26Aug
Se você nos disser que o e-mail caiu fora de moda, pedimos que você dê uma olhada nas nossas caixas de entrada. Ser capaz de classificar e organizar a bagunça de mensagens que chegam diariamente é bastante importante para manter a sanidade no local de trabalho.
Também não é apenas sobre spam. Spam ainda existe, um fato irritante da vida, mas existem maneiras de lidar com isso.É a queda de outros e-mails que recebemos - atualizações sobre softwares, convites para eventos, listas de discussão com as quais [estamos] subscrevemos, mas nunca lembremos de nos desinsecar - tudo o que requer alguma maneira de organizar, ordenar e enviar mensagens para o lugar apropriado, seja uma pasta designada ou o lixo.
Conversamos um pouco sobre o Outlook, incluindo o básico do e-mail, como compor e enviar, formas de adicionar e receber anexos, bem como importar contatos e gerenciar livros de endereços. Queremos voltar nossa atenção para a imagem maior, concentrando-nos no gerenciamento da caixa de entrada.
Dominando a caixa de entrada do Outlook
O Outlook possui uma grande quantidade de recursos criados para ajudá-lo a filtrar seu e-mail para seus locais apropriados. Para começar, se você clicar com o botão direito do mouse em uma mensagem ou mouse até a Faixa de opções, você notará que há um recurso chamado Quick Steps.
Se o expandimos da Faixa de opções, podemos ver esse recurso na íntegra.
A primeira coisa a lembrar é que as etapas rápidas são basicamente regras( há um recurso chamado Regras, que discutiremos em breve).A segunda coisa a lembrar é que, ao contrário das Regras, que funcionam nos bastidores sem sua entrada, Quick Steps confia em sua entrada para o trabalho.
A primeira coisa que você fará é selecionar a Etapa Rápida que deseja criar. Vamos fazer um simples para ilustrar o nosso ponto.
Neste Quick Step, selecionamos uma mensagem que consideramos diversas e clique no Quick Step, que irá mover a mensagem para a pasta Misc e marcar a mensagem como Read.
Se você clicar no botão "Opções", você pode ver como o Quick Step é construído e você também pode editá-lo, como adicionar ou remover partes de ou para ele.
Por exemplo, nesta captura de tela, você pode remover o passo onde as mensagens são marcadas como Ler, então tudo é movido para a pasta Diversas, mas seu status permanece inalterado.
É assim que as Etapas Rápidas funcionam, podemos passar um pouco de tempo mostrando várias formas de serem criadas e implementadas, mas queremos passar às Regras para ilustrar a diferença.
As Regras Básicas das Regras
Como mencionamos, as Etapas Rápidas são algo em que você age, enquanto as Regras funcionam automaticamente, nos bastidores, de acordo com os critérios que você especifica. Quando você clica no botão "Regras", você deve escolher "Criar Regra. .." na lista suspensa.
As condições primárias para a criação de regras são bastante básicas e você pode não precisar aprofundar as opções avançadas, então vamos seguir em frente e analisar alguns de seus aspectos mais simples.
Na imagem a seguir, você pode rotear o correio de determinados remetentes, ou com base no assunto, ou para quem é enviado. A partir daí, você pode alertar o Outlook visualmente e / ou com um som. Você também pode mover a mensagem para uma pasta específica, que, ao contrário de usar uma Etapa Rápida, aconteceria sem a sua entrada.
Se você clicar no botão "Criar Regra", você verá a seguinte caixa de diálogo do assistente.
Você também pode clicar em "Nova Regra" na janela Regras e Alertas.
Ao fazê-lo, irá abrir a primeira janela do Assistente de regras, que o acompanha através do processo.
As regras são surpreendentemente simples se você já sabe o que deseja que a regra faça. Clique em "Opções avançadas. .." e você verá o que queremos dizer. Não só você verá as opções na tela básica Criar Regra, você encontrará um mundo totalmente novo de outras regras que você pode usar.
Imagine então nós levamos o Quick Step que criamos anteriormente e queremos transformá-lo em uma regra. Queremos selecionar nossos critérios das opções mostradas acima e, em seguida, clique em "Avançar". Neste caso, vamos mover o correio que é enviado para a nossa conta How-To Geek.
Na próxima tela, escolhemos a opção "mover para uma pasta especificada" e, na parte inferior, clicamos no link sublinhado "mova-a para a pasta especificada". Em seguida, mostramos opções que nos permitirão rotear o correio paraqualquer pasta que escolhemos, que neste caso é "Misc"
Ao clicar em "Avançar", será perguntado se há exceções a esta nova regra. Se não houver, então você pode clicar em "Avançar" e você avançará para a tela final, onde você será convidado a nomear sua nova regra, quer queira ativá-la, executá-la ao finalizar e finalmente, você poderá analisá-lo.
