je najít e-mail od této osoby. Pro tento příklad nastavím pravidlo, které mi oznámí, když obdržím e-mail od šéfa, protože e-maily od vašeho šéfa jsou vždy důležité, že? Takže jsem klikl pravým tlačítkem myši na e-mail od šéfredaktora How-To Geek Whitsona Gordona a z rozbalovací nabídky vyberte "Pravidla" a potom "Vytvoření pravidla".
V dialogovém okně Vytvořit pravidlo vyberte podmínky, za kterých chcete dostávat upozornění na nové e-maily. Chci dostávat okamžité oznámení o e-mailových zprávách, které dostávám od firmy Whitson, proto zaškrtnu první zaškrtávací políčko.
Také zaškrtnu políčko Odeslané a ujistěte se, že je moje jméno vybráno z rozevíracího seznamu, takže dostanu upozornění na e-maily odeslané z Whitson přímo ke mně.Pokud nechcete být upozorněni na e-maily, ve kterých jste CC nebo na jednoho z několika příjemců, z rozevíracího seznamu Odesláno vyberte možnost "Pouze já".Po výběru klikněte na "OK".
Zobrazí se dialogové okno Úspěch s možností "Spustit toto pravidlo nyní na zprávách již v aktuálním adresáři".Klikněte na tlačítko OK.Chci zjistit, jaké e-maily jsou v doručené poště od společnosti Whitson, takže zaškrtnu políčko.
Zobrazí se dialogové okno Nový poplach upozornění, které vyžaduje okamžitou akci. V současné době mám v e-mailové zprávě pouze jeden e-mail od společnosti Whitson, takže je to jediné, které je uvedeno v tomto dialogovém okně.Pokud by však bylo od Whitsona více e-mailů, všichni by zde byli uvedeni. Chcete-li zobrazit e-mail přímo z tohoto dialogového okna, vyberte e-mail, který chcete zobrazit, a klikněte na položku Otevřít položku. Klepnutím na tlačítko Zavřít zavřete dialogové okno.
Dialogové okno Nový poplach zůstane otevřené, dokud klepnete na tlačítko Zavřít, i když otevřete e-mailovou zprávu z dialogového okna a zprávu zavřete.
Jak vytvořit pokročilejší pravidla
Při vytváření pravidel můžete vybrat z dalších konkrétnějších možností, než jsou k dispozici v hlavním dialogovém okně "Vytvořit pravidlo".Chcete-li tak učinit, otevřete dialogové okno "Vytvořit pravidlo", jak je popsáno výše v tomto článku. Poté klikněte na možnost Rozšířené možnosti.
První obrazovka v dialogovém okně "Průvodce pravidly" zobrazuje seznam podrobných podmínek, které je třeba zkontrolovat. Zvolte zaškrtávací políčka pro podmínky, které chcete zkontrolovat pro oznámení e-mailem. Chci dostávat oznámení, když dostávám e-maily od společnosti Whitson, které mi byly zaslány, a proto jsem tyto podmínky zvolil.
Modrý podtržený text jsou odkazy, na které kliknete a určíte hodnoty, které chcete v daném stavu zkontrolovat. Jakmile tuto podmínku vyberete, kliknutím na modrý odkaz na tuto podmínku v poli "Krok 2" upravíte hodnoty.
Jakmile vyberete podmínky, které chcete zkontrolovat, klikněte na tlačítko "Další".
Nyní vyberte volby, které indikují, co se má provést se zprávou, která se zobrazí, která odpovídá vybraným podmínkám. Můžete dělat věci jako přesunout zprávu do určité složky, předat ji jednomu nebo více lidem, odpovědět pomocí šablony nebo ji označit jako přečtené.Chci dostávat upozornění na ploše, když obdržím e-mailovou zprávu od společnosti Whitson, a proto jsem zvolil poslední možnost v seznamu "zobrazit upozornění na ploše".Jakmile vyberete, co chcete se zprávou udělat, klikněte na tlačítko "Další".
Další obrazovka obsahuje možnosti pro nastavení výjimek z pravidla, například pokud nechcete dostávat oznámení, pokud je zpráva pozvánkou na schůzku nebo aktualizací.Vyberte všechny výjimky, které chcete použít pro své pravidlo, a klikněte na tlačítko Další.Nechci žádné výjimky, takže kliknutím na tlačítko "Další" přeskočíte na tuto obrazovku.
Poslední obrazovka umožňuje zadat název pravidla a nastavit některé možnosti pravidla, včetně jednoho na "Zapnout toto pravidlo" okamžitě.Chcete-li okamžitě spustit pravidlo pro zprávy, které jsou již ve složce doručené pošty, zvolte možnost "Spustit toto pravidlo nyní na zprávách, které jsou již v" Inboxu ".
