13Aug
εξακολουθούν να μεταφέρουν αυτοκίνητα σε γραφεία σε όλο τον κόσμο.Οι κυβερνητικές υπηρεσίες, οι δικηγόροι, οι γιατροί και άλλοι αργά μεταβαλλόμενοι οργανισμοί συχνά χρειάζονται φαξ - στην καλύτερη περίπτωση, είναι ένα απαραίτητο κακό.
Το φαξ συχνά θεωρείται πιο ασφαλές από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αν και δεν είναι πραγματικά.Οι συσκευές φαξ επικοινωνούν μέσω τηλεφωνικών γραμμών χωρίς κρυπτογράφηση και οι τηλεομοιοτυπικές μηχανές συχνά κρατούνται σε πολυάσχολες περιοχές, όπου τα έγγραφα μπορούν εύκολα να αρπαχθούν από οποιονδήποτε.
Εναλλακτικές λύσεις για την αποστολή φαξ
Υπάρχουν πολλές εναλλακτικές λύσεις για την αποστολή φαξ.Εάν δεν είστε περιορισμένοι από τους νόμους ή επειδή το άτομο στο άλλο άκρο σας απαιτεί να χρησιμοποιήσετε φαξ, δοκιμάστε μία από αυτές τις εναλλακτικές λύσεις:
- Έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου : Ναι, το ταπεινό email μπορεί να αντικαταστήσει πολλά φαξ.Πιθανώς να στέλνετε φαξ σε ένα έγγραφο που πληκτρολογείται από έναν υπολογιστή ούτως ή άλλως, οπότε γιατί να ενοχλείτε χρησιμοποιώντας μια συσκευή φαξ;Συνδέστε το αρχείο σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή απλά συμπεριλάβετε το σημαντικό κείμενο σε ένα ίδιο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
- Σάρωση και ηλεκτρονικό ταχυδρομείο : Εάν διαθέτετε συσκευή φαξ που λειτουργεί επίσης ως σαρωτής, μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε για τη σάρωση εγγράφων σε χαρτί στον υπολογιστή σας ως αρχεία PDF.Συνδέστε τα αρχεία PDF σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα στείλετε.Θα μπορούσατε ακόμη και να δοκιμάσετε να χρησιμοποιήσετε το τηλέφωνό σας για να σαρώσετε το έγγραφο - σίγουρα, δεν θα είναι η καλύτερη ποιότητα, αλλά έχουμε δει μερικά αρκετά χαμηλής ποιότητας φαξ.
- Αποστολή εγγράφων: Ορισμένες οργανώσεις ενδέχεται να σας επιτρέψουν να μεταφορτώσετε αυτά τα αρχεία σαρωμένου εγγράφου στον ιστό αντί να τα στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
- Χρήση αλληλογραφίας : Το ταχυδρομείο σαλιγκαριών είναι μια πιο αργή εναλλακτική λύση για την αποστολή φαξ που είναι χειρότερη από πολλές απόψεις, αλλά δεν είναι πάντα κακή.Εάν δεν διαθέτετε συσκευή φαξ και το έγγραφο δεν είναι επείγον, μπορείτε γενικά να αποστέλλετε ένα έγγραφο σε περισσότερους οργανισμούς αντί να το στείλετε με φαξ.Σίγουρα, πρέπει να ασχοληθείτε με το ταχυδρομικό σύστημα, αλλά τουλάχιστον δεν χρειάζεται να στείλετε φαξ σε τίποτα.
Υπογραφή εγγράφων χωρίς εκτύπωση τους
Μπορεί να χρειαστεί να υπογράψετε έγγραφα και να τα στείλετε σε κάποιον και αφού εκτυπωθούν ενδέχεται να μπείτε στον πειρασμό να τα στείλετε με φαξ.Μετά από όλα, η εναλλακτική λύση θα ήταν να εκτυπώσετε το έγγραφο, να υπογράψετε, να το σαρώσετε ξανά στον υπολογιστή σας και να το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.Αντί να χάσετε το χρόνο σας κάνοντας αυτό, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το λογισμικό για να εφαρμόσετε την πραγματική υπογραφή σας σε ένα έγγραφο στον υπολογιστή σας.Απλά καταγράψτε την υπογραφή σας μία φορά και θα αποθηκευτεί ως εικόνα που μπορείτε να εφαρμόσετε στα έγγραφα.Μπορείτε εύκολα να υπογράψετε μελλοντικά έγγραφα χωρίς να τα εκτυπώσετε.
Εάν έχετε ένα δισκίο με γραφίδα, μπορείτε ακόμη και να χρησιμοποιήσετε τη γραφίδα για να υπογράψετε ένα έγγραφο απευθείας στην οθόνη σας.
Φαξ ένα έγγραφο Online
Οι υπηρεσίες ηλεκτρονικής τηλεομοιοτυπίας σάς επιτρέπουν να στείλετε με φαξ ένα έγγραφο χωρίς να χρειάζεστε μια συσκευή φαξ της δικής σας ή ακόμα και μια τηλεφωνική γραμμή.Χρησιμοποιείτε μια διαδικτυακή διεπαφή για τη μεταφόρτωση ενός εγγράφου και την εισαγωγή του αριθμού τηλεφώνου του παραλήπτη.Η ίδια η υπηρεσία φροντίζει για όλα τα πράγματα τελευταίου μιλίου, στέλνοντας με φαξ το έγγραφό σας στην απομακρυσμένη συσκευή φαξ μέσω των δικών τους τηλεφωνικών γραμμών.