É isso, clique em "Concluir" e você é bom para ir. Você pode ver esta regra clicando no botão "Regras" e depois "Gerenciar Regras e Alertas" nas opções suspensas.
Você pode retornar a qualquer momento para alterar sua regra, adicionar novas, fazer cópias, excluir e outras funções. Não esqueça, se você quiser manter uma regra, mas não quer que ela funcione o tempo todo, você pode simplesmente desmarcar a pequena caixa ao lado dela.
Se você quiser saber mais sobre como mover mensagens automaticamente para uma pasta específica, recomendamos que você verifique este artigo.
Excluindo e ignorando as mensagens de e-mail
Você receberá muitos e-mails que você não quer ou precisa, seja forwards de um pai excessivamente exuberante, ou direto para o spam, manter sua caixa de entrada domesticada e bem preparada será umagrande desafio se você não sabe usar as ferramentas à sua disposição.
Como você pode ver exibido de forma proeminente na Faixa de opções, há uma seção inteiramente dedicada à exclusão de coisas, o mais notável é o grande botão "Excluir" e seu X gigante. Você também pode simplesmente selecionar uma mensagem ou grupo de mensagens e clicar nesse botão ouBasta tocar em "Apagar" no seu teclado.
Vamos ver essa seção Excluir um pouco mais e ver o que mais tem para oferecer. Em primeiro lugar, há o botão "Ignorar".
O que Ignore faz? Quando você seleciona uma mensagem ou conversa e clique em "Ignorar", aparece uma caixa de diálogo.
A diferença entre isso e simplesmente a exclusão de uma conversa é que ignorá-la se aplicará a esta e a todas as mensagens futuras, o que significa que se você estiver em uma lista de discussão e os entrevistados continuem respondendo tudo, você não vai mais vê-los, o que é bastante difícilútil.
A outra opção notável é o recurso de limpeza. Ao clicar no botão "Limpar", irá ativar um menu suspenso com as seguintes opções
Qualquer opção que você escolher, você verá uma caixa de diálogo que oferece o mesmo resultado, todas as mensagens redundantes serão destruídas.
Se você clicar no botão "Configurações", você será levado para as opções de Limpeza de Conversa. Como você pode ver, você pode usar o recurso Limpar para arquivar conversas antigas e redundantes para uma pasta alternativa, que provavelmente é a opção mais útil aqui. Muitas vezes, é melhor simplesmente arquivar coisas em vez de excluí-las, apenas no caso de você precisar se referir mais tarde.
Embora esses recursos sejam ótimos, e vemos o mérito óbvio neles, eles não terão muito efeito sobre os flagelos da caixa de entrada: spam.
Spam, Spam Go Away! !
Spam não obtém o mesmo tipo de manchetes que uma vez fez, porque na maioria das vezes, os filtros de spam modernos fazem um bom trabalho para eliminar tudo. Se você usa o Gmail ou outros serviços de webmail, provavelmente não vê muito disso, o que não quer dizer que não existe, especialmente se você cometeu o erro maligno de consentir que uma empresa compartilhe seu endereçocom seus parceiros de marketing, ou você clicar na caixa errada e se inscrever por engano para estar em uma lista de distribuição.
O ponto é que o spam ainda acontece, mas o Outlook oferece maneiras de espero que ele fique em grande parte sob controle com filtros de lixo. Quando você recebe uma mensagem que é claramente lixo ou spam, você pode selecionar essa mensagem e clique no botão "Lixo" para uma lista suspensa de opções. Para mensagens indesejadas, você escolherá "Block Sender", mas para qualquer outra coisa, você deseja ajustar as opções de E-mail de Lixo Eletrônico.
Quanto mais restritivo for o seu nível de filtragem, a melhor chance que você realmente deseja ou precisa ver pode inadvertidamente ser filtrada. Se isso acontecer, você precisará tratar os e-mails afetados usando as escolhas vistas na captura de tela anterior.
É uma boa idéia passar algum tempo explorando as opções de lixo eletrônico. Você pode configurar listas brancas de certos remetentes e de certos destinatários, enquanto bloqueiam explicitamente os remetentes que você conhece que não confia.
Manter a sua caixa de entrada magra e significante leva dedicação e atenção aos detalhes. Para ser honesto, algumas regras bem projetadas podem compensar muito trabalho, mas sempre haverá novos desafios. Lembre-se dessas ferramentas - Etapas rápidas, regras, ignorando e filtros de lixo eletrônico - e você estará bem no seu caminho para domesticar seu e-mail.
Vamos ouvir de você agora. Conte-nos sobre seus próprios passos e regras rápidas, ou como você lida com o spam. Nosso fórum de discussão está aberto, então, dê-nos seus comentários e perguntas.
