5Aug
Artikel tamu ini ditulis oleh Askar, geek di balik situs teknologi DemoGeek.
Jika Anda bekerja dalam tim atau saat berhadapan dengan pelanggan, Anda mungkin ingin memastikan bahwa Anda mendistribusikan dokumen Anda dengan cara yang benar sehingga informasi dalam dokumen mencapai audiens yang tepat dan kerahasiaan informasi tersebut dihormati.
Word 2007 memiliki fitur yang dengannya Anda dapat secara formal mempersiapkan dokumen Word Anda untuk distribusi yang tepat ke sekelompok orang atau bahkan kepada individu dengan faktor kredibilitas tertentu. Persiapan
Luncurkan Word 2007 dan buat dokumen sesuai keinginan Anda.
Setelah puas dengan dokumen dan siap mendistribusikannya, hentikan sejenak sebelum menekan aplikasi email dan ikuti langkah-langkah sederhana ini agar dokumen siap didistribusikan. Ingatlah bahwa langkah-langkah ini terisolasi dan apa artinya Anda dapat memilih dan memilih langkah-langkah yang ingin Anda ikuti.
Klik pada Office Button dan klik pada pilihan menu "
Prepare ".Ada 7 pilihan berbeda yang bisa Anda lihat. Saya akan menjelaskan masing-masing opsi tersebut sehingga Anda dapat memilih kombinasi opsi yang tepat untuk kebutuhan distribusi Anda.Document Properties
Yang pertama dalam daftar adalah opsi " Properties ' dimana Anda dapat memasukkan informasi metadata tentang dokumen tersebut.
Anda dapat memasukkan nama pengarang, judul, subjek, kata kunci, kategori, status, dan komentar dokumen.
Beberapa di antaranya dapat dilihat melalui File & gt; & gt; Properties dialog.
Ingatlah bahwa begitu Anda menyelesaikan dokumen Anda tidak akan dapat melihat properti ini namun sampai saat itu Anda dapat mengaitkan properti dengan dokumen Anda agar orang lain mendapatkan ide dokumen sebelum membukanya.
Memeriksa Dokumen
Opsi kedua dalam daftar adalah opsi " Inspect Document ".Sebagai bagian dari persiapan untuk mendistribusikan dokumen Anda, Anda dapat memeriksa dokumen untuk komentar, revisi, tanda revisi, anotasi tinta. Anda dapat memeriksa metadata tersembunyi atau informasi pribadi yang telah disimpan dengan dokumen. Anda dapat memeriksa data XML khusus yang telah disimpan dengan dokumen. Anda juga dapat memeriksa informasi tentang header, footer, dan tanda air. Akhirnya, Anda juga bisa memeriksa teks tersembunyi apa pun di dalam dokumen.
Pilih opsi inspeksi yang ingin Anda pastikan sebelum Anda mendistribusikan dokumen dan saat Anda menekan tombol " Periksa ", Word akan memeriksa dokumen dan akan memberi tahu Anda tentang barang yang ditemukan pada inspeksi.
Item yang perlu diperhatikan akan ditandai dengan tanda seru dan Anda dapat memilih untuk memeriksa ulang jika Anda mau.
Mengenkripsi Dokumen
Ketiga dalam daftar adalah opsi " Encrypt Document ".Pilih opsi ini jika Anda ingin dokumen dilihat hanya oleh orang-orang tertentu yang Anda percaya. Ini memungkinkan Anda mengenkripsi dokumen dengan kata kunci pilihan Anda dan pengguna harus memasukkan kata sandi ini untuk melihat dokumen.
Pilih kata sandi yang bisa Anda distribusikan ke grup. Saran saya adalah tidak memilih kata sandi yang Anda gunakan secara pribadi melainkan kata sandi yang tidak ada yang bisa menggunakannya untuk melacak kembali akun online Anda atau akun sensitif yang Anda gunakan secara pribadi.
Konfirmasikan kata sandi sekali lagi. Password case-sensitive dan pastikan untuk melestarikan / mengingat password karena tidak ada cara untuk mengembalikan password jika anda lupa dan tidak ada cara untuk membuka file jika anda lupa passwordnya.
