4Aug
Paljud meist teavad organisatsiooni ja tootlikkust. Kui te juba kasutate Microsoft Office'i, siis on teil juba selle iha saavutamiseks parim tööriist: Outlook 2013.
Outlook on oluline paljudes organisatsioonides, mitte ainult selle selgete e-posti oskuste poolest, vaid ka kalender, ülesannete ja kontaktide talentidega. Tavaline ettevõte võib Outlooki ühendada Exchange'i serveriga ja igaüks saab jagada sama aadressiraamatu ja kalendreid, muutes selle suurepäraseks vahendiks ettevõtte tasemel koostöös.
Kahjuks ei ole enamikul inimestel kodus loodud Exchange'i server ja tõenäoliselt isegi ei tea, mis see on. Aga see on kõik korras, Outlook töötab sama hästi nagu teie kodus ja pakub endiselt kõiki funktsioone, mis muudavad selle nii võimsa tootlikkuse tööriista: e-kirjad, ülesanded, kohtumised, aadressiraamatud ja palju muud!
Outlookiga töötamine - Tiny Primer
Outlook ei kavatse pimestada teid esmakordselt selle avamisel. Kõikidel eesmärkidel on Microsoft Office'i ökosüsteemis uus rakendus ja sellisena on tal üsna palju tuttavaid elemente.
Erinevalt teistest populaarsetest Office'i rakendustest, on Outlook siiski suures osas üles ehitatud oma erinevate funktsioonide peale - Word on peamiselt tekstidokumentide loomiseks, Excel on mõeldud arvutustabeleid, PowerPointi esitlusi ei esitata, kuid Outlook on paljude mütside rakendus.
Outlook vaikevaade on postkast, ülemises osas on see lint, mis on ekraani ruumi salvestamiseks selles vaates peidetud.
Armastan neid või vihkate neid, Ribbons on kõikjal kogu kontoris. Me ei pea enam kulutama oma eksistentsi suhtelisi eeliseid üle võtma, ilmselt nad jäävad siia. Sellest hoolimata pidage meeles alati, et kui soovite lindi kiiresti varjata või näidata, kasutage lihtsalt CTRL + F1.
Kui klõpsate ülaosas oleval menüüfunktsioonil, näete libist ja saate valida funktsioone ja tööriistu. Kui soovite, et lint jääks püsima, võite kasutada "CTRL + F1" või klõpsa alumises paremas nurgas väiksele nupule.
Riba vahekaart Kodu muutub kontekstituvalt, olenevalt režiimist, milles olete. Eespool olevas pildil näeme me Maili võimalusi.
Allpool on vahekaart Kodu muutunud, et kajastada kalendri valikuid. Pange tähele, et lint on kinnitatud nii, et lukukell on muutunud nooleks juhul, kui soovite selle uuesti kokku kukkuda( või kasutage "CTRL + F1").
Ülejäänud lindi vahekaardid - saatmine / vastuvõtmine, kaust, vaade ja muidugi fail - kõik on suures osas kooskõlas mis tahes režiimiga, milles olete sisse. Järgmises osas tutvusime lähemalt neid kõiki.
Vaatame kiiresti, kuidas liikuda režiimide vahel ja muuta oma vaateid. Vasakul serval näete kaustapaanel. Selle paneeli allosas on Outlooki režiimide otseteed. Selles näites näete sisendkausta, kalendri, inimeste, ülesannete ja nii edasi ikoone.
Kui klõpsate navigeerimispaani ülaosas asuvale noolele, laiendatakse see paneeli, mis kuvab teie e-posti konto kaustapuu.
Samamoodi, kui lülitate kalenderrežiimi, näete kaustas asuvat vaadet.
Klõpsake kolmele punktile edasiste Outlooki režiimide( nt märkmed, kaustad ja Outlooki otseteed) avamiseks. Valige "Navigeerimisvalikud" ja saate muuta navigeerimisseadete järjekorda.
Kompaktne navigeerimine lülitub välja suurema eraldusvõimega ekraaniga kasutajatele. Samuti saate suurendada või vähendada, kui palju esemeid kuvatakse ja milliseid järjestusi need kuvatakse.
saatmine / vastuvõtmine Kaardi saatmine / vastuvõtmine on suunatud konkreetselt Inboxi funktsioonidele, kuid see kuvatakse ka muudes režiimides( Kalender, Ülesanded jne), kuid neil pole sama funktsionaalsust.
Näiteks siin näeme kalendri saatmise / vastuvõtmise sakki, mis jätab serveri osa esile.
