17Aug
"Kantor tanpa kertas" yang kami janjikan sepertinya tidak pernah sampai pada banyak orang. Kenyataannya, bagaimanapun, adalah bahwa kantor tanpa kertas ada di sini hari ini jika Anda ingin memanfaatkannya.
Jika Anda masih seseorang yang mencetak email, halaman web, dan dokumen lainnya, Anda dapat berhenti sekarang. Ada cara yang lebih baik untuk melacak informasi Anda dan mengaksesnya dengan lebih cepat - Anda tidak dapat mencari kata-kata di potongan kertas secara fisik.
Kasus Melawan Pencetakan
Printing mahal dan tidak nyaman, membutuhkan kartrid tinta mahal, kertas printer, dan printer baru saat printer inkjet murah mau tidak mau gagal. Semua kertas itu menjadi kekacauan yang harus diatur dengan benar, atau Anda tidak akan pernah dapat menemukan apa yang Anda cari. Anda tidak dapat mengaksesnya saat berada jauh dari kantor Anda, Anda tidak dapat mencari di dalamnya, dan Anda hanya memiliki satu salinan sehingga Anda bermasalah jika terjadi hal itu. Pencetakan
diperlukan saat komputer adalah batu bata berat yang menempel di meja. Kami sekarang berkeliling dengan komputer di saku kami, tablet yang dapat mendekati ukuran selembar kertas, dan layanan awan yang dapat membuat cadangan dan menyinkronkan semua dokumen Anda di semua perangkat Anda. Anda dapat mencari dokumen yang telah Anda simpan dengan kata-kata yang dikandungnya sehingga Anda tidak perlu mengatur dan menguasai sistem pengarsipan yang rumit.
Bagaimana Tidak Mencetak
Kami geeks mungkin sudah berhenti melakukan pencetakan sejak lama, namun ada banyak orang di luar sana yang masih mencetak email dan halaman web secara teratur. Kami akan mencoba menawarkan beberapa tip untuk membimbing Anda menjauh dari printer dan menjadi cara baru untuk menyimpan dan mengatur informasi yang masuk akal.
- Buat Kabinet Berkas Digital : Pertama, Anda pasti ingin memutuskan di mana Anda akan menyimpan barang alih-alih mencetaknya. Ini membantu untuk memiliki satu lokasi yang konsisten di mana Anda menyimpan semuanya. Kami akan merekomendasikan beberapa jenis layanan awan yang disinkronkan di semua perangkat Anda sehingga Anda dapat mengaksesnya di ponsel cerdas dan tablet serta PC Anda. Banyak orang menggunakan Evernote sebagai arsip untuk semua catatan dan dokumen mereka, namun Anda juga dapat memilih untuk menyimpan ke layanan penyimpanan awan seperti Dropbox, Google Drive, atau Microsoft OneDrive. Jika Anda lebih memilih penyimpanan lokal, Anda bisa menyimpan file Anda ke satu folder pada PC Anda - tapi pastikan untuk mendukungnya. Ini akan kurang nyaman karena Anda harus menyalin file secara manual ke perangkat lain jika Anda ingin melihatnya di tempat lain.
- Cetak ke PDF : Apa pun yang mungkin ingin Anda cetak - apakah itu tanda terima, dokumen, email, atau halaman web - dapat dicetak ke file PDF.Pertama, Anda harus menginstal printer PDF di komputer Windows Anda. Anda kemudian bisa melalui proses pencetakan seperti biasa, memilih printer PDF virtual. Anda akan mendapatkan file yang bisa Anda simpan seperti Evernote atau Dropbox.
- Mencetak Email : Email dapat dicetak ke PDF dengan cara yang sama. Anda juga bisa mencoba membintangi mereka( jika Anda menggunakan Gmail) atau menambahkannya ke folder khusus atau label tempat Anda bisa merujuknya nanti. Anda dapat mengakses email ini nanti dari perangkat manapun dengan klien email - tidak perlu mencetak.