Setelah dienkripsi, Anda harus dapat melihat bahwa opsi menu memiliki warna latar belakang sedikit untuk menunjukkan bahwa dokumen ini dienkripsi.
Ketika orang-orang di grup distribusi Anda mencoba membuka dokumen yang dienkripsi, mereka akan diminta untuk memasukkan kata sandi.
Tanpa password mereka tidak akan bisa membuka dokumen sama sekali.
Membatasi Izin
Keempat dalam daftar adalah opsi " Restrict Permission ".Anda dapat menggunakan opsi "Batasi Izin" untuk membatasi apa yang orang dapat lakukan dengan dokumen tersebut. Jika dokumen sensitif maka Anda bisa menggunakan "Restrict Permissions" untuk membatasi mereka dalam mengedit, menyalin dan mencetak dokumen.
Membatasi Izin menggunakan klien Windows Rights Management untuk menerapkan batasan tersebut.
Anda mungkin diminta untuk menginstal alat Windows Rights Management .Jangan khawatir, teruskan dan instal, itu dari sumber yang terpercaya. Setelah terinstal Anda harus dapat mengkonfigurasi apa yang orang dapat lakukan dengan dokumen.
Menambahkan Tanda Tangan Digital
Kelima dalam daftar adalah opsi " Add a Digital Signature ".Digital Signatures memastikan integritas dokumen. Pikirkan Digital Signatures sebagai tanda tangan kertas tapi dilakukan secara elektronik untuk kenyamanan. Bila dokumen memiliki tanda tangan digital, itu menandakan integritas dan kepercayaan dokumen. Ini akan sangat berguna jika Anda mendistribusikan dokumen ke kelompok pemirsa yang sangat besar.
Klik opsi " Add a Digital Signature " dan Word akan meminta Anda dialog di atas untuk mencari penyedia Digital Signature di Office Marketplace.
Pada Office Online Marketplace Anda harus dapat menemukan penyedia Digital Signature yang dapat Anda gunakan untuk menandatangani dokumen.
Jalankan Compatibility Checker
Ayo lompat ke opsi terakhir " Run Compatibility Checker " terlebih dahulu. Jika Anda telah menggunakan fitur yang spesifik untuk Word 2007 dan jika Anda menduga audiens Anda menggunakan Word versi lama, Anda mungkin ingin menjalankan Pemeriksa Kompatibilitas untuk memastikan dokumen Anda dapat dibaca oleh keseluruhan pemirsa.
Word 2007 akan menjalankan satu set cek kompatibilitas yang telah ditentukan sebelumnya dan jika menemukan masalah kompatibilitas, ia akan mencantumkannya di dialog di atas, jika Anda tidak baik untuk pindah ke langkah terakhir sebelum mendistribusikan dokumen.
Tandai sebagai Final
Ini harus menjadi langkah terakhir yang ingin Anda ikuti sebelum mendistribusikan dokumen ke grup. Seperti namanya menunjukkan tindakan ini akan menandai dokumen tersebut sebagai all set untuk distribusi.
Karena ini membuat perubahan signifikan pada dokumen, Anda akan diminta untuk memastikan bahwa Anda ingin menandai dokumen itu sebagai final.
Setelah dokumen ditandai sebagai Final, dokumen tidak dapat diedit dan akan dibersihkan dari pembacaan bukti, komentar, dll. Dokumen Akhir
mendapatkan ikon baru pada status bar yang terlihat lebih mirip rubberstamp di atas kertas.
Mendapatkan dokumen yang disiapkan untuk distribusi dapat membantu Anda menghindari kesalahan nyata yang Anda buat saat Anda mendistribusikan dokumen ke sekelompok besar orang. Anda tidak harus mengikuti semua langkah;Sebaliknya Anda dapat memilih mana yang Anda inginkan dan inginkan. Word 2007 cukup fleksibel untuk melakukan apa yang Anda minta agar dilakukan saat menyiapkan dokumen untuk distribusinya.
Saya harap Anda menemukan ini berguna dan saya harap Anda menggunakan kemampuan Word 2007 untuk menyelesaikan dokumen dengan benar sebelum didistribusikan. Jika ada pertanyaan atau komentar silahkan beritahu saya di komentar.