Sõltuvalt sellest, millist tüüpi meiliprotokolli kasutate( esimesel kuvataval pildil töötab meil IMAP-kontoga), võib teil olla või ei pruugi olla võimalik allalaaditavaid ainult päiseid alla laadida või märkida / tühistada sõnumeid allalaadimiseks jne
saatmise / vastuvõtmise valikud sõltuvad seega teie e-posti kontode seadistamisest, kuid pikk lugu lühike: soovitame IMAP-i väga soovitada.
kaust
Üldiselt on kaustade kaart üsna järjepidev kõigis režiimides, välja arvatud Kalender. Allpool näete kausta Saabunud kaust, mis võimaldab teil teha igasuguseid kaustade haldamist( kui te ei kasuta IMAP-i kontot, siis te ei näe IMAP-i vahekaarti).
Nupp AutoArchive Settings on natuke segane, kuna see ei mõjuta tegelikult seda, kuidas teie postkasti automaatselt vana meilisõnumit arhiveerib. Kui soovite hoida oma posti jalajälg väikeste ja hõlpsamini hallata, peate avama valikud ja osalema seal AutoArchive seadetes. Avage suvandid ja valige kategooria "Täpsem".
Kui olete leidnud valiku AutoArchive, klõpsake nuppu "AutoArchive Settings. ..", et avada palju kasulikum dialoog, kui olete libistanud.
Nagu me mainisime, on enamik kaartide vahekaartidest kogu Outlookis üsna järjepidev, välja arvatud Kalender, mis näeb ette kalendrispetsiifilisi funktsioone. Näiteks ei kopeerita ega teisalda kaustu, kopeerite või teisaldate kalendreid ja nii edasi.
Enamasti teete oma postkasti jaoks palju kaustahaldust, sest ilmselgelt saab e-posti kiiresti koormata ja ülekaalukalt, kui sul pole korralikku kaustruktuuri ja -korraldust.
Kuva
Vaade Valikud sisaldavad järgmisi olulisi funktsioone. See on vahekaart Vaade, nagu näha sisendkaustast.
Pange tähele meeldetuletuste akna nuppu, mida saate igal ajal avada, et kontrollida oma meeldetuletusi, näiteks kui te jätaksite ühe või tühistasite teise. Kui teil oleksid meeldetuletused, võite valida, kas nad kõik jätta, vajutada hooaja nuppu või lihtsalt jätta kõik ühel korral.
Muud vahekaardid Vaade sõltuvad režiimist. Kalenderile on antud järgmine omadus, mis lisab võimaluse praeguse vaate, paigutuse, värvi ja paigutuse muutmiseks. Jällegi teeb Layout-jaotis palju Outlooki kohta sama asju, kuid on oluline märkida, et see pole universaalne, nii et seda, mida lubate ülesannetes või kalendris või e-posti režiimis, ei kogu kogu rakenduses.
Samuti on oluline pöörata tähelepanu kokkuleppe jaotisele. Järgmisena näeb ülesannete jaotis ülesannete režiimis välja. Pange tähele, kuidas saate ülesannete vaate sorteerimiseks ja muutmiseks maksimaalse mõju saavutamiseks.
Kasutades vahekaarti Vaade teie eelistuste järgi saate kiiresti lõigata ja sortida teavet, kuna see suureneb ja aja jooksul kasvab. Teie kalender ei jää tühjaks, teie ülesanded korrutavad, post korvid üles ja nii, kasutades erinevaid korraldusi ja skeeme saab aidata teil palju palju produktiivsem asemel pimesi flailing umbes.
funktsiooni rihmad
Lähme nüüd arutleme, kuidas teie funktsioonid funktsioonist muutuvad. Siin on kõik, mida vajate, et koputada välja põhiline e-kiri, lisada manuseid, sildid ja vormistada tekst. Ei ole midagi ülemäära keerulist ja peaksite saama luua hämmastava e-kirja.
Võrdle seda ülesande lindiga, mis on ülesande käivitamisel või avamisel ligipääsetav. Võta hetk, et märkida, kui erinevad see on sõnumibalt.
Võrrelge seda vahekaardile Insert. Vahekaart Insert on kogu Outlookis staatiline, saate sama võimalusi ja funktsioone mõjutada teie sõnumi, ülesande, kalendrisündmuse jne sisu.
e-kirjades on vahekaart Valikud, millel on üsna palju kasulikke funktsioone. Lisaks teemadele, mis võib teile olla kasulik või mitte, on BCC( pime kopeerimine, kui soovite, et peidaksid adressaadid e-posti päistest) ja funktsioonid Jälgimine.Üldiselt pole seal midagi kriitilise tähtsusega, kuid kui teil on tarvis tellimuse kohaletoimetamise või lugemise kinnituse saamiseks, on vahekaart Options suvaline koht.
