Vergessen Sie die Gimmicks: Hier ist der beste Weg, um Ihren Gmail-Posteingang zu organisieren

E-Mail Posteingang Gimmicks tauchen immer wieder auf. Zuerst hat Google den sortierten Eingang eingeführt und verwendet jetzt Kategorie-Tabs. Dropbox hat eine Mailbox gekauft, die Ihren Posteingang in eine To-Do-Liste verwandelt. Microsoft Outlook.com verfügt über eine Sweep-Funktion, die Ihren Posteingang automatisch bereinigt.

All dies sind Versuche, Ihren E-Mail-Posteingang für Sie zu verwalten. Diese Gimmicks sind nie so schlau wie Sie selbst, so dass Sie Ihre E-Mail viel schlauer gestalten können, indem Sie eine aktivere Rolle übernehmen.

Wir verwenden Google Mail hier, aber die Prinzipien sollten für jeden E-Mail-Client ähnlich sein.

Verwenden Sie einen klassischen Posteingang

Zuerst werden wir den geisterhaften Posteingang los, den Google Mail heute verwendet. Diese Posteingänge bekommen die Kategorien und Priorisierungen niemals richtig. Sie zwingen Sie dazu, alle Ihre E-Mails durchzugehen, um sicherzustellen, dass Sie nichts verpassen, und Sie dazu ermutigen, Spam-nutzlose E-Mails zu erhalten, indem Sie sie unter den Teppich kehren.

Um einen klassischeren Posteingang in Gmail zu verwenden, klicken Sie auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Einstellungen. Klicken Sie auf die Registerkarte Posteingang, klicken Sie auf das Feld Eingangstyp und wählen Sie zuerst Ungelesen. Alle Tabs und Prioritätsoptionen werden verschwinden.

E-Mail abbestellen Sie interessieren sich nicht für

Wenn Tabellenkategorien und -prioritäten deaktiviert sind, werden alle Ihre E-Mails in einem großen Stapel sortiert. All diese nutzlosen Benachrichtigungen über soziale Netzwerke und Newsletter, die Sie nicht interessieren, werden zusammen mit Ihren eigentlichen wichtigen E-Mails in Ihrem Posteingang gespeichert.

Das ist gut - anstatt nur E-Mails zu durchsuchen, die Sie nicht unter dem Teppich sehen möchten, sollten Sie verhindern, dass sie vollständig ankommen.

Berücksichtigen Sie die Art von E-Mails, die Sie nicht sehen möchten. Häufige Arten nutzloser E-Mails sind Facebook- und Google+ Benachrichtigungen, Werbe-E-Mails und Newsletter, für die Sie sich versehentlich angemeldet haben. Wenn eine E-Mail, die Sie nicht sehen möchten, ankommt, öffnen Sie sie und verwenden Sie den Link Abbestellen - normalerweise finden Sie diese am Ende der E-Mail - um sich von der E-Mail abzumelden und zu verhindern, dass sie in Zukunft eintrifft.

( Beachten Sie, dass Sie den Abmeldelink nicht verwenden sollten, wenn eine E-Mail tatsächlich Spam ist, da der Spammer dies als Zeichen nimmt, dass jemand die E-Mail liest und noch mehr Spam auf Ihre Art sendet. Klicken Sie auf die Schaltfläche Spam, wenn es sich um echten Spam handeltE-Mail und klicken Sie auf Abmelden, wenn es sich um eine legitime Organisation handelt.)

Natürlich ist das Abmelden etwas mehr Aufwand, aber es macht Ihre E-Mails auf lange Sicht viel überschaubarer. Wenn eine E-Mail, die Sie nicht interessiert, ankommt, verwenden Sie den Link Abbestellen und verhindern Sie sofort, dass zukünftige E-Mails eintreffen.

Senden Sie unbrauchbare E-Mails, die Sie nicht aus dem Papierkorb entfernen können

Nach US-Recht( speziell dem CAN-SPAM Act) ist es eigentlich illegal, wenn ein Unternehmen in seinen E-Mails keinen Abmeldelink bereitstellt, damit Sie zukünftige E-Mails abbestellen können. Einige Unternehmen haben das Memo jedoch nicht erhalten oder interessieren sich nicht dafür. Anstatt rechtliche Schritte einzuleiten, um von ihren E-Mail-Listen abzugehen, können Sie einfach einen Filter erstellen, der alle zukünftigen E-Mails von ihnen an Ihren Papierkorb sendet, wo Sie sie nicht sehen müssen.

Wenn Sie eine solche E-Mail in Google Mail bearbeiten, öffnen Sie sie, klicken Sie auf den Link Mehr und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Stellen Sie Ihren Filter so ein, dass die E-Mails blockiert werden. Wenn Sie zum Beispiel keine anderen E-Mails von diesem Absender erhalten möchten, können Sie anhand ihrer E-Mail-Adresse filtern. Verwenden Sie Ihren Filter, um alle diese E-Mails in den Papierkorb zu senden.

Automatisches Archivieren von E-Mails, die Sie nicht sehen möchten

Einige E-Mails sind wichtig, aber Sie möchten sie möglicherweise nicht sehen. Zum Beispiel können Onlineshops Ihnen jedes Mal, wenn Sie etwas von ihnen kaufen, einen Bestätigungsbeleg senden. Es ist gut, solche Belege nur für den Fall zu haben, dass Sie sie benötigen. Wenn Sie jedoch häufig Produkte kaufen und solche E-Mails nie sehen möchten, sollten Sie verhindern, dass sie überhaupt in Ihren Posteingang gelangen.

Dies gilt für viele verschiedene Arten von E-Mails. So sendet Ihnen PayPal zum Beispiel jedes Mal, wenn Sie Geld abheben, eine E-Mail mit der Aufschrift "Wir übertragen Geld auf Ihre Bank".Möglicherweise möchten Sie diese E-Mail für Ihre Datensätze, aber Sie möchten sie möglicherweise nicht in Ihrem Posteingang sehen.

Wenn Sie solche eingehenden E-Mails automatisch archivieren, können Sie diesen Prozess auf Autopilot setzen.Öffnen Sie einfach eine solche E-Mail, klicken Sie in Google Mail auf die Schaltfläche Mehr und wählen Sie Nachrichten wie diese filtern aus. Stellen Sie Ihren Filter auf die E-Mails ein, die Sie erfassen möchten - wahrscheinlich basierend auf dem Betreff, wenn dieser immer gleich ist. Weisen Sie Gmail an, die E-Mails automatisch zu archivieren und sie als gelesen zu markieren, damit sie Sie nicht stören.

Sie können Google Mail auch automatisch mit einem Label versehen, z. B. "Automatisch archiviert" oder ein spezifischeres Label. So können Sie die E-Mails in Zukunft schneller finden, wenn Sie sie wirklich benötigen.

Einrichten automatischer Labels

Wenn Sie diesen Prozess befolgt haben, sollten Sie in der Lage sein, die Menge eingehender E-Mails zu reduzieren. Jetzt helfen wir Ihnen beim Sortieren der E-Mails, die Ihnen wichtig sind.

Dieser Teil ist optional, kann aber helfen, wenn Sie viele E-Mails erhalten - insbesondere für verschiedene Zwecke. Sie haben beispielsweise mehrere Google Mail-Konten in einem Posteingang zusammengefasst und alle Ihre privaten und geschäftlichen E-Mails an derselben Stelle gespeichert.

Versuchen Sie, Filter zu erstellen, die Ihre eingehenden E-Mails automatisch in bestimmte Labels sortieren. Zum Beispiel können Sie E-Mails von Ihrer Bank automatisch mit einem "Bank" -Label versehen lassen. Sie könnten persönliche E-Mails erhalten ein "Personal" -Label und Arbeit E-Mails bekommen ein "Work" -Label. Quittungen für gekaufte Produkte könnten ein Label "Quittungen" erhalten. Sie müssen diesen Teil nicht manuell erstellen. Richten Sie einfach Gmail ein, damit Ihre E-Mails automatisch in Kategorien für Sie sortiert werden.

Farbcode für alle diese Labels und Sie können Ihren E-Mail-Client automatisch Ihre E-Mails kategorisieren lassen und Ihnen auf einen Blick zeigen, woher sie kommen. Um ein Label in Gmail farbig zu codieren, klicken Sie im linken Bereich auf das Farbfeld und wählen Sie eine neue Farbe aus.

Mit einem solchen Label-System können Sie sogar die Gmail-App auf Android nutzen und E-Mail-Benachrichtungen auf anderen Plattformen benachrichtigen Sie nur, wenn neue Nachrichten in wichtige Labels gelangen, um eine Überlastung der Benachrichtigungen zu verhindern.

Wenn bestimmte E-Mails hervorgehoben werden sollen, z. B. E-Mails von Ihrem Vorgesetzten oder Ihrem Ehepartner, können Sie einen Filter einrichten, der Nachrichten automatisch von diesem Absender abhört, wenn sie ankommen. Sie können in Ihren Google Mail-Posteingangseinstellungen den Posteingangstyp "Markiert zuerst" auswählen, sodass solche wichtigen E-Mails automatisch an den Anfang Ihres Posteingangs gerückt werden. Dies geschieht genau entsprechend der Konfiguration von Gmail. Sie müssen nicht mit dem Posteingangsprioritätssystem kämpfen und versuchen, Google Mail beizubringen, was eigentlich wichtig ist.

Dies ist kein Set-it-and-forget-it-Prozess. Sicher, nach dem Abmelden von E-Mails oder dem Einrichten eines Filters wird Ihr E-Mail-Client weiterhin alle eingehenden E-Mails bearbeiten - es werden jedoch immer neue Arten von E-Mails ankommen. Sie müssen Maßnahmen ergreifen, um sich abzumelden und sie richtig zu filtern, damit Ihr E-Mail-Posteingang nicht wieder unorganisiert wird.

E-Mail-Gimmicks versuchen, diesen Prozess zu automatisieren - sie versuchen, automatisch E-Mails zu verbergen, die Sie nicht sehen möchten, markieren Sie, was wichtig ist, und kategorisieren Sie Ihre E-Mails für Sie. Aber mit etwas mehr Vorarbeit können Sie Ihren E-Mail-Posteingang so einrichten, dass er genau so funktioniert, wie Sie es möchten, sodass all diese Spielereien überflüssig werden.