31Jul
Το Outlook 2013 σάς επιτρέπει να αντιστοιχίζετε κατηγορίες σε αντικείμενα και να προσαρμόζετε τις εν λόγω κατηγορίες.Το θέμα για τις κατηγορίες είναι ότι είναι καθολικές σε όλο το Outlook και μπορείτε να αντιστοιχίσετε κάθε κατηγορία σε συνδυασμό πληκτρολογίου.Έτσι, μπορείτε να κατηγοριοποιήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα συμβάντα ημερολογίου και τις σημειώσεις με ένα γρήγορο πλήκτρο δύο φορές.
Τους τελευταίους μήνες έχουμε μιλήσει πολύ για το Outlook 2013 και τα διάφορα μέρη του.Έχουμε μιλήσει για την κατοχύρωση των σημαντικότερων χαρακτηριστικών του, όπως πώς να συνθέτουν και να στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καθώς και τη δημιουργία και τη διαχείριση επαφών και ακόμη και την εισαγωγή των επαφών σας στο Gmail.Έχουμε καλύψει επίσης και άλλα θέματα του Outlook, όπως τον τρόπο με τον οποίο μπορείτε να δημιουργήσετε λίστες εργασιών για να σας κρατήσουμε καλά, σε μια εργασία.Και φυσικά, υπάρχει το σημαντικό χρονοδιάγραμμα, το οποίο είναι απαραίτητο για όποιον θέλει να κρατήσει αποτελεσματικά ένα χρονοδιάγραμμα.
Αυτό που σημαίνει όλα αυτά είναι ότι μπορείτε να το κάνετε πολύ με αυτό για να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε καλύτερα την πολυάσχολη δουλειά και ακόμη και την προσωπική σας ζωή.Ωστόσο, προτού κλείσουμε το βλέμμα μας στο Outlook 2013, θεωρήσαμε ότι πρέπει να καλύψουμε μόνο δύο πτυχές που πρέπει να επισημάνουμε: κατηγορίες και αναζήτηση.
Σχετικά με αυτές τις κατηγορίες
Για να προσαρμόσετε τις κατηγορίες σας, κάντε κλικ στο κουμπί "Κατηγοριοποίηση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε "Όλες οι κατηγορίες. .." από το αναπτυσσόμενο μενού.Χρησιμοποιώντας αυτό το παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να δημιουργήσετε νέες κατηγορίες, να διαγράψετε παλιές, να μετονομάσετε, να αλλάξετε χρώματα και να αντιστοιχίσετε πλήκτρα συντόμευσης.
Παρατηρήστε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, πώς έχουμε αναθέσει το "CTRL + F2" στην μπλε κατηγορία.
Τώρα, για παράδειγμα, μπορείτε να εφαρμόσετε κατηγορίες σε οτιδήποτε θέλετε.Πάρτε το ανόητο μας παράδειγμα παρακάτω, έχουμε το καθήκον μας να "ζούμε la vida loca" και το έχουμε επισημάνει με τις Προσωπικές( μωβ) και τις Επείγουσες( κόκκινες) κατηγορίες.
Θυμηθείτε αυτή την πολύ χρήσιμη συμβουλή: αφού ορίσετε τα πλήκτρα συντόμευσης στις κατηγορίες σας και έχετε δεσμεύσει τις κατηγορίες σας στη μνήμη, μπορούν να κάνουν γρήγορη εργασία από την οργάνωση ταχυδρομείου, ραντεβού και άλλων στοιχείων του Outlook.
Για παράδειγμα, εδώ υπάρχει μια κεφαλίδα email από ένα μήνυμα στα εισερχόμενά μας, το έχουμε επισημάνει με την κατηγορία Εργασία.Από εδώ και στο εξής, εάν πρέπει να αναζητήσουμε αυτό το συγκεκριμένο μήνυμα, μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε κατηγορίες για να φιλτράρουμε μη σχετιζόμενα μηνύματα.
Να γνωρίζετε επίσης ότι μπορείτε γρήγορα να επισημάνετε γρήγορα εργασίες, μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία του Outlook γρήγορα με μια προεπιλεγμένη κατηγορία, όπως στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης.Εδώ έχουμε επισημάνει πολλές εργασίες ως URGENT απλά κάνοντας κλικ στο μικρό κουτάκι στη στήλη CATEGORIES.
Είναι ξεκάθαρο ότι οι κατηγορίες μπορούν να είναι πολύ χρήσιμες και είναι ένα μεγάλο χαρακτηριστικό γνώρισμα στο Outlook.Μάθετε να τις χρησιμοποιείτε αποτελεσματικά και θα είστε σε θέση να κρατάτε όλα τα πράγματα οργανωμένα στις περιοχές της σχετικής κατηγορίας.
