28Jun
O Outlook é bastante sinônimo de e-mail. Portanto, além de todos os seus outros recursos, você quer ter certeza de saber como usá-lo com o e-mail da forma mais eficaz possível.
Revivei o uso de aspectos do Outlook por algum tempo e os potentes usuários do Office já conhecerão tudo isso, mas novos usuários, como aqueles que precisam saber como usar o Outlook em uma configuração de escritório, talvez tenham que saber como usarOutlook em uma base diária. Dito isto, é uma aplicação de e-mail multifacetada e madura que os usuários do Windows devem ter em sua caixa de ferramentas.
Uma vez que há muito a aprender, temos pouco tempo a perder, então vamos começar imediatamente com a forma de compor e enviar mensagens, bem como uma quebra de todas as opções que você pode ajustar para tornar o Outlook mais útil e agradávelexperiência.
Composição e envio rápido de uma mensagem
Se você deseja ou precisa entender os princípios básicos do Outlook, escrevemos um guia acessível para iniciantes. Recomendamos que você leia se o Outlook for inteiramente novo para você.
Caso contrário, na caixa de entrada do Outlook, você pode clicar no botão "Novo Email" ou usar "CTRL + N".
A nova janela de mensagem resultante deve ser bastante direta. Se você já usou o Microsoft Word ou um programa de edição de texto semelhante, os recursos básicos do texto, sem dúvida, ficarão familiarizados com você.
Neste ponto, você especifica para quem você está enviando sua mensagem, crie sua mensagem e clique no botão "Enviar".Está tudo bem e bom se você está apenas compondo uma mensagem única e depois terminou com isso, mas há mais do que isso.
A Atualização de contatos
Quando você compõe um novo e-mail, a primeira coisa que você provavelmente fará é inserir seu destinatário ou destinatários. Você pode fazer isso simplesmente digitando seu( s) endereço( s) de e-mail ou pode clicar em "Para. .." e escolher os nomes do seu catálogo de endereços.
Lembre-se, se quiser escolher rapidamente dois ou mais endereços simultaneamente, mantenha pressionada a tecla CTRL e clique em cada nome que deseja selecionar e escolha as opções de endereçamento: Para e Cc( ou Bcc).Quando você selecionou todos os seus destinatários, clique em "OK".
Se você já não possui um catálogo de endereços, nós o temos coberto. Você pode importar seus contatos para o Outlook do seu Gmail ou serviço de e-mail similar.
Alterando o endereço de resposta
Digamos que você tenha mais de uma conta de e-mail associada ao Outlook. Como você envia e-mails de suas outras contas?
Você notará que no botão "De" há uma pequena flecha. Clique nesse botão, e você verá suas outras contas em uma lista suspensa para que você possa escolher outra conta de e-mail.
Alternativamente, você pode usar uma conta de e-mail que não esteja associada ao Outlook, como se você estiver usando o computador de outra pessoa ou estiver usando seu computador no trabalho e quiser rotear as respostas para sua conta pessoal.
Se você fizer isso, lembre-se de algumas coisas. Primeiro, qualquer mensagem que você envie será copiada para a pasta Enviada, então não envie nada pessoal, a menos que você pretenda apagá-lo e esvaziar a Lixeira. Além disso, se você enviar uma mensagem do seu trabalho, provavelmente irá armazená-la em seu servidor de correio. Assinaturas
e estacionárias
Você já pode estar familiarizado com o conceito de assinaturas, ou você pode usá-las sozinho. Basicamente, as assinaturas são bits de texto pré-compostos especiais que você pode adicionar a cada mensagem. Estes podem ser seus detalhes de contato, informações vitais sobre um produto ou evento que você está promovendo, ou apenas uma citação profunda que você realmente gosta.
Neste exemplo, vamos anexar uma assinatura detalhando futuros planos de férias. Anexaremos esta assinatura a todos os e-mails originários da nossa conta de trabalho, mas não às respostas e encaminhamentos.
A partir daqui, até que você remova a assinatura usando essas configurações, seu aviso de férias aparecerá toda vez que você escrever uma nova mensagem de e-mail.
estacionário?