Vahekaart Format Text on ükskõik milline funktsioon, millega te tegelete, on sama, ja seda pole veel palju rääkida. See vahekaart on silmatorkav sarnasus Wordis leitud vormindamisfunktsioonidega, nii et kui kasutate Wordi dokumentide kirjutamiseks ja vormindamiseks, on need juhised teile tõenäoliselt tuttavad.
Lõpuks on ülevaate vahekaart teie vahekaart "just-in-case".Võite kasutada selle vahekaardi kontrollimise tööriistu, et kontrollida õigekirja ja grammatikat, leida parem sõna ja lihtsalt teada, kui palju sõnu on teie e-posti /task/ koosolekul.
Vahekaart Review on kogu Outlooki rakenduses sama. Pange tähele, et see sisaldab keelefunktsioone, siin saate määrata oma keeleeelistused ja tõestuse eelistused. Saate tõlkida ka selliseid esemeid nagu välisriigi partner või välismaine partner või keegi saadab natuke teksti mõnes muus keeles.
See on suures osas Outlooki täiendav funktsioon. Ilmselgelt jätsime vahele palju eripärasid, kuid me tunneme, et kui sa mõistad Ribbon süsteemi olemust. Kui soovite funktsiooni kasutada, saate teada, kust seda otsida.
Teie e-posti konto seadistamine automaatselt ja käsitsi
Let's lühidalt arutada e-posti konto loomist automaatselt ja käsitsi. Outlooki esmakordsel käivitamisel läheb teie konto konto loomiseks viga.
Teil on valik, võite Outlooki e-posti kontole kohe määrata, võite selle osa vahele jätta ja konto hiljem lisada.
Kui valid "Ei", siis hoiatusteade saadab teile põhimõtteliselt, et Outlook on üsna lame, ilma et oleks vähemalt üks e-posti konto. Loomulikult saate seda ikkagi kasutada, et jälgida ülesandeid, märkmeid, hoida kalendrit ja muid asju, kuid Outlook on tõesti e-posti keskmestav kogemus.
Seda silmas pidades seadistame Outlooki e-posti kontoga. Võite esialgu proovida seda automaatselt teha, kui sisestate mõne põgusa teabe teie konto kohta ja rakendus proovib automaatselt seadeid tuvastada.
Mõnikord toimib see midagi, mida ta ei tee. Kui see nii on, siis võite, ja võite järgmise sektsiooni juurde minna. Kui see ei õnnestu või teate, et peate seadistama täiendava serveritüübi, siis valige suvand "Manual setup"( Käsitsi seadistamine) ja jätkamiseks klõpsake "Next"( Edasi).
Otstarbekuse huvides loome eelnevalt kasutatava konto automaatse meetodi abil. Kirjeldame käsimeetodeid vaid natuke. Kui peate konto käsitsi seadistama, soovitame teil selle osaga edasi lükata. Vahepeal kasutasime lihtsalt Outlook.com-i kontot, varustasid meie parooli ja näeme alltoodud tulemust.
Outlook.com kasutamine on lihtne lahendus, kui soovite luua mitte-Microsoft-postitust, siis peate selle käsitsi konfigureerima. Kui te ei tea, kuidas seda teha, soovitame teil otsida Outlooki seadistamist oma konkreetse e-kirjaga.
See tähendab, et meie lihtsas näites klõpsame "Finish" ja Outlook avab siis meie läikiva ja uue postkasti.
käsitsi konto seadistamine
Nüüd, kui teil on Outlooki põhifunktsioonide kohta suhteliselt hea aru, pöördume tagasi ja arutame, kuidas luua täiendavaid e-posti kontosid. On hea võimalus, et olete nagu paljud teised inimesed ja neil on kaks või enam e-posti kontot.Õnneks saate Outlooki seadistada nii, et see toimiks paljude erinevate e-posti kontodega, sh POP-i ja IMAP-i abil, ja teil on nii palju kontosid kui saate isiklikult käsitseda.
POP ja IMAP?
Mida me siis räägime POPist ja IMAPist?