Απλή αναζήτηση στο Outlook
Ας ολοκληρώσουμε αυτό το ζήτημα αναπαριστώντας σύντομα την αναζήτηση αντικειμένων στο Outlook.Εννοούμε ότι αυτό ισχύει κυρίως για την αλληλογραφία, αλλά η αναζήτηση εκτείνεται σε όλη την εφαρμογή.Όταν κάνετε κλικ στο παράθυρο αναζήτησης, όπως στα Εισερχόμενα( ή σε οποιοδήποτε άλλο φάκελο αλληλογραφίας), η Κορδέλα θα αλλάξει για να σας δώσει μια πληθώρα εργαλείων αναζήτησης.
Γιατί είναι όλα αυτά τα πράγματα εδώ;Απλά, όσο περισσότερους τρόπους μπορείτε να αναζητήσετε ένα μήνυμα, τόσο καλύτερες είναι οι πιθανότητές σας να το βρείτε.Δείτε εδώ στο παρακάτω screenshot, κάντε κλικ στο κουμπί "Θέμα" και μπορούμε να συμπληρώσουμε τον κατάλληλο χώρο με αυτό που θέλουμε να περιέχει το θέμα.Σε αυτήν την περίπτωση, θέλουμε να βρούμε θέματα σχετικά με το "Εργασία".
Σημειώστε ότι τα αποτελέσματα που εμφανίζονται είναι στην πραγματικότητα Εργασίες, τα οποία καταδεικνύουν τον τρόπο με τον οποίο το Outlook επιστρέφει τα αποτελέσματα αναζήτησης από όλα όσα αποθηκεύει.
Εάν μεγιστοποιήσετε τις ικανότητές σας αναζήτησης στο Outlook σας ενδιαφέρει, μπορείτε να κόψετε γρήγορα το σωρό, παίρνοντας λίγο χρόνο και δοκιμάζοντας τις επιλογές της Κορδέλας αναζήτησης.Λάβετε υπόψη ότι αν τα αποτελέσματά σας είναι πολύ μεγάλα και ποικίλα, μπορείτε πάντα να βελτιώσετε το πεδίο εφαρμογής σας χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα με τον τίτλο Εργαλείο εφαρμογής.
Τέλος, αν νιώθετε την ανάγκη για εξουσία και τον απόλυτο έλεγχο της αναζήτησης σας, δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμα Advanced Find που βρέθηκε κάνοντας κλικ στο κουμπί "Εργαλεία αναζήτησης" στην ενότητα "Επιλογές".
Η χρήση της φόρμας "Σύνθετη εύρεση" είναι ο καλύτερος τρόπος για να αναζητήσετε το Outlook, αλλά ανεξάρτητα από τη μέθοδο που χρησιμοποιείτε, είμαστε βέβαιοι ότι θα μάθετε πώς μπορείτε να βρείτε τα στοιχεία σας χωρίς καθυστέρηση.
Επιλογές αναζήτησης
Το Outlook λειτουργεί με την Αναζήτηση των Windows, την οποία γράψαμε μια ολόκληρη σειρά λίγο πίσω.Αυτές οι επιλογές επηρεάζουν τον τρόπο αναζήτησης των στοιχείων τόσο στα Windows όσο και στο Outlook.
Σημειώστε ότι αν κάνετε κλικ στο "Επιλογές ευρετηρίου. .." θα ανοίξετε τον πίνακα ελέγχου Επιλογές ευρετηρίου, όπου μπορείτε να ρυθμίσετε τον τρόπο ή το εάν το Outlook είναι ευρετηριασμένο από το ευρετήριο των Windows Search.Οι υπόλοιπες επιλογές αφορούν κυρίως τα αποτελέσματα αναζήτησης, όπως τον τρόπο με τον οποίο εμφανίζονται και από το πού εμφανίζονται τα αποτελέσματα.
Κατηγορίες και αναζήτηση είναι δύο unheralded δυνατότητες που μπορείτε να προσθέσετε στο ρεπερτόριο του Outlook,όμορφα.Αν χρησιμοποιείτε εκτεταμένα το Outlook και λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, δημιουργείτε πολλά ραντεβού στο ημερολόγιο ή δημιουργείτε μακρές λίστες εργασιών, τότε είναι σε θέση να οργανώνετε όχι μόνο αυτά που είναι σημαντικά, αλλά και να έχετε τη δυνατότητα να ψάξετε οτιδήποτε, ειδικά αν γνωρίζετεαυτό που ψάχνετε είναι ανεκτίμητο.