26Aug
Jo näinä aikoina nopeita internet-yhteyksiä, valtavia kiintolevyjä ja runsaasti ilmaista pilvi-tallennusta, tiedostokoko on joskus tärkeä asia. Saatat olla rajoitettu tiedostojen kokoon, jonka voit lähettää tai vastaanottaa sähköpostin välityksellä, tai ehkä hiukan peukaloa ajettavassa tilassa. Riippumatta syystä, jos sinulla on kuvia sisältäviä Office-asiakirjoja, voit ehkä pienentää huomattavasti näiden tiedostojen kokoa.
-toimisto toimii jo kulissien takana, jotta tiedostojen koko pienenee. Uudempi DOCX-tiedostotyyppi toimii pääasiassa ZIP-tiedostona, joka pakkaa tiedoston sisällön. Kuvia ja tekstiä, jotka näkyvät useammin kuin kerran asiakirjassa, tallennetaan vain kerran todellisessa tiedostossa. Joten ainakin Office-sovellusten uudemmissa versioissa huomaat, että suuret tiedostokoot ovat yleensä tuloksena siitä, että asiakirjoissa on paljon erilaisia kuvia.
Hyvä uutinen on, että Office-sovellukset tarjoavat myös käteviä työkaluja näiden kuvakokojen pitämiseen. Tässä artikkelissa käytämme esimerkkinä Office 2016( tarkemmin sanoen Word 2016).Mutta näet samoja työkaluja, joita keskustelemme muissa Office-sovelluksissa, kuten Excelissä ja PowerPointissa, sekä aiemmissa Office-versiossa, joka palaa ainakin Office 2010: een.
Pakkaa kuvat Office-asiakirjallasi
Ensimmäinen askel, jonka pitäisi kokeillapienentää asiakirjan tiedoston kokoa kuvilla on pakata nämä kuvat. Jokainen Office-sovellus tarjoaa kätevän työkalun tähän juuri tekemiseen. Käytämme Worda tässä( ja sitä me kutsumme seuraavissa vaiheissa), mutta ominaisuudet löytyvät samalta paikalta muissa Office-sovelluksissa.
Napsauta asiakirjaasi mitä tahansa kuvaa valitaksesi sen. Napsauta Office-työkalurivillä näkyvää Format-valikkoa, kun valitset kuvan.
Valitse Muotoile-valikosta Pakkaa kuvat -painiketta.
Klikkaa Kompressiopainat-ikkunassa "Käytä vain tähän kuvaan", jos haluat pakata vain valitsemasi kuvan. Kun tätä vaihtoehtoa ei ole valittu, teot koskevat kaikkia asiakirjan kaikkia kuvia. Valitse "Poista rajatut kuvat alueet", jos olet rajannut kuvia asiakirjaan ja haluat poistaa poistetut alueet. Huomaa vain, että jos valitset tämän vaihtoehdon, et voi kumota leikkausta myöhemmin, ellei toista alkuperäistä kuvaa. Voit myös valita tarkkuuden, jolla voit pakata kuvia. Valitse pienin tarkkuus, joka kattaa tarpeesi. Napsauta OK, kun olet valmis.
Asiakirjassa olevien kuvien määrästä riippuen Word voi kestää muutaman hetken pakata ne kaikki. Kun se on valmis, tallenna asiakirja ja tarkista uusi tiedostokoko. Jos et ole varma, että haluat säilyttää muutokset, voit aina tallentaa dokumentin uuteen tiedostoon ja verrata tiedostokokoja alkuperäisen version kanssa.
Poista tiedostojen muokkaaminen
Office-sovellukset tarjoavat kaikenlaisia hyviä kuvankäsittelyvälineitä, jotka on rakennettu oikein. Kun käytät niitä, Word säilyttää alkuperäisen kuvan ja seuraa tehtyjä muokkauksia, jotta voit kumota ne tai palataalkuperäinen kuva tarvitsee. Jos olet tyytyväinen siihen, miten olet alustanut kuvat, kaikki tallennetut muokkaustiedot vain lisää tiedoston kokoa. Jos asiakirjoissa olevien tiedostojen pakkaaminen ei saanut tiedoston kokoa tarpeeksi pitkälle, Word voi myös poistaa tallennetut muotoilutiedot. Haluat ehkä tallentaa asiakirjan uudeksi tiedostoksi ennen kuin aloitat sen, jotta voit tarvittaessa palata alkuperäiseen.
Kun asiakirja on auki, napsauta Tiedosto-valikkoa.
Valitse Tiedosto-valikosta Asetukset.
Napsauta Word Options -ikkunassa vasemmalla olevista valinnoista Advanced.
Napsauta Advanced Word Options -ikkunassa vierittämällä oikeanpuoleiseen "Image Size and Quality" -osaan. Valitse Hylkää muokkaustiedot -vaihtoehto, jotta Word hylkää muotoilutiedot tallennettaessa tiedostoa. Tämän osan muut vaihtoehdot auttavat sinua suojelemaan asiakirjan pakkaamattomia kuvia vastaan ja valitsemaan oletusresoluutiosta, kun kuvia on pakattu( vaikkakin voit aina valita uuden tarkkuuden kompressoinnin yhteydessä).
Kun olet tehnyt niin, tallenna tiedosto( tai tallenna se uudeksi tiedostoksi) ja tarkista sitten uusi tiedostokoko. Se todennäköisesti on laskenut hyvin.
Esimerkissämme olemme ottaneet Word-tiedoston( "File 1.docx" seuraavassa kuvassa), joka sisältää noin 20 laadukasta kuvaa ja painaa lähes 48 MB kokoisena. Monet näistä kuvista leikattiin, jotkut muunnettiin ja useita muokattiin muilla tavoilla. Kun pakkaat kuvia ja poistat tallennetut muotoilutiedot, uusi tiedosto( "File 2( compressed). docx") on nyt alle 35 megatavua, noin 27% pienempi tiedostokoko. Ja kuvaamaan sisäänrakennettua pakkausta DOCX-muodossa, myös pakattu tiedosto. Kuten näette, kootut zip- ja unzipped-tiedostojen väliset erot ovat vähäpätöisiä.
Ja se on! Kuvat ovat suuria ja ne voivat nopeasti kasvattaa Office-asiakirjojen kokoa. Office-sovellusten sisäänrakennetuissa pakkaustyökaluissa ja vanhojen muokkaustietojen poistamisessa voit vähentää merkittävästi Office-asiakirjojen kokoa, joka sisältää kuvia ilman paljon työtä.