Projděte popis pravidla v části "Krok 3" a po dokončení klikněte na tlačítko "Dokončit".
Nyní, když obdržím e-mail od společnosti Whitson, na ploše systému Windows se zobrazí upozornění na ploše. Všimněte si, že se liší od dialogu "Nové upozornění pošty" - místo toho je to nativní oznámení systému Windows. Pokud upřednostňujete tento typ oznámení, budete muset pro každé pravidlo, které vytvoříte, projít "Rozšířenými možnostmi".
Jak upravit pravidla
Změna, odstranění nebo dokonce dočasné vypnutí pravidel je snadná.Chci změnit pravidlo, aby se zobrazil dialog "Nové upozornění pošty" namísto "Upozornění na ploše".Chcete-li to provést, klepnu na kartu Domovská stránka.
Klikněte na tlačítko "Pravidla" v sekci "Přesunout" a zvolte "Spravovat pravidla &Upozornění "z rozbalovací nabídky.
Zobrazí se dialogové okno "Pravidla a výstrahy".Na kartě Pravidla e-mailu klikněte na "Změnit pravidlo" a v rozevírací nabídce vyberte možnost "Upravit nastavení pravidla".
Jak bylo uvedeno výše, první obrazovka Průvodce pravidly zobrazuje seznam podmínek, které můžete ověřit na příchozích e-mailových zprávách. Volby, které jsem provedl při prvním nastavení pravidla zobrazování v horní části seznamu, a popis v poli s aktuálním nastavením se zobrazí v poli "Krok 2".Nechci měnit podmínky, takže kliknu na tlačítko "Další".Chcete-li změnit podmínky pravidla, proveďte změny a klikněte na tlačítko Další.
Na obrazovce se seznamem akcí, které chcete přijmout příchozí e-mailové zprávy( v závislosti na podmínkách), zakážu možnost "Zobrazit upozornění na plochu", která se zobrazí v horní části seznamu a poté klikněte na tlačítko "Další".
Řekněme, že chcete místo toho zobrazovat dialogové okno Nový poplach, které se zobrazuje více v obličeji. Přejděte dolů do dolní části seznamu akcí a zaškrtněte políčko "zobrazit konkrétní zprávu v okně upozornění na novou položku".Chcete-li přizpůsobit zprávu, která se zobrazí v dialogovém okně Nový poplach, klikněte na odkaz "konkrétní zpráva" v poli "Krok 2".
V dialogovém okně "Výstražná zpráva" zadejte zprávu, která se zobrazí v dialogovém okně "New Mail Alerts" a klepněte na tlačítko "OK".
Chcete-li přidat nebo odebrat výjimky, klikněte na tlačítko "Další" a otevřete seznam výjimek a proveďte změny. Chcete-li změnit název pravidla nebo změnit jiné možnosti na poslední obrazovce "Průvodce pravidly", klepněte znovu na tlačítko Další na obrazovce výjimek. Nechci měnit nic jiného, takže kliknu na tlačítko Dokončit na obrazovce akcí, abych přijal mé změny a zavřel "Průvodce pravidly".
Jste vráceni do dialogového okna "Pravidla a výstrahy".Klepnutím na tlačítko OK ji zavřete. Chcete-li okamžitě spustit pravidlo, klikněte v horní části na kartu Pravidla e-mailu na příkaz Spustit pravidla nyní.
V dialogovém okně "Spustit pravidla nyní" v poli "Vybrat pravidla pro spuštění" zaškrtněte políčko pravidla, které chcete spustit, a klikněte na tlačítko Spustit.
Poznámka: Jakmile spustíte pravidlo, dialogové okno "Spustit pravidla nyní" se automaticky nezavře. Klepnutím na tlačítko Zavřít jej zavřete. Dialogové okno "Pravidla a výstrahy" se také automaticky nezavírá, klikněte na tlačítko "OK" a zavřete jej.
V dialogovém okně "Nové upozornění pošty" se v horní části zobrazí vlastní zpráva.
Funkce Pravidla v aplikaci Outlook poskytuje mnoho možností pro automatické zpracování e-mailových zpráv. Můžete přesunout konkrétní zprávy do konkrétních složek, provádět akce v e-mailových zprávách s určitým textem v řádku předmětu nebo dokonce smazat zprávy automaticky za určitých podmínek. Pravidla aplikace Outlook se mohou nejprve zdát ohromující, protože jsou k dispozici všechny dostupné možnosti. Pokud však víte, jakým způsobem chcete spravovat určité e-mailové zprávy, není těžké vytvářet a spravovat vlastní pravidla.