- Mencetak Halaman Web : Jika Anda mencetak halaman web untuk dilihat nanti, Anda dapat mencetaknya ke PDF.Anda juga dapat menandai mereka untuk melihatnya nanti( bookmark Anda dapat disinkronkan di semua perangkat Anda).Jika Anda ingin membaca halaman web nanti, gunakan layanan seperti Pocket atau Instapaper untuk membuat daftar barang yang ingin Anda baca. Layanan seperti ini mengambil halaman web, mengubahnya menjadi artikel teks mudah dibaca, dan bahkan menyimpannya secara offline di perangkat mobile sehingga Anda dapat membaca halaman web nanti tanpa harus mencetak.
- Printing Maps : Anda tidak perlu mencetak peta jika Anda memiliki smartphone dengan GPS.Jika Anda menggunakan Google Maps, Anda dapat masuk ke aplikasi Google Maps dan melihat daftar penelusuran yang Anda lakukan di situs web Google Maps di PC Anda. Anda juga bisa mencetak peta ke PDF saja.
- Faxing Documents : Beberapa bisnis lama yang kalsifikasi masih meminta faksimile. Anda bisa menggunakan layanan seperti HelloFax untuk mengirim faks melalui web. HelloFax menawarkan lima faks gratis per bulan - ini harus lebih dari cukup untuk pengguna rumahan yang kadang-kadang perlu melakukan faks bisnis.
- Ketika Seseorang Berkeras Mencetak Dokumen : Sayangnya, beberapa organisasi masih bersikeras mencetak dokumen. Tidak ada yang bisa mengatasi ini. Jika mereka tidak mengambil PDF melalui email, Anda mungkin harus mencetaknya.
- Apa yang Harus Dilakukan Dengan Dokumen Kertas Lama Anda : Lebih mudah memulai dengan cara tanpa kertas alih-alih memutuskan untuk mengubah secara sistematis semua dokumen kertas lama Anda ke versi digital - yang bisa menjadi banyak pekerjaan. Meski begitu, Anda bisa memindai dokumen lama Anda ke file PDF dengan pemindai.
Menggunakan File Digital Anda
Ruang kerja digital Anda sekarang memiliki sejumlah keunggulan yang tidak dimiliki kertas:
- Backup : File Anda didukung jika Anda menyimpannya dengan layanan seperti Evernote, Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Jika rumah Anda terbakar habis, Anda tidak akan kehilangan dokumen penting Anda.
- Search : Anda dapat dengan mudah mencari di semua dokumen elektronik Anda untuk menemukan dokumen yang Anda butuhkan tanpa memilah-milah tumpukan kertas. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, bahkan Windows - semuanya memiliki fitur pencarian teks lengkap.
- Akses Di Mana Saja : Makalah Anda dapat diakses di manapun Anda berasal dari PC, smartphone, atau tablet. Jika Anda keluar dan perlu mencari sesuatu, Anda dapat melakukannya dari ponsel cerdas Anda daripada pulang ke rumah dan menggali melalui surat-surat Anda.
- No Clutter : Anda tidak perlu khawatir tentang menyimpan, mengatur, memberi tempat untuk, dan mendeklarasikan dokumen Anda.
- Tidak Ada Biaya Pencetakan: Jika Anda tidak perlu membeli tinta, printer murah, dan tumpukan kertas printer yang mahal, Anda akan menghemat uang.
Tentu saja, beberapa dokumen mungkin terlalu sensitif untuk disimpan secara online. Dalam situasi seperti ini, Anda selalu dapat menggunakan enkripsi - membuat wadah terenkripsi dan menyimpannya dalam layanan seperti Dropbox, Google Drive, atau SkyDrive. Orang akan membutuhkan kata sandi sebelum mereka dapat mengakses dokumen Anda.
Image Credit: Sarah Kolb-Williams di Flickr, cellanr di Flickr, jeremyfoo di Flickr