As assinaturas são fáceis de descobrir, e quanto a estacionário? Enquanto estiver lá, vamos em frente e discutamos. Tal como com assinaturas, você provavelmente já viu o e-mail estacionário de alguma forma ou de outra, mas basicamente funciona assim: uma vez que você está enviando e-mail como HTML, estacionário apenas permite que você atribua fundos, estilos de fonte diferentes e cores para o seumensagens.
Você vê aqui como isso funciona. Nós selecionamos o tema "Ursos" da lista, o que nos dá um plano de fundo com os ursos de pelúcia que o adornam.
Claro, se você estiver no trabalho, você pode querer se abster de mensagens com ursos de pelúcia e, se quiser que suas mensagens realmente se destatem, você pode usar o recurso estacionário para criar resultados realmente atraentes.
Respondendo e encaminhando mensagens
Responder e encaminhar mensagens é simples e você provavelmente já notou as ferramentas de resposta na Faixa de opções.
Você vê a resposta, responda tudo( use com cautela) e as opções de encaminhamento, que são bastante auto-explicativas, mas quais as outras opções?
Se você clicar em "Reunião", você pode solicitar uma reunião quando você responde;Confira todas as opções que você obtém quando você faz isso.
Vamos cobrir as reuniões com mais detalhes em um próximo artigo, onde discutiremos os poderes de calendário do Outlook.
Configuração de opções de resposta e encaminhamento
Vamos abrir a resposta e encaminhar as opções para um visual rápido. Há várias maneiras pelas quais você pode alterar a aparência das mensagens originais quando você responde ou encaminha, ou se está incluído como anexo ou não.
Você também pode definir como as respostas e encaminhamento abre, e se seus comentários são precedidos pelo seu nome.
O Resto das Opções de Correio do Outlook
Há muitas outras coisas acontecendo nas opções de Email, então antes de deixá-lo hoje, queremos passar algum tempo falando sobre eles.
Aqui estão algumas coisas básicas, como opções de editor para mudar a forma como você compõe mensagens, opções de ortografia e autocorreção e opções de assinatura e estacionárias, que já abordamos.
Muitas dessas opções se abrem para sub-opções Por exemplo, se você clicar em "Opções do Editor. ..", você descobrirá uma série de caixas de seleção adicionais( divididas em duas categorias, Comprovação e Avançado) para percorrer.
Deslocando-se, há opções de chegada de mensagens para selecionar como o Outlook o alerta quando as mensagens chegam na sua caixa de entrada.
Além de como o Outlook marca itens como lidos quando você usa o painel de leitura.
Você pode decidir com que frequência as mensagens são automaticamente salvas, onde elas são salvas, e assim por diante.
Quando você envia mensagens, o que acontece? Com as opções "Enviar mensagens", selecione a importância e os níveis de sensibilidade padrão, a verificação automática de nomes e alguns outros ajustes pequenos, mas distintos, que você pode fazer para sua experiência de usuário.
Se você estiver interessado em monitorar mensagens, existem maneiras de fazer ajustes também. Por exemplo, é aqui que você pode ativar recibos de leitura, que lhe envia uma notificação sempre que alguém lê seu e-mail.
Finalmente, encontramos algumas opções para alterar o formato de suas mensagens, o que provavelmente nunca irá usar.
As outras opções têm algumas características úteis, como mostrar opções de colar( possivelmente irritantes) e se mostrar os links anteriores e anteriores nos cabeçalhos das mensagens ao ler várias mensagens na sua caixa de entrada( provavelmente útil).
Existem também opções para configurar como o programa executa a limpeza da conversa, mas abordaremos isso e outros aspectos do gerenciamento do correio do Outlook em um próximo artigo.
Email é uma parte integrante do Outlook, não é de admirar que haja muitas maneiras de configurá-lo. Sem necessidade de dizer, à medida que você aprende a usar o Outlook, você se encontrará retornando às opções na ocasião para mudar certos aspectos de como o e-mail é formatado e se comporta.
Nós não terminamos de explorar o Outlook, ainda temos muito para mostrá-lo, como as formas como você lida com o envio e recebimentoanexos, calendário, tarefas e muito, muito mais. Por enquanto, no entanto, gostaríamos de ouvir mais sobre você, por isso, demore um momento para nos deixar uma nota rápida em nosso fórum de discussão.