Cara Menguji "Keterbacaan" Tulisan Anda di Microsoft Word atau Outlook

Microsoft Word dan Outlook telah lama menampilkan kemampuan untuk melihat statistik "mudah terbaca" untuk apa yang Anda tulis, jadi Anda tahu betapa sederhana atau kompleksnya penulisan Anda. Ini dapat membantu memastikan tulisan Anda cukup mudah dibaca untuk audiens yang Anda inginkan.

Di versi Word yang lebih lawas, fitur ini hanya berjarak sedikit klik pada bilah status Anda. Pada versi yang dimulai dengan 2013, Anda harus mengaktifkan fitur terlebih dulu, lalu mengaksesnya dengan menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa.

Memeriksa ejaan dan tata bahasa di Word dan Outlook terjadi di Panel Proofing, dan menawarkan cara yang cukup solid untuk memeriksa dokumen. Ada beberapa add-in pemeriksaan tata bahasa yang lebih baik untuk Office di luar sana, namun bahkan jika Anda mengaktifkannya, Anda masih perlu mengaktifkan pemeriksaan tata bahasa built-in agar dapat menggunakan statistik keterbacaan. Entah itu layak, benar-benar terserah Anda. Dan jika Anda tidak keberatan memeriksa tata bahasa secara aktif, tapi lebih memilih untuk tidak terganggu oleh coretan menggoda saat Anda bekerja, Anda selalu bisa mematikan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik.

Cara Mengaktifkan Statistik Keterbacaan

Untuk mengakses statistik keterbacaan di Word, pertama Anda harus mengaktifkan fitur ini. Di Word, klik tab File dan kemudian klik Options. Di jendela Opsi, pilih tab Proofing. Aktifkan kotak centang "Centang Tatabahasa dengan ejaan" dan "Tampilkan statistik keterbukaan".Klik OK setelah selesai.

Prosesnya serupa di Outlook. Klik tab File dan kemudian klik Options. Di jendela Options, pilih tab Mail dan kemudian klik tombol "Ejaan dan Autocorrect".

Di jendela Editor Options, pilih tab Proofing. Aktifkan kotak centang "Centang Tatabahasa dengan ejaan" dan "Tampilkan statistik keterbukaan" dan kemudian klik OK.

Perhatikan bahwa di Word dan Outlook, Anda dapat membatalkan pilihan untuk memeriksa kesalahan ejaan dan tata bahasa saat Anda mengetik jika Anda merasa terganggu.

Cara Melihat Statistik Ketidakmampuan

Sekarang setelah Anda mengaktifkan statistik bacaan, memeriksa nilai keterbacaan dokumen atau pilihan teks sederhana. Yang harus Anda lakukan adalah menjalankan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa. Anda dapat memilih teks tertentu untuk diperiksa, atau pastikan tidak ada yang dipilih untuk memeriksa keseluruhan dokumen. Lakukan pengecekan ejaan dan tata bahasa dengan menekan F7 atau dengan mengklik tombol Proofing di status bar di bagian bawah jendela.

Jalankan melalui pemeriksaan ejaan dan tata bahasa dan, setelah selesai, jendela Statistik Keterbacaan akan muncul.

Jendela menunjukkan beberapa statistik dasar seperti jumlah kata dan karakter, bersama dengan beberapa rata-rata seperti kalimat per paragraf. Di bagian Readability, Anda akan melihat dua nilai: Flesch Reading Ease dan Flesch-Kincaid Grade Level. Kedua skor tersebut didasarkan pada rumus yang memperhitungkan panjang kalimat rata-rata( ASL) dan suku kata rata-rata per kata( ASW).

• Kemudahan Membaca Flesch .Skor ini menilai keterbacaan teks Anda pada skala 100 poin, dengan nilai lebih tinggi lebih mudah dibaca. Skor dari 0-60 biasanya dianggap sebagai tingkat sarjana atau perguruan tinggi dan cukup sulit dibaca. Skor dari 60-80 dianggap cukup mudah dibaca dan ditulis dalam bahasa Inggris sederhana. Sebagian besar dokumen profesional termasuk dalam kisaran ini. Skor yang lebih tinggi dari 80 dianggap mudah dibaca untuk anak-anak. Tingkat Tingkat Flesch-Kincaid
• .Skor ini menilai keterbacaan teks berdasarkan tingkat kelas sekolah A.S.Skor 4,0, misalnya, berarti menulis yang bisa dimengerti oleh siswa kelas empat. Sebagian besar dokumen profesional jatuh di suatu tempat di kisaran 7.0-11.0.

Dan jika Anda suka mengetahui matematika di balik berbagai hal, formula yang digunakan untuk menentukan nilai Kemudahan Membaca Flesch adalah:

206.835 -( 1.015 x ASL) -( 84,6 x ASW)

Rumus yang digunakan untuk menentukan skor Tingkat Flesch-Kincaid Grade Leveladalah:

( 0,39 x ASL) +( 11,8 x ASW) - 15,59

Dan hanya itu! Ini adalah fitur sederhana untuk memungkinkan dan digunakan dan, sementara Anda mungkin tidak ingin mendasarkan semua yang Anda tulis pada nilai keterbacaan, mereka tetap dapat menjadi alat praktis untuk memastikan Anda memukul pemirsa yang tepat dengan tulisan Anda.