POP või Post Office'i protokoll on olnud igaveseks ja kui olete kunagi kasutanud ja e-posti kliendiga oma Interneti-teenuse pakkujaga saadetud e-kirjaga ühenduse võtmiseks või veebipõhise postkasti kättetoimetamiseks, on tõenäosus, et olete POPiga ühendanud. POP on suurepärane sõnumite allalaadimiseks.
Kui seadistate oma konto tööle IMAP-iga, kopeerib Outlook oma veebikataloogi struktuuri ja sünkroonib tavaliselt ainult mõne nädala pikkust meilisõnumit korraga. Teie e-posti ei eemaldata serverist ja saate lihtsalt alla laadida ainult sõnumi päiseid, mis on fantastiline, kui teie kaustades on tuhandeid sõnumeid.
Nii et teil on POP, mis on vananenud ja on midagi sellist, nagu teie e-posti teel maheti võtmine, ja siis on IMAP, mis on täpsem, kaasaegsem ja paremini sobiv, kui soovite säilitada sama postkasti võrguühenduseta ja võrguühenduseta.
Nagu me ütlesime, arvame, et IMAP on palju parem meetod.
Mitu e-posti kontot lisamine ja haldamine
Outlooki mitme e-posti konto lisamine ja haldamine on väga lihtne. Kui soovite uue e-posti konto lisada, klõpsake libistades vahekaarti "Fail" ja klõpsake "Lisa konto". Avaneb automaatse konto seadistamise ekraan. Kui soovite oma konto käsitsi häälestada( või vajate seda), valige käsk "Käsitsi seadistamine" ja klõpsake "Järgmine".
Nagu me varem mainisime, on teie valik tüüpide vahel tõenäoliselt POP või IMAP ja teie konto seadistamine üheksvõi teine tavaliselt teie e-posti teenuse pakkuja poolt. See tähendab, et kui kasutate Gmaili või Yahoo! Või isegi e-posti, mida teie Interneti-teenuse pakkuja teile pakub, peaksite nendega või Internetiga nõu pidama konkreetsete juhiste ja seadistuste jaoks, mida peate Outlooki kasutama.
Teisest küljest, kui kasutate Outlook.com-i või muud Exchange ActiveSynci tüüpi teenust, siis on see teave päris lihtne.
Kui olete oma kontod lisanud, kui teil on kunagi vaja neid hallata, saate valida vahekaardil Faili lehel oleva Konto info lehe ülaosas asuvast rippmenüüst soovitud konto.
Klõpsake uuesti "Konto seaded" ja "Konto seaded".Saadud aknast saate luua uue konto, parandada praeguse, eemaldada selle, määrata selle vaikimisi( kui teil on rohkem kui üks) ja muidugi vajaduse korral muudetavaid seadeid.
Siin näeme Outlook.com konto seadeid. Me ei saa seda teha, kuid kui te parooli hiljuti muutsite, võite selle kiiresti kiiresti parandada.
Allpool on IMAP seadistus, mis konfigureeriti käsitsi vastavalt Google'i seadetele.
Häda, siin toimub palju rohkem ja me peame isegi minema "rohkemate seadistustega. .." serveripostidega.
Pidage meeles, et peate seda ainet tegema ainult üks kord ja siis unusta see ära. Kui te pole hiljem parooli muutnud või soovite konto lisada või eemaldada, siis on teie töö e-posti konto sätetega tõhusalt üle võetud.
Kui soovite Gmaili IMAP-i kontode lisamist Outlooki kohta lisateavet saamiseks, on meil käepärane väike juhend, mis aitaks teil seda teha.
valmis, seade, e-post!
Kuigi teil võib olla rahul ainult Gmaili või lihtsalt Yahoo! Kui kasutate mitut e-posti kontot, näiteks isiklikku, professionaalset ja / või töökontot, kasutatakse igapäevaseks kasutamiseks posti jaoks igapäevaseks kasutamiseks, siis võib e-posti klient, näiteks Outlook, kaotada kontode vahelise vahetamise, kalendrikombinatsioonide lisamise või ülesannete haldamise.
See on tõeline, elujõuline, kõik ühes tootlikus lahendus ning Microsofti uuendatud keskendumine Office'i komplektile jääb paljude kasutajate igapäevaste tavade asjakohaseks osaks.
Kui teie e-posti kontosid on seadistatud ja valmis, võite hakata kasutama Outlooki ja uurima kõiki selle funktsioone. Tõenäoliselt leiad selle üsna hõlpsasti kasutatavaks ja seal on veelgi rohkem, kuidas How-to Geek aitab teil eelnevate artiklitega kaasa aidata või lihtsalt küsida meie foorumis.