Εάν χρειάζεστε μόνο να στείλετε φαξ σπάνια, αυτές οι υπηρεσίες θα σας επιτρέψουν να στείλετε μερικές σελίδες εδώ και εκεί χωρίς να ξοδέψετε ένα λεπτό.Αν πρέπει να στέλνετε φαξ πιο συχνά, μπορεί να χρειαστεί να πληρώσετε κάτι - αλλά θα πρέπει να πληρώσετε για μια συσκευή φαξ και μια τηλεφωνική γραμμή, ούτως ή άλλως.
Οι υπηρεσίες αυτές περιλαμβάνουν τεχνικά φαξ, αλλά τουλάχιστον δεν αισθάνονται ότι χρησιμοποιούν παλιό μηχάνημα φαξ και δεν χρειάζονται σταθερό τηλέφωνο.
Λήψη φαξ σε απευθείας σύνδεση
Η λήψη φαξ μπορεί να είναι πονοκέφαλος εάν έχετε ένα γραφείο στο σπίτι.Το μηχάνημα φαξ πρέπει να είναι ενεργοποιημένο και να ακούει για φαξ όλη την ώρα.Χρειάζεται μια ειδική γραμμή για λήψη φαξ, ώστε να μην χάσετε κανένα φαξ όταν βρίσκεστε στο τηλέφωνο.Ίσως προσπαθήσετε να ζητήσετε από τους ανθρώπους να σας στείλουν φαξ ένα έγγραφο σε μια συγκεκριμένη ώρα όταν είστε βέβαιοι ότι το σταθερό σας τηλέφωνο δεν είναι δεμένο.
Αντί να ασχοληθείτε με όλες αυτές τις ανοησίες, ζητήστε από τους ανθρώπους να σαρώσουν και να στείλουν ηλεκτρονικά έγγραφα σε εσάς.Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία αν δεν θέλετε να βασίζεστε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - για παράδειγμα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε το JotForm μαζί με το Dropbox για να δημιουργήσετε μια ιστοσελίδα όπου οι χρήστες θα μπορούσαν να φορτώσουν αρχεία PDF και θα εμφανίζονταν σε ένα φάκελο στο Dropbox σας.
Θα μπορούσατε επίσης να χρησιμοποιήσετε μια υπηρεσία που σας παρέχει έναν ειδικό αριθμό φαξ και σας επιτρέπει να λαμβάνετε φαξ εκεί.Αυτά γενικά κοστίζουν χρήματα - σε τελική ανάλυση, η υπηρεσία φαξ πρέπει να πληρώσει για έναν ειδικό σταθερό τηλεφωνικό αριθμό και να την παρακολουθήσει για εσάς.Το eFax προσφέρει 10 δωρεάν εισερχόμενες σελίδες μηνιαίως, παρόλο που δεν σας παρέχουν δωρεάν εξερχόμενες σελίδες.Το HelloFax σας επιτρέπει να στείλετε πέντε δωρεάν σελίδες, αλλά αυτό είναι.Κάθε δωρεάν υπηρεσία ηλεκτρονικής αποστολής φαξ έχει ένα λάθος σαν αυτό - η δωρεάν προσφορά υπάρχει για να σας προσελκύσει, ενώ θα πρέπει να πληρώσετε για τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά.Η αποστολή με φαξ αφορά τη διασύνδεση με συσκευές φαξ και σταθερούς τηλεφωνικούς αριθμούς και αυτό δεν είναι δωρεάν.Χρησιμοποιείται επίσης συχνά για επιχειρηματικούς σκοπούς και οι επιχειρήσεις είναι πρόθυμες να δαπανήσουν χρήματα για τέτοιου είδους πράγματα.
Το τελευταίο θέρετρο: Χρησιμοποιήστε ένα πραγματικό μηχάνημα φαξ χωρίς την κατοχή ενός
Αν δεν θέλετε να ασχοληθείτε με τις υπηρεσίες online ή το ταχυδρομείο σαλιγκαριών και έχετε απολύτως καμία επιλογή από το να στέλνετε το περιστασιακό έγγραφο ως φαξ, υπάρχει ακόμα μια εναλλακτική λύση για την αγοράτη δική σας συσκευή φαξ και χρησιμοποιώντας σταθερό τηλέφωνο.Μπορείτε πιθανώς να επισκεφθείτε ένα τοπικό κατάστημα που προσφέρει αντιγραφή και θα σας επιτρέψει να πληρώσετε μερικά λεπτά για να στείλετε ένα φαξ.Αυτό δεν είναι ιδανικό εάν στέλνετε συχνά φαξ, αλλά εάν θέλετε να στείλετε φαξ κάτι μία φορά το χρόνο, αυτό μπορεί να είναι μια επιλογή εντάξει.
Φυσικά, αυτό συνεπάγεται τη χρήση συσκευής φαξ.Ορισμένες οργανώσεις ζητούν μόνο φαξ και μπορεί να μην αισθάνεστε άνετα τη μεταφόρτωση εξαιρετικά ευαίσθητων εγγράφων σε μια υπηρεσία φαξ που βασίζεται στο διαδίκτυο.Δεν μπορείτε να κάνετε πολλά αν έχετε να αντιμετωπίσετε έναν οργανισμό που απαιτεί φαξ.
Η αποστολή φαξ θα εξακολουθήσει να είναι μαζί μας για λίγο, αν και μόνο λόγω κανονισμών που ενθαρρύνουν την υγειονομική περίθαλψη και τις νομικές οργανώσεις να συνεχίσουν να χρησιμοποιούν το παλαιότερο σύστημα φαξ αντί για σύγχρονες εναλλακτικές λύσεις.
Credit Image: Abhisek Sarda στο Flickr, παραμύθια ενός περιπλάνου youkai στο Flickr, AuthenticEccentric